Спілкуйтеся електронною поштою Швидкі відповіді на ваші електронні листи; досягти успіху за допомогою цього трюку; s імпульси
Як вам вдається якомога дратувати ваші електронні листи - і таким чином швидше отримувати відповідь.
293 мільярди разів на день десь у світі він робить "Pling", а електронне повідомлення потрапляє в поштову скриньку - згідно з розрахунком компанії з дослідження ринку The Radicati Group. За підрахунками дослідників ринку, до кінця 2023 року кількість ділових та приватних електронних листів, що надсилаються щодня, зросте навіть до понад 347 мільярдів.
Для того, щоб освоїти цей шалений потік повідомлень, ми використовуємо складні стратегії, такі як Inbox Zero, і встановлюємо суворі правила для кращого огляду вхідних повідомлень. Електронні листи піддають нас стресу - це було науково доведено. Вони відривають нас від фокусу. На відповідь часто потрібен час без потреби.
І все ж більшість з нас не можуть уникнути спілкування електронною поштою. Наприклад, для координації зустрічей або роз'яснення питань щодо замовлення.
Як це зробити приємнішим для всіх? Про це думала американська журналістка Кеті Л’Еро в статті для журналу The Cut. Вона описує метод, який вона використовує, щоб змусити начальника якомога швидше відповісти на її електронні листи. Ваша стратегія також може бути перенесена на інші розмови електронною поштою.
L’Heureux ‘Розгляд: Як відправник електронного листа, ви хотіли б отримати якнайшвидший відгук. Тож вам слід максимально спростити одержувачу відповідь на вас. Ваша порада:
Відразу поставте запитання, на яке можна відповісти так чи ні.
Якщо ви прокручуєте електронні листи на смартфоні або просто швидко переглядаєте повідомлення, що з’являються на вашому комп’ютері, ви застрягнете у питанні. Формулювання типу "Чи можемо ми ...", "Коротко підтвердити, що ..." або "Чи погоджуєтесь ви ..." сигналізують одержувачу: Це простий електронний лист. Я просто повинен схвалити або відхилити це. Тож я можу відразу натиснути «Відповісти».
L’Heureux називає цю процедуру “резюме високого рівня”. Вона дізналася про це від бізнес-консультантів, які навчені таким чином спілкуватися зі своїм начальством.
Три приклади для ілюстрації трюку формулювання:
Якщо погодиться з Клієнти
Замість написання:
Шановний пане Лоренц,
ми ще раз подумали, як ми можемо переглянути вашу листівку. У додатку ви знайдете текстову пропозицію:
"Bla Bla Bla Bla Bla"
Сподіваюсь, у вас все в порядку.
Перейдіть прямо із запитанням:
Шановний пане Лоренц,
чи погоджуєтесь ви з цим формулюванням для нашої листівки?
"Bla Bla Bla Bla Bla"
Замість написання:
Привіт, пані Рейтер,
дякую за ваш телефонний дзвінок. Як вже обговорювалось, я знову надішлю вам резюме нашої пропозиції: ми підготуємо для вас звіт до кінця кожного місяця та надішлемо його вам та вашим колегам, пану Тольцу та пані Йозлем.
Поставте це так:
Привіт, пані Рейтер,
Чи згодні ви з тим, що відтепер ми будемо надсилати вам звіт наприкінці кожного місяця разом із паном Тельцем та пані Йозлем у СК?
З призначенням
Привіт місіс Шлютер,
Цього тижня мені погано, сьогодні я цілий день на зустрічі. Коли це працює для вас?
Привіт місіс Шлютер,
я можу зателефонувати вам наступного понеділка о 13:00? Я сьогодні на зустрічі цілий день.
Хіба це не страшенно грубо?
Пишучи комусь вперше, не слід так падати в будинку. Зазвичай вам потрібно коротко представитись та пояснити свої проблеми. І навіть якщо ви давно не контактували з одержувачем, дружній початок не завадить. Але з людьми, яким ви часто пишете і відповіді яких ви терміново чекаєте, ви можете обійтися без незручних входів або питань про їх добробут.
Спочатку це може бути дивно. Але подивіться на це так: якщо ви перейдете прямо до питання у своїх електронних листах, ставіться до часу свого колеги з повагою. Це ввічливо - і добре для обох: Ви швидко отримаєте відповідь. І одержувач не відчуває, як витрачається їхній цінний час.
Ще одна порада: У нашій статті на тему закінчення електронних листів ви дізнаєтесь, яке слово в кінці електронного листа, швидше за все, дасть вам відповідь.