Паперова дієта для секретарів
Читач звернувся до редакції із запитанням, які варіанти містять гори паперу у вашому власному кабінеті. Бо вона сама ще далеко від «безпаперового» кабінету.
Якщо ви уважно оглянете компанію, ви знову і знову помітите, що вона є особливо сучасні засоби спілкування Парадоксальним чином електронна пошта та Інтернет стають одним цілим вищі вимоги до паперу вести.
Електронний архів
Перш ніж друкувати статтю в Інтернеті, запитайте себе, чи є вона Актуальність та актуальність насправді так, що пост Існував протягом більш тривалого періоду часу матимемо. Якщо так, то найкраще зробити це, щоб почати його отримувати створити електронний архів. У найпростішому випадку використовуйте функцію друку, запропоновану такою програмою, як PDFCreator. Ви можете використовувати його для створення PDF-файлу з будь-якого веб-сайту. Оскільки у діалоговому вікні друку програмного забезпечення також є поля, готові для документа Призначте ключові слова, пізніше його можна швидко швидко знайти. Іноді проблематично, що макет сторінки погіршується багатьма рекламними банерами, а реклама також роздруковується. Відкрийте безкоштовний рахунок за допомогою Така послуга, як читабельність (www.readability.com), позбудьтесь і цієї проблеми. Ви можете надіслати поточну сторінку службі, використовуючи невеликий плагін у браузері. Це оптимізує макет для читання та видаляє рекламу (* Рис.10).
* Рис. 10: Evernote - це безкоштовне програмне забезпечення, яке можна використовувати для створення електронного архіву.
У випуску 03/13 ми повідомляли про Evernote як про "помічника в поданні". Просто загляньте в архів журналу за адресою www.sekretaerinnen-service.de
Якщо вам не просто просто розмістити PDF-файли на жорсткому диску, можливо, один із них є Таке програмне забезпечення, як Evernote (www.evernote.com) хороший вибір. Він може не тільки підбирати файли PDF, але також може включати посилання або електронні листи. І в компаніях, де більше 200 документів на тиждень для зберігання придбання електронного архіву (система управління документами, DMS), наприклад Офіс ELO також варто (* Рис.11).
* Рис. 11: Такі послуги, як читабельність, очищають рекламу від веб-сайтів та оптимізують читабельність. Ідеальна відправна точка для електронного архіву.
Подальші заходи
Ці прості заходи також допомагають виконувати паперову дієту на роботі:
- Електронний папір замість журналів: Все більше видавців пропонують спеціалізовані журнали у суто цифровій формі. Перетворіть передплату на вашу спеціалізовану літературу. Зазвичай ви можете отримати нові випуски зручно електронною поштою.
- Ви підтримуєте своє архів цікава стаття? Загалом, не зберігайте весь журнал, а лише вирізайте статті, які вас справді цікавлять.
- Під час закупівель багато каталогів опиняються на партах (часто без запиту). Ви також повинні перейти на електронний маршрут там. Оскільки постачальник канцелярських та промислових товарів без інтернет-магазину сьогодні є рідкісним винятком. Скасувати підписку на каталоги!