Професійне життя - це не змагання людей; ляже найшвидше; його електронні листи
Жан-Франсуа Стіч - 28 січня 2019 року о 10:58
Ваші ділові контакти звинувачують вас у тому, що ви недостатньо швидко реагуєте на останні повідомлення? Ось кілька цінних аргументів для вашого захисту.
Час читання: 4 хв
Щодня по всьому світу обмінюється близько 281 мільярда електронних листів, що не припиняється. Суб'єкти мого навчання отримують в середньому близько тридцяти на день, а деякі більше 200.
Протягом усього дня електронні листи заповнюють ваші поштові скриньки, і страх потонути може спричинити стрес та вигорання. Позитивне явище підкріплення, близьке до захоплюючого задоволення від лотереї, все ж штовхає вас не хотіти пропустити краплю.
У цих електронних листах відправники, звичайно, просять відповісти "до п'ятниці", "до завтра" або навіть "ЦЬОГО РАНКУ!" (sic). Більше половини навіть очікують відповіді протягом години.
За цих умов велика спокуса дозволити собі носити себе течією, а не намагатися йти вгору за течією. Якщо вас коли-небудь критикували за занадто довгий час відповіді електронною поштою, ось кілька аргументованих аргументів, які підтверджують вашу поведінку.
1. "Електронний лист асинхронний"
Ми отримуємо поштову пошту лише раз на день. Електронна пошта за замовчуванням надходить безперервно. Доступ до електронного листа в середньому відбувається менш ніж за дві хвилини з моменту отримання, а 70% електронних листів доступний протягом шести секунд. Потрібна більше хвилини, щоб відновити продуктивність, втрачену цим перериванням.
Одержувач не може не вразити спокій, який ви, мабуть, показали, щоб не відразу відповісти на його запит. Однак не встановлюйте частоту отримання пошти раз на місяць. Оптимальна частота - це, швидше, два-чотири прийоми на день.
2. "Я ніколи не відповідаю гарячим"
Ви, мабуть, не зрозуміли всіх нюансів отриманого електронного листа. Це не ваша вина, а скоріше вини людей, які стоять за відправленням, які часто не можуть доставити повідомлення так, як вони цього хочуть.
Одне дослідження попросило випробовуваних писати саркастичні або жартівливі електронні листи. Звичайно, одержувачі ніколи не бачили їх такими.
Проте погоджується, що електронні листи ідеально підходять для передачі та ескалації конфлікту. Якщо електронна пошта дратує вас, нехай вона трохи посидить.
3. "Я захищаю ваше право на відключення"
Не соромтеся використовувати право виходу як привід для того, щоб не відповідати на електронні листи, отримані поза робочим часом. Хоча вона уславлена певною культурою гіперзв’язку та визнана персоналом, ця практика вводить особисте та професійне життя в конфлікт, що є джерелом стресу, накопичення якого може призвести до вигорання.
Крім того, ваш одержувач, безсумнівно, також помітить вашу відповідь поза робочим часом, спричиняючи у них ті самі проблеми. Тому ви зробите йому послугу, відкладаючи свою відповідь.
4. "У мене занадто багато роботи"
Дослідження сходяться на думці, що отримання, читання та написання електронних листів подовжує робочий день. Тільки читання займає в середньому півгодини на день. До цього додається час, витрачений на електронні листи за межами офісу, який, згідно з даними Міжнародної організації праці, складає надурочний час або роботу на дистанції.
Хоча електронні листи, як правило, корисні в нашій роботі, той, з ким ви спілкуєтесь, може зрозуміти, що у вас є інші справи.
5. "Вашу електронну адресу втрачено (з вашої вини)"
Якщо ви не пам’ятаєте, як видаляли чи ігнорували електронний лист, можливо, це явно не закликало вас до дії. Ефективне повідомлення - коротке, дієве, з чіткою назвою. Персонал, навчений писати електронні листи таким чином, не тільки відчуває менше стресу, але і створює менше стресу для одержувачів.
Це виправдання є ще більш правдоподібним, якщо ваша мантра не відповідає нулю, а вашою пристрастю є примусове очищення повідомлень. В одному дослідженні навіть бачили працівника, який не дозволяв поштовій скриньці перевищувати двадцять електронних листів. З такою репутацією ваші контакти будуть боятися долі, яка може бути зарезервована для їх неефективних електронних листів.
6. "Ваш електронний лист був призначений для мене?"
Ніхто не ностальгує за копіюванням копій, яка складалася з копіювання рукописів на аркуші копіювального паперу. Також не буде функцією електронної пошти однофамільця.
На відміну від свого предка, він дозволяє тим, хто використовує його, надсилати повідомлення тисячам одержувачів із точно такими ж зусиллями, як один. Одна стаття навіть зайшла так далеко, що пропонувала "віртуальний штамп", що стягує плату з персоналу "на основі їх кількості одержувачів".
«Ефект глядача», який вивчається в соціальній психології, пояснює, що чим більше людей навколо нас може допомогти нам, тим менше ми відчуваємо, що нам доводиться втручатися. Хороший привід не відповідати на електронні листи, де ви не єдиний одержувач.
7. "Я не люблю електронні листи"
Можливо, ви більше телефон, ніж електронна пошта. Моє дослідження показує, що найкраще взаємодіяти з комунікаційними інструментами, які ми віддаємо перевагу. Коли один з моїх учасників заявив, що "я ненавиджу телефон", інший зізнався, що завжди дзвонив своїм колегам. Якщо вам не подобається електронна пошта, ви вже поділилися своїми параметрами зі своїми контактами?
Однак будьте обережні, щоб не зловживати цими виправданнями. Одне з моїх досліджень проливає світло на явище "недовантаження електронної пошти" у тих, хто не отримує стільки електронних листів, як сподівався, постійно чекаючи відповідей. Це явище є джерелом стресу, як і перевантаження електронної пошти.
Тож, використовуючи ці виправдання, майте на увазі, що завтра ви можете щохвилини оновлювати свою поштову скриньку, гарячково чекаючи відповідей на ваші електронні листи.
Ця стаття опублікована в журналі The Conversation під ліцензією Creative Commons. Прочитайте оригінальну статтю.