Повне керівництво по освоєнню Excel

освоєнню

Як запустити маркетингову кампанію за допомогою G Suite ?

Перегляньте цю електронну книгу та дізнайтеся про найкращі практики маркетингу з Google.

Після засвоєння Excel стає щоденним надбанням. Просто введіть формулу, і все, що ви зробили вручну, стає автоматичним. Якщо вам потрібно об’єднати два робочі листи з подібними даними, виконати прості обчислення або об’єднати інформацію з декількох комірок, Excel дуже спростить вам це.

Так само, якщо вам потрібно оновити ваші дані, безсумнівно формула, яка позбавить вас від виконання цієї роботи вручну. Незалежно від завдання, яке вас чекає, Excel має безліч порад, які допоможуть вам ефективніше працювати. Якщо ви використовуєте електронну електронну таблицю, а не Excel, можуть застосовуватися деякі принципи, представлені в цій статті.

Поради Excel
Незамінні функції
Складіть зведену таблицю
Додаткові параметри в Excel
Надбудови Excel

Як користуватися Excel ?

  1. Створіть нову електронну таблицю.
  2. Виконання простих операцій на аркуші (додавання, віднімання, множення, ділення).
  3. Пишіть і форматуйте заголовки тексту та стовпців.
  4. Використовуйте функції автозаповнення.
  5. Додайте або видаліть стовпець, рядок або аркуш. Нижче ви дізнаєтесь, як вставити кілька стовпців або рядків.
  6. Заморозьте стовпці та рядки, щоб ви знали, які дані заповнюєте, прокручуючи аркуш вниз.

Кілька простих порад, щоб розпочати роботу з Excel

Перш ніж почати використовувати Excel або його онлайн-версію, ви повинні взяти до уваги основні функції, а також кілька порад, щоб легко маніпулювати вашими даними для створення електронної таблиці, яка відповідає вашим очікуванням.

Як провести маркетингову кампанію за допомогою Google Suite ?

Завантажте цю безкоштовну електронну книгу та дізнайтеся про найкращі маркетингові практики з Google.

1 - Вставте кілька рядків або стовпців одночасно

При роботі з даними іноді доводиться додавати більше рядків або стовпців одночасно. Вставляючи їх по одному, завдання було б надто втомливим. Існує простіший метод.

Щоб вставити декілька рядків або стовпців у аркуш, виберіть кількість існуючих рядків або стовпців, що збігається з номером, який потрібно вставити. Потім клацніть правою кнопкою миші та виберіть "Вставити".

2 - Додайте фільтри

Якщо у вашій електронній таблиці дуже великий набір даних, рідко вам потрібно бачити всі рядки одночасно. Ви часто бачите дані, які відповідають певному критерію.

Фільтри дозволяють зменшити кількість видимих ​​даних, показуючи одночасно лише певні рядки. В Excel ви можете додати фільтр до кожного стовпця, а потім вибрати комірки, які потрібно переглянути.

Додайте фільтр, клацнувши на вкладці Дані, а потім вибравши параметр Фільтр. Клацніть стрілку в заголовку стовпця. Потім ви можете вибрати, чи хочете ви сортувати дані за зростанням або за спаданням, і вказати, чи потрібно відображати конкретні рядки.

Уявіть, що ви хочете переглянути лише тих, хто працює у галузі AV. Вибравши аудіовізуальний фільтр, ви приховаєте інші рядки.

Порада. Якщо ви хочете провести додатковий аналіз, ви можете скопіювати значення з одного відфільтрованого аркуша на інший.

3 - Видаліть дублікати

Великі масиви даних часто містять дублікати. Якщо у вас є список кількох контактів у компанії, і ви хочете показати лише кількість компаній, функція видалення повторюваних значень буде для вас дуже корисною.

Щоб видалити дублікати, виберіть рядок або стовпець, який потрібно обробити. Потім перейдіть на вкладку Дані та натисніть Видалити дублікати в групі Інструменти даних.

З'явиться спливаюче вікно з проханням підтвердити дані, які ви хочете обробити. Виберіть Видалити дублікати, щоб видалити повторювані значення.

Ви також можете використовувати цю функцію, щоб видалити цілий рядок на основі повторюваного значення стовпця. Якщо три ваші рядки містять інформацію Лорана Паск’є, і ви хочете відобразити лише одну, ви можете вибрати всі свої дані, а потім видалити дублікати відповідно до адреси електронної пошти. Ваш список буде містити лише унікальні імена.

4 - Створіть власний формат комірки

Щоб створити власний формат комірки, спочатку перейдіть до потрібної комірки або діапазону комірок, а потім виберіть деякі або всі за необхідності. Потім клацніть правою кнопкою миші та перейдіть до Форматування комірок.

Відкриється вікно, що пропонує вам багато категорій форматів:

  • Стандартний.
  • Кількість.
  • Грошово-кредитна.
  • Бухгалтерський облік.
  • Датується.
  • Година.
  • Відсоток.
  • Дріб.
  • Вчений.
  • Текст.
  • Спеціальна.
  • Персоналізований.

Перейшовши до цього останнього поля, ви можете вибрати формат, адаптований до ваших даних, наприклад номер телефону, в якому можна створити пробіли, наприклад.

5 - Додайте умовне форматування

Умовне форматування дозволяє змінити колір комірки на основі інформації, яку вона містить.

Наприклад, якщо ви хочете виділити деякі цифри, які перевищують середнє значення або знаходяться у верхніх 10% вашого аркуша, ви можете скористатися цією функцією. Excel також дозволяє розфарбувати загальні точки між різними лініями. Так ви зможете чіткіше відображати важливу для вас інформацію.

Виберіть групу комірок, до яких потрібно застосувати умовне форматування. Потім клацніть Умовне форматування на вкладці Домашня сторінка та виберіть параметр зі спадного списку. Ви також можете створити власне правило. З'явиться вікно з проханням вказати правило форматування. Натисніть OK, щоб налаштувати його. Він застосовуватиметься автоматично.

6 - Вставте випадаючий список

Щоб вставити випадаючий список у Excel, спочатку потрібно мати в стороні список змінних, щоб зробити його майбутнім розкривним списком вашої електронної таблиці. Після його створення клацніть у комірці, куди потрібно вставити свій список, а потім перейдіть до Дані, щоб перейти до команди перевірки даних.

На вашому екрані відкриється спливаюче вікно. Виберіть "Список" у "Дозволити" на вкладці "Параметри" та встановіть прапорець у розкривному списку в полі комірки. Потім перейдіть на вкладку Введіть повідомлення та зніміть прапорець Коли вибрано комірку, якщо ви не хочете, щоб повідомлення відображалося в цьому контексті. На останній вкладці Попередження про помилку ви можете налаштувати свій список, відрегулювавши наявність повідомлення чи ні у разі помилки введення.

10 основних функцій Excel

  1. ЯКЩО.
  2. І.
  3. АБО.
  4. СУММА.
  5. SUM.SI.
  6. СЕРЕДНІЙ.
  7. NB.SI.
  8. NB.VIDE.
  9. ДОСЛІДЖЕННЯ.
  10. NBCAR.

Як вставити діаграму в Excel ?

Якщо Excel полегшує впорядкування даних, інструмент також має функції, що дозволяють подати їх у вигляді графіків за кілька простих кроків:

  1. Виберіть діапазон даних для вивчення, включаючи заголовки стовпців/рядків.
  2. Відкрийте вкладку Вставка.
  3. Виберіть один із заздалегідь визначених форматів діаграм для класичної діаграми.
  4. Віддайте перевагу зведеній діаграмі для регулювання в режимі реального часу за допомогою TCD.

Як зробити зведену таблицю ?

Зведені таблиці дозволяють реорганізувати дані на аркуші. Вони не модифікують їх, але можуть синтезувати та порівнювати, щоб відповісти на певні запитання. Наприклад, щоб знати, в якій галузі працюють ваші потенційні клієнти, ця функція стане в нагоді, якщо у вас великий набір даних.

Щоб створити зведену таблицю, виберіть Вставити> Зведену таблицю. Excel автоматично заповнює таблицю, але ви завжди можете змінити порядок даних. Тоді доступні чотири варіанти:

  • Фільтр звітів: Цей фільтр дозволяє відображати лише певні рядки у вашому наборі даних. Наприклад, якщо ви хочете створити фільтр за галузями, ви можете включити лише потенційних клієнтів, що працюють у туристичній галузі.
  • Мітки стовпців: їх можна використовувати як заголовки стовпців у наборі даних.
  • Мітки рядків: їх можна використовувати як заголовки рядків у наборі даних. Мітки рядків і стовпців можуть містити дані з ваших стовпців: наприклад, ви можете перетягнути ім'я до мітки рядка або стовпця, залежно від того, як ви хочете переглянути дані.
  • Значення: Цей розділ дозволяє по-іншому переглядати ваші дані. Замість введення числових значень ви можете додавати, обчислювати загальне, середнє, максимальне чи мінімальне значення або виконувати інші операції з вашими даними. За замовчуванням при перетягуванні поля до Значень завжди підраховується загальна сума.

Якщо ви хочете знати, скільки перспектив у вас у кожній галузі, перетягніть стовпець «Галузь» у «Етикетки рядків та значення» у зведеній таблиці. Це дозволить вам розрахувати загальну кількість перспектив, пов'язаних з кожним сектором.

Найкорисніші комбінації клавіш Excel

  1. Alt + L: Дім.
  2. Alt + N: Вставка.
  3. Alt + P: макет.
  4. Alt + é: Дані.
  5. Alt + W: Відображення.
  6. Alt + M: Формули.
  7. Ctrl + O: Відкрийте книгу.
  8. Ctrl + W: закрийте книгу.
  9. Ctrl + S: Збереження книги.
  10. Ctrl + 9: приховання виділених рядків.
  11. Ctrl + 0: приховати виділені стовпці.
  12. Shift + F10: перейдіть до меню правої кнопки миші, яке називається "контекстне".

Додаткові параметри в Excel

Excel - це електронна таблиця, що інтегрує багато основних функцій, але також і більш складні компоненти, що дозволяє виконувати дії, неможливі для виконання за допомогою основних команд. Особливо це стосується макросів, матричних формул та доповнень.

Вступ до макросів

Макроси складаються в автоматизації дії Excel або декількох у формі однієї команди, доступної простою кнопкою. Для цього демаскуйте вкладку Розробник і перейдіть до цього розділу Excel, а потім виберіть команду Запис макросу.

Тут вам просто потрібно виконати ланцюжок дій за вашим вибором для Excel, щоб запам'ятати його та мати можливість повторити його, як вам заманеться після цього. Після завершення дій натисніть кнопку Зупинити запис.

Щоб потім змінити згенерований код, перейдіть у розділ «Макроси» та натисніть кнопку «Змінити». Відображається код вашого макросу, і ви можете налаштовувати свої дії, як хочете.

Вступ до формул масивів

Матричні формули - це функції Excel, які дозволяють виконувати складніші за інші завдання. Серед них можна знайти зокрема:

  • ФІЛЬТРОВАНО.
  • ПОСЛІДОВНІСТЬ.
  • СОРТУВАННЯ ЗА.
  • СОРТУВАННЯ.
  • УНІКАЛЬНИЙ.

За визначенням, формула масиву дозволяє накопичувати обчислення та виконувати результати одночасно, як продукти між кількома комірками.

Надбудови Excel

Надбудови Excel складаються з комбінації веб-програми та файлу маніфесту. Насправді ці надбудови - це розширення, які ви можете додати до Excel, щоб мати додаткові функції:

  • Нові формати таблиць.
  • Картування на основі ваших даних, що оновлюються в режимі реального часу.
  • Банк зображень, який потрібно додати до таблиці.

Всі ці поради дуже корисні, але коли ви працюєте з великою кількістю даних, і якщо є можливість створити базу даних у Excel, можливо, варто застосувати CRM.

Завжди є вагома причина використовувати Excel. Таблиці, рахунки-фактури, квитанції, графіки: відкрийте для себе ці професійні шаблони Excel для використання зараз.

Оригінальна публікація 3 вересня 2020 р., Оновлена ​​10 грудня 2020 р