Регістри бухгалтерського обліку 2020 Які реєстри є обов’язковими для вашої компанії

Компанії зобов'язані скласти та підтримувати певні записи, як вимагає чинне законодавство. Найважливішими з них є бухгалтерські записи, про які ми сьогодні пишемо.

Що стосується бухгалтерії, будь-яка компанія повинна мати три великі реєстри, згідно з Наказом Міністерства фінансів 2634/2015. Це Журнал-Реєстр, Реєстр інвентаризації та Головна книга, останній дійсний лише для подвійного ведення бухгалтерії. Вони повинні зберігатися в архіві компанії протягом десяти років.

Ці записи повинні використовуватися в суворій відповідності з прямим призначенням і повинні бути упорядковані та заповнені таким чином, щоб забезпечити можливість ідентифікації та контролю бухгалтерських операцій, що здійснюються компанією у будь-який час.

Як форма, бухгалтерськими записами можуть бути регістри, листівки або комп’ютерні списки. Сторінки реєстрів нумеруються у порядку зростання, а томи - у порядку заповнення.

Книга

Усі господарсько-фінансові операції, що здійснюються компанією, хронологічно вносяться до Журнального журналу. Він складається щомісяця, згідно згаданого нормативного акта, шляхом хронологічної реєстрації фінансово-бухгалтерських документів, в яких відображається рух елементів характеру активів, зобов'язань та власного капіталу компанії.

Якщо компанія має підрозділи в декількох областях, які підтримують бухгалтерський облік на балансі перевірки, реєстр журналів складається цими підрозділами. У будь-якому випадку нумерація сторінок робиться у порядку зростання, а томи нумеруються в порядку їх заповнення. Якщо використовуються допоміжні журнали, щомісячна сума кожного з них може бути внесена до реєстру журналів.

"За умов ведення бухгалтерського обліку за допомогою комп'ютерних систем автоматичної обробки даних кожна економічна та фінансова операція реєструється за статтями бухгалтерського обліку, хронологічно, після дати підготовки або введення документів в суб'єкт господарювання", - підкреслено в наказі міністра.

Ось як заповнити стовпці реєстру:

графа 1: введіть поточну кількість операцій, зареєстрованих з 1 січня (або з початку діяльності) до кінця фінансового року (або припинення діяльності);
графа 2: ввести дату (рік, місяць, день), коли внесено запис до реєстру;
графа 3: введіть тип, номер та дату підтверджуючого документа, що лежить в основі господарських операцій (рахунок-фактура, квитанція тощо), або допоміжного журналу (журнал касових та банківських операцій, журнал розрахунків постачальника тощо);
графа 4: введіть пояснення, що стосуються відповідної операції (заповнюйте лише за необхідності);
графи 5 та 6: ввести символ дебетового та кредитного рахунків;
графи 7 та 8: вказуйте загальну суму боржників та кредиторів у підтверджуючому документі (добре знати, що суми дебету та кредиту повинні нараховуватися щомісяця).

Обережно! Книга його слід редагувати, якщо державні інспектори вимагають його також для потреб компанії.

Книга обліку запасів

Елементи природи активів, зобов'язань та власного капіталу, згруповані за їх характером, інвентаризовані суб'єктом господарювання, вносяться до Реєстру запасів.

Цей обов’язковий тип реєстру повинен бути складений на початку діяльності, в кінці фінансового року або в кінці діяльності (без стирань, вільних місць) на основі даних з інвентарних списків та протоколів інвентаризації активів, зобов’язань та капіталу. їх власні, групуючи їх за рахунками або групами рахунків.

Крім того, якщо фірма має підрозділи в різних областях, які підтримують бухгалтерський облік на рівні аудиторського балансу, ці підрозділи повинні складати Реєстр запасів.

„Реєстр запасів заповнюється на основі фактичної інвентаризації елементів природи активів, зобов’язань та власного капіталу, згрупованих за їх характером, відповідно до статей балансу. Якщо інвентаризація відбувається протягом року, дані, отримані в результаті проведення інвентаризації, оновлюються разом із записами та виходами з періоду між датою інвентаризації та датою закінчення фінансового року, а потім оновлені дані включаються до Реєстру запасів. Операція оновлення даних, отриманих в результаті інвентаризації, буде виконана таким чином, що наприкінці фінансового року буде відображено реальне становище елементів природи активів, зобов’язань та власного капіталу ”, пояснюється в Наказі 2634/2015.

У випадку дебіторської заборгованості та зобов'язань перед третіми особами вони інвентаризуються на підставі підтвердження звітів про залишки аналітичної дебіторської та кредиторської заборгованості або взаємних балів.

Після припинення діяльності чинними правилами передбачено, що Реєстр запасів заповнюється вартістю елементів природи активів, зобов'язань та власного капіталу, фактично інвентаризованих на цю дату.

Щодо заповнення стовпців реєстру, слід пам’ятати ось що:

графа 1: ввести поточну кількість операцій, записаних у хронологічному порядку, від відкриття реєстру до кінця фінансового року (або до припинення діяльності);
графа 2: інвентаризовані елементи будуть перекладені, детально описані на кожному рахунку активів та пасивів, при цьому рахунки матеріальної вартості можуть бути розбиті керівництвом;
графа 3: впишіть балансову вартість об’єктів, що інвентаризуються (балансова вартість активу - це сума, за якою він визнаний після вирахування накопиченої амортизації для активів, що амортизуються, та накопичених коригувань на знецінення або знецінення);
графа 4: вносять інвентаризаційну вартість предметів за характером активів, пасивів та власного капіталу, встановлених при оцінці при інвентаризації (на основі інвентарних списків та звітів про запаси);
графа 5: вносять оціночні різниці, розраховані як різниця між балансовою вартістю та вартістю запасів;
стовпець 6: вказують причини розбіжностей (амортизація, розчленування, зміщення, біда, невстановлені треті сторони тощо).

Велика книга

У Головній книзі бухгалтерський облік, рух і існування всіх елементів природи активів, пасивів та власного капіталу в певний час передаються щомісяця та систематично. Цей реєстр теоретично може бути замінений Випискою з рахунку для різних операцій.

Згідно з чинними правилами, головна книга використовується для встановлення щомісячних оборотів та залишків на синтетичних рахунках у суб'єктів господарювання, які застосовують форму "журналу", перевірки зроблених бухгалтерських записів, підготовки перевірочного балансу.

Головна книга складається щомісяця, коли реєструються операції, для дебету та кредиту кожного синтетичного рахунку. А реєстр заповнюється на основі супровідних документів, зведених документів та журналів.

Зокрема, завершення виконується наступним чином:

кредитний оборот переноситься з відповідного журналу рахунків в єдиній сумі, не здійснюючись на відповідних рахунках;
суми, з яких був списаний відповідний рахунок у різних журналах, переносяться з цих журналів, отримуючи розбивку обороту дебету на відповідних рахунках;
сальдо дебету чи кредиту кожного рахунку визначається відповідно до залишків дебету та кредиту на цьому рахунку з урахуванням залишку на початок фінансового року (який вводиться у рядку, передбаченому для цієї мети).

Касовий апарат та довідка про зарплату

Окрім того, також з бухгалтерського боку, слід зазначити Касовий апарат і стан заробітної плати.

Касовий апарат складається щодня, на основі документів, що обгрунтовують надходження та платежі, він служить документом для оперативного оформлення квитанцій та готівкових платежів, здійснених через касу, як документ для щоденного встановлення домашній баланс і як документ бухгалтерського обліку в касових операціях.

Другий служить документом для розрахунку грошових прав, що належать працівникам, внесків та інших належних сум, а також документом, що виправдовує реєстрацію в бухгалтерії. Як виняток, він зберігається в архіві протягом 50 років.