Скільки часу ви витрачаєте на пошук документа Цифрового центру Konica Minolta
Пошук документа за 15 хв ніби ви його загубили !
І все-таки парти часто завалені листами клієнтів, рахунками-фактурами, записками та запитами, які потім потрапляють у картотеки, файли, шухляди, шафи або скануються та зберігаються у комп’ютерах. Кількість вкладень до електронних листів та робочих документів також зберігаються на робочих станціях, в особистих папках, що не є спільними.
Ризик втрати документів
Компанії знають, що це призводить до ризику втрати документів, але вони можуть не знати, до якої міри ... Чи знали ви, наприклад, що, за даними Асоціації інформації та управління (AIM), працівник витрачає в середньому 7:30 на тиждень, шукаючи інформацію, паперову або цифрову, не знаходячи її ? AIM також зауважив, що кожна четверта компанія знає, що для знаходження всіх необхідних документів у разі проведення аудиту знадобиться щонайменше місяць. А час, витрачений на пошук документів, може лише продовжувати збільшуватися: щороку компанія виробляє на 50% більше паперових документів та на 60% більше цифрових файлів, що незмінно призводить до дублікатів. Спостереження просте: незалежно від типу архівування (паперового чи електронного), правила класифікації, що існують на даний момент, не є ефективними.
Уривчасті класифікаційні правила
Точніше, це не через відсутність встановлення правил класифікації: їх має кожна компанія, фірма, офіс, але якщо ці правила не комп’ютеризовані та автоматизовані, вони насправді не є ефективними. Дійсно, ми часто бачимо, що існує стільки правил, скільки існує бізнес-підрозділів, а іноді навіть стільки, скільки працівників. Кожен класифікує за своєю логікою, щоб мати змогу пізніше знайти той чи інший документ, але не дозволити іншим знайти його. Наприклад, працівник подає файли в режимі «Прізвище - Ім’я», а інший у «Ім’я - Прізвище», іноді використовуючи великі букви, а іноді малі літери. Тут ми можемо уявити масштаби наслідків фрагментарного архівування.
Вплив на прибутковість компанії
Вплив такої нестачі управління контентом впливає на продуктивність праці працівників, а отже, і на рентабельність компанії. Наприклад, 10 років тому оператору зв'язку потрібно було три тижні, щоб передати файл абонента з одного відділення в інше, у разі переїзду. Сьогодні це займає три місяці. Більше того, передана інформація сьогодні є менш повною та надійною. Оскільки якщо запит на передачу подається в електронному вигляді, він фактично потім обробляється вручну. Деякі компанії навіть заходять так далеко, що відмовляються надсилати певну інформацію клієнтам, які її запитують, оскільки вони просто не можуть її знайти.
І ти ? Чи знаєте ви, скільки часу ваша компанія, фірма, офіс витрачає щороку на пошук документів? ?