Професійні витрати та відшкодування, кому і як отримати відшкодування

Під час вашої професійної діяльності дуже ймовірно, що ви несете витрати, особливо під час подорожей. Однак ці витрати повинен компенсувати ваш роботодавець. Дізнайтеся, як отримати компенсацію за ваші звіти про витрати, і зокрема, що стосуються ваших подорожей.

Які саме транспортні витрати? ?

Виконуючи завдання для вашої компанії, вам може знадобитися час від часу або регулярно експлуатуйте свій особистий транспортний засіб. Наприклад, ви можете використовувати свій особистий автомобіль чи мотоцикл для зустрічі з постачальниками або йти на зустрічі з партнерами. Оскільки ви здійснюєте ці поїздки для виконання своїх доручень, ви маєте право на відшкодування транспортних витрат роботодавцем відповідно до закону, що регулює цю компенсацію: ми тоді базуємось на кілометровій шкалі.

Щороку, кілометровий масштаб переглядається, щоб залишатися актуальним. Отже, щоб отримати компенсацію, завжди необхідно враховувати кілометрову шкалу для поточного фінансового року. Ця шкала враховує всі витрати, спричинені керуванням автомобілем під час відрядження:

Паливо;
Страхування;
Технічне обслуговування та знос транспортних засобів;
Демпфування автотранспорту.

Для розрахунку кілометрового масштабу враховуємо пройдена відстань та фіскальна сила автомобіля. Після визначення цього показника можна отримати компенсацію, надавши підприємцю:

Доказ причини вашої подорожі;
Дата її реалізації;
Кількість пройдених кілометрів.

Відшкодування витрат на відрядження не поширюється на щоденні поїздки, які ви здійснюєте між компанією та вашим домом. Тут мова йде лише про звіти про витрати та норми пробігу для всіх ділових поїздок, які ви здійснюєте на своєму автомобілі, мотоциклі чи велосипеді. Слід також зазначити, що певні додаткові витрати, такі як плата за проїзд або вартість паркування, не враховуються при розрахунку норми кілометра. Однак, залежно від заходів, запроваджених роботодавцем, можна вимагати відшкодування, коли оплата звітів про витрати.

Щоб уникнути неприємних сюрпризів і знати, що з ними робити, важливо ознайомитися з політикою вашої компанії, перш ніж погодитися використовувати ваш особистий транспортний засіб для роботи. Таким чином, ви будете знати, які витрати ваш роботодавець готовий вам відшкодувати в цьому контексті та кроки, які потрібно вжити.

Це також важливо перевірте політику своєї компанії у випадку ДТП або квитка під час ділової поїздки на власному транспортному засобі. Чим більше ти знаєш, тим краще ти зможеш керувати своїми запитами на повернення коштів та всім процесом, який з ними пов’язаний.

Які обмеження відшкодування для звітів про витрати ?

Щоб не зіткнутися з відмовою оплатити звіти про витрати, важливо знати межі відшкодування. Таким чином, ви правильно складете свою заявку на відшкодування компенсації. Нагадаємо, звіт про витрати стосується не лише витрат на відрядження.

Дійсно, як працівник компанії, ви маєте право отримати відшкодування:

Основні витрати на проїзд (у разі подорожі)
Витрати на харчування (наприклад, для ділового харчування в ресторані)
Витрати на житло
Телефон, Інтернет тощо.

Як і щодо відшкодування витрат на відрядження, ви повинні довести, що всі ці витрати були зроблені для цілей вашої професійної місії та в інтересах компанії. Якщо всі ці умови виконуються, роботодавець не має причин заперечувати проти оплати ваших професійних витрат.

Знайте, що ваш роботодавець має право приймати рішення щодо стеля для відшкодування витрат. Це обмеження може спричинити домовленість з працівниками або включення цього пункту до трудового договору. Таким чином, менеджер вашого бізнесу може прийняти рішення, наприклад, що 80 євро за ніч у готелі представляють собою стелю витрат на проживання під час виконання робочих завдань. Якщо ви хочете забронювати номер, який коштує дорожче, ви можете це зробити! Однак вам потрібно буде сплатити різницю.

Крім того, майте на увазі, що контролери Urssaf дуже вимогливі до звітів про витрати. Тому вони схильні до їх скрупульозного аналізу. Якщо наведені вами обґрунтування недостатні, ваш роботодавець ризикує отримати штраф. Тому він намагатиметься його уникнути і відхилить ваш запит про виплату, якщо він не є достатньо обґрунтованим. Тому повідомте себе належним чином про найкращий спосіб скласти звіти про витрати щоб ваш бізнес не опинився на межі Урсафу.

Як відбувається відшкодування звітності про витрати ?

Для відшкодування професійних витрат роботодавець може вибрати одноразова компенсація або для реального відшкодування. Цей платіжний засіб повинен бути зазначений у пункті договору між працівником та керівником компанії.

Якщо трудовий договір передбачає a відшкодування фактичних витрат, пред’явлення звіту про витрати є обов’язковим. Ви зобов’язані деталізувати всі витрати в цьому документі: проживання, проїзд, харчування тощо. Щоб підтримати цей запит, ви повинні долучити всі підтверджуючі документи (квитанції, рахунки-фактури тощо).

Крім того, роботодавець може встановити термін подання підтверджуючих документів звіти про витрати. Після цього терміну він має право відмовити у оплаті професійних витрат. Тому достатньо дізнайтеся про політику структури щодо відшкодування витрат.

Що стосується пакету, то це варіант, який дозволяє роботодавцю платити глобальна одноразова допомога що відповідає різним витратам на харчування, проїзд та проживання. Натомість працівник повинен нести відповідальність за всі свої професійні витрати "в кожному конкретному випадку". У випадку, якщо роботодавець вибирає такий спосіб оплати, вам не доведеться надавати підтвердження характеру понесених витрат. Це рішення, яке дозволяє компанії не вести звіт про витрати, однак, щоб скористатися цим варіантом, зарплата повинна бути більшою за розмір мінімальної заробітної плати.