Поради для малого та середнього бізнесу ІТ-бюджет під контролем - ось що важливо
Поради для середнього бізнесу
Не пропустіть жодної статті Моріса Тельтшера
Моріс Тельтшер - засновник та керуючий директор INVENTRY GmbH, фахівець з оцінки ІТ та планування бюджету ІТ з акцентом на компанії будь-якого розміру.
- Рекомендуйте
- Натиснути
- "> URL-адреса
- Сін
- Зворотній зв'язок
Хоча великі компанії зазвичай професійно розпоряджаються своїми ІТ-бюджетами, малі та середні компанії часом не мають прозорості щодо своїх ІТ-витрат, вони діють "як потрібно". Огляд загальних ІТ-витрат, відповідно, поганий, і, як правило, вони включають набагато більше, ніж витрати на обладнання, програмне забезпечення та персонал.
Як складаються ваші загальні ІТ-витрати? Якщо ви не можете відповісти на це запитання, вам слід терміново прочитати.
Фото: VikaGeyder - shutterstock.com
Такий стан не ідеальний ні для менеджменту, ні для ІТ-менеджерів. Це ускладнює планування та ефективне використання коштів. У таких випадках ІТ-витрати є необхідним злом, центром витрат - і часто чорною дірою.
Ось як працює ІТ-інвентар
Деякі ІТ-боси також сприяють цьому: Хто любить бути вимірюваним? Однак це може дати зворотний ефект, якщо ІТ доведеться обговорювати кожну незначну проблему і паралізується непередбачуваною підтримкою. Це призводить до непослідовних систем та млявих процесів - і, отже, до незадоволених користувачів. Користувачі повинні задати собі такі запитання в рамках процесу інвентаризації:
Яке апаратне та програмне забезпечення доступне і скільки воно коштувало?
Скільки триває типовий цикл використання? Три роки, п’ять років і більше?
Скільки років існує існуючому парку серверів, ПК та ноутбуків сьогодні?
Як часто встановлене програмне забезпечення змінює випуски? Якщо це базується на моделях передплати: які річні витрати?
Чи чітко визначені та задокументовані повсякденні процедури?
Якщо ви знаєте, якими були ваші недавні минулі та теперішні витрати, ви можете використовувати їх, щоб зробити обґрунтовані припущення щодо майбутнього. Точний опис часто виявляє, що існує більше одного рішення для певних завдань, так що виникають додаткові витрати на ліцензію і, можливо, більше роботи.
Наприклад, пакет Microsoft 365 (раніше Office 365) містить рішення Teams для співпраці та відеоконференцій, яке використовується у дедалі більшій кількості компаній під час пандемії корони. Три роки тому це ще не відповідало бажаним вимогам для багатьох, саме тому компанії часто вибирали інше рішення. Сьогодні вам слід уважно розглянути, чи дійсно все ще потрібні рішення для спільної роботи та відеоконференцій, які були придбані на той час.
- Google Meet
Google Meet дозволяє проводити відео- та телефонні конференції в Інтернеті. У безкоштовній версії, яка буде доступна з травня, послуга дозволяє проводити конференції до 100 учасників тривалістю не більше 60 хвилин, але це обмеження набуде чинності лише з жовтня 2020 року. Як і більшість служб Google, Meet розроблений для Google Chrome та інших браузерів на основі Chromium і працює тут без плагінів. Також доступні мобільні програми для Android та iOS. - Номери Facebook Messenger
За допомогою Messenger Rooms користувачі можуть створити конференц-зал безпосередньо з Messenger або Facebook і запросити до відео - дзвінка до 20 - пізніше 50 - учасників, навіть якщо вони не мають облікового запису Facebook. Обмежень за часом немає. Участь можлива через смартфон або ПК через браузер, і, за даними Facebook, завантаження не вимагає. Однак користувачі програми обміну повідомленнями мають доступ до різних AR-ефектів (наприклад, кролячих вух) та нових функцій, що підтримуються AI, таких як занурення у 360-градусний фон та атмосферне освітлення. - Skype
Мабуть, найвідоміша послуга VoIP, Sype також пропонує ряд функцій відеочату та відеоконференцій. З тих пір Microsoft замінила Skype для бізнесу платформою Teams. - Команди
Наступник Lync та Skype для бізнесу - це не окремий продукт, а частина пакета Microsoft Office 365. Однак команда Teams доступна безкоштовно і підходить для малого бізнесу, що має до 300 членів. Гостьовий доступ, а також індивідуальні та групові відеодзвінки та спільне використання екрану також є на борту. - Google Duo
Google Duo розроблений насамперед як безкоштовний інструмент відеодзвінків для домашніх користувачів. Нещодавно максимальна кількість учасників додатків для Android та iOS була збільшена з восьми до дванадцяти людей, і, на думку Google, повинна продовжувати збільшуватися. Duo доступний як веб-додаток для ПК, Mac та Chromebook, а також як мобільний додаток для пристроїв Android та iOS. - Jitsi Meet
Jitsi Meet - це просте у використанні рішення для відеоконференцій, яке все ще пропонує безліч функцій. Безкоштовне рішення засноване на відкритому стандарті WebRTC і може використовуватися безпосередньо на ПК без реєстрації у браузері (Chrome). Додатки (Android, iOS) доступні для смартфонів та планшетів. - Чому
Норвезький сервіс «Завдяки чому» (раніше з'являвся .in) є безкоштовним для проведення відеоконференцій з чотирма учасниками. . Рішення засноване на WebRTC, що означає, що гості можуть просто підключитися через браузер без реєстрації. Додатки для Android та iOS додатково доступні. - Тінічат
Після реєстрації безкоштовний Tinychat пропонує можливість швидко та легко відкрити нову відеоконференцію. Все, що вам потрібно зробити, це створити нову "Кімната" та надіслати сформовану URL-адресу учасникам конференції. - Розмір життя
Lifesize пропонує безкоштовні ліцензії компаніям, які постраждали від епідемії коронавірусу, протягом шести місяців. Тривалість зустрічей та дзвінків необмежена - рішення Lifesize доступне як для настільних ПК, так і для мобільних пристроїв. - масштабування
Zoom позиціонує себе як одного з провідних постачальників відеоконференцій. Інструмент в першу чергу характеризується простотою використання та привабливою пропозицією freemium: навіть із безкоштовною версією можливі відеоконференції до 100 учасників. - GoToMeeting
LogMeIn повністю переглянув своє програмне забезпечення для відеоконференцій GoToMeeting і впровадив нові функції наприкінці 2019 року. Крім усього іншого, рішення тепер працює у браузері через WebRTC, а також настільних та мобільних додатках. План підписки починається з 10,75 євро на місяць і приймає професійну версію. - Webex
Cisco пропонує WebEx безкоштовно до подальшого повідомлення після пандемії коронавірусу. Включено необмежену кількість зустрічей до 100 учасників, HD-відео, аудіо-набір, персональний конференц-зал, спільний доступ до екрану на настільних та мобільних пристроях, а також 1 ГБ хмарного сховища та записів.
Деяке програмне забезпечення більше не потрібне
Таких прикладів можна навести десятки. Наприклад, "AirWatch" (сьогодні "Workspace ONE" від VMware) - спочатку програмне забезпечення, що використовувалося лише як інструмент управління мобільними пристроями - починаючи з розширеної версії і далі, містить інтегроване рішення VPN, яке охоплює всі кінцеві точки від Windows до MacOS та iOS до Android та обкладинки ChromeOS. Таким чином, Workspace ONE може зробити рішення VPN відповідного виробника шлюзу, яке має ліцензуватися окремо, зайвим. Крім того, він може взяти на себе повне розповсюдження програмного забезпечення та оновлень для вищезазначених систем і навіть пропонує шлях перенесення з диспетчера конфігурацій Microsoft System Center. Відповідні рішення від таких провайдерів, як Baramundi або Matrix42, можна замінити, як і програмне забезпечення для дистанційного обслуговування в TeamViewer and Co. Зміниться робочий процес та робота, доступний персонал повинен буде звикнути.
Регулярний і пильний розгляд існуючих програмних рішень завжди вартий уваги. Наприклад, у Microsoft Intune управління мобільними пристроями вже включено та ліцензовано в Microsoft 365 (залежно від плану). Часто можна заощадити, використовуючи інше рішення - звичайно, завжди залежно від індивідуальних вимог компанії. Можливо, інше програмне забезпечення було закуплено в інших місцях раніше, але не використано для продуктивного використання. Люди все одно за це платять.
Кадри як ключовий фактор
Як і у випадку з інвентаризацією, відповідальні повинні думати про персонал в ІТ-організації та їх роль у компанії. Чи повинен він самостійно визначати стратегічно важливі питання і пильно стежити за зовнішніми постачальниками послуг? Або вам потрібна ІТ, яка відкриває та керує квитками лише у зовнішніх постачальників послуг? Слід визнати, що це поляризуюче уявлення, але між цими двома крайностями існує багато різних форм.
Постійні заходи, такі як надання клієнтських пристроїв або підтримка кінцевих споживачів, можуть бути передані підрядникам, щоб дати ІТ-компанії часові ресурси для більш важливих тем. Але нові інструменти можна настільки ж запровадити, щоб досягти найвищого можливого ступеня автоматизації.У будь-якому випадку для впровадження цих речей потрібні працівники. Якщо їх використання занадто велике, негайно потрібні дії: Якщо безпечні ІТ-операції не гарантуються в довгостроковій перспективі, це може мати серйозні юридичні та економічні наслідки. Брак персоналу також означає, що немає можливості для нових проектів та цифрового прогресу.
Раніше, ніж пізніше, це означатиме, що віддані співробітники в якийсь момент кинуть рушник. Як наслідок, спостерігається дорога плинність кадрів, оскільки нових працівників з різними попередніми знаннями та підходами доводиться щоразу наполегливо навчати. Наступність втрачається, інші відділи втрачають довіру до своїх ІТ.
Стандартизація допомагає
Стандартизація все ще залишається методом вибору, щоб контролювати надмірні зусилля з підтримки. Звичайно, це стосується кінцевих пристроїв - від ноутбуків до ПК до смартфонів і планшетів. Той, хто переслідує кожну угоду або розміщує індивідуальні замовлення, як це потрібно, або навіть запити кінцевих користувачів швидко має цілий зоопарк пристроїв та програмного забезпечення, що може зайняти та паралізувати ІТ-відділи.
Десята версія Windows 10 з’явиться незабаром, незалежно від різних видань та попередників. Відповідальні за підтримку також повинні бути знайомі з усім іншим, наприклад, з операційними системами від Android 5 до 10, усіма індивідуальними тонкощами відповідних виробників пристроїв і, звичайно, з iOS, iPadOS та MacOS. Це створює розчарування з усіх боків і призводить до значних прихованих витрат.
Компаніям радиться скласти кошик для покупок із максимум кількістю моделей обладнання, в ідеалі від виробника, якому вони довіряють. Окремі пристрої можна, звичайно, час від часу замінювати, але ІТ-службі доводиться використовувати лише один сервісний процес у щоденних операціях замість десятків різних. Проблеми, які все ще виникають тоді, будуть принаймні одноманітними. Така стандартизація також є основною вимогою до аутсорсингу. Постачальник послуг, який хоче запропонувати серйозні та економічно ефективні послуги, вимагатиме стандартів.
Комплектні закупівлі
Групування покупок може зробити значний внесок у стандартизацію, оскільки центральні ІТ-компоненти, такі як центральні процесори, набори мікросхем, операційні системи або смартфони, підлягають щорічному циклу оновлення, від якого необхідно відокремлюватись. Сервери, ПК та ноутбуки у компаніях не потрібно замінювати частіше, ніж кожні п’ять років - якщо покупці не досягли найнижчої полиці з точки зору ціни.
Має сенс зосередити закупівлі, щоб вимагати знижок від виробників. Рівень прибутку в апаратному бізнесі низький, але існує чітка різниця в цінах між придбанням пристроїв окремо, як вимагається від різних постачальників, або, наприклад, партіями 50 лише від одного виробника. Якщо покупки серверів і сховищ очікують одночасно, можна досягти п’ятизначної економії у загальному обсязі. Ціни за проектом часто можна вимагати у відповідного партнера з продажу із п’ятизначного обороту, ефект економії тут, зрозуміло, чіткіший.
Той, хто розділяє придбання обладнання на кілька великих замовлень, має, крім високого ступеня стандартизації, повну прозорість витрат та ефекти економії. Окрім того, зрозуміло, яку суму слід приблизно приблизно передбачити в бюджеті через п’ять років. Клієнти, які зосереджують свій обсяг закупівель, також чіткіше сприймаються виробником, і позиція переговорів значно зміцнюється. На додаток до бажаної послуги, не рідкістю є знижки на навчальні курси.
Чи є ідеальний час, щоб його отримати? Ні. Той, хто чекає чогось нового в ІТ із придбанням, буде чекати вічно. І часи, коли він «дешевшає після CeBIT», давно минули. Потішне: Перш ніж щось зникне з ринку, воно спочатку дешевшає.
Покупки та фінанси потребують підтримки
Оскільки комплексні ІТ-закупівлі передбачають значні інвестиції, відділи закупівель та фінансів або менеджмент, природно, беруть участь. Однак їхній досвід часто не виходить за рамки порівняння сум різних пропозицій. Тож керівництво ІТ має ретельно перевірити, чи дійсно доступні варіанти можна порівняти. Навіть одна позиція, яка залишилась поза, може мати величезне значення. Ситуацію ускладнює той факт, що деякі постачальники намагаються зробити все, щоб зробити свою продукцію якомога непорівняннішою, навіть для досвідчених очей.
Важливо, щоб ІТ встановили тут чіткі вказівки, що забезпечують порівняння. Тільки тоді можна залучити інші сфери. Попередньо міжвідомчий консенсус щодо цих правил гри повинен бути встановлений. Найкраще, якщо ІТ надає принаймні два добре розроблені, по-різному дорогі варіанти, з якими він може посперечатися. Ви також повинні спроектувати меншу версію таким чином, щоб кожен міг жити з нею. ІТ-відділ повинен тут чітко аргументувати і зазначати, наприклад, що життєвий цикл може бути коротшим або що можуть бути витрати на розширення сховища - саме тому чим дорожче рішення може бути тим кращим і в кінцевому рахунку дешевшим.
Якщо ІТ розраховує бюджет, то він також повинен нести за нього відповідальність - комерційно та технічно. Після затвердження бюджету має сенс, що ІТ контролює ці фінансові параметри і може вирішити, що насправді слід придбати. Звичайно відділ закупівель може узгодити умови, але не сферу послуг. Для цього їй доводиться консультуватися з ІТ. Як правило, слід уникати постійних переговорів із неспеціалізованими відділами.
В даний час спостерігається тенденція до хмарних послуг, які виставляються щомісяця або щорічно на постійній основі, можливо навіть за допомогою кредитної картки. Цікаво, однак, наймання чи оренда серверів, ПК та ноутбуків, наприклад, протягом 60 місяців використання, часто є небажаним.
Але купівля в більших обсягах економить гроші - завдяки знижкам та пов'язаній з ними стандартизації. У випадку кризи зрозумілим підходом є швидке скорочення поточних витрат з метою підтримання ліквідності. Але ви повинні задати собі питання, чи одноразові інвестиції в апаратне та програмне забезпечення від п’яти до семизначних сум завжди дешевші. Перш ніж відкинути ідею, вам слід обговорити її зі своїм фінансовим відділом або податковим консультантом.
Гранти та фінансування для оцифрування
Погляд на пропозиції державного фінансування може бути вартим, оскільки існує безліч різних регіональних програм федеральних штатів та муніципалітетів для підтримки малого бізнесу. Це стосується і оцифровки: наприклад, штат Гессен пропонує "грант Digi". Це означає, що покривається 50 відсотків витрат на проекти з оцифрування виробничих та робочих процесів та підвищення ІТ-безпеки на малих та середніх підприємствах (МСП) в Гессені. Грант обмежується максимум 10 000 євро.
Також на фінансову підтримку можна звернутися в галузі навчання працівників. "Закон про кваліфікаційні можливості", який набув чинності 1 січня 2019 року, покликаний підтримати працівників у подальшому навчанні, робота яких загрожує заміщенням технологією або які прагнуть до роботи за "вузьким місцем", тобто до роботи в районах, де бракує кваліфікованих робітників . Субсидуються як подальше навчання/перепідготовка, так і подальша виплата заробітної плати під час подальшого навчання.
Можливий ІТ-тренінг (приклади):
Microsoft Office 365
Бази даних (Oracle, Microsoft, MySQL)
Розробка програмного забезпечення (C ++, C #, Java, повнофункціональна веб-розробка та розробка додатків)