Список літератури - Taxmaro Personal
"Усі локації працюють безперебійно".
Філіп Вундерліх
nextbike GmbH
nextbike - європейський лідер на ринку спільного використання велосипедів. Компанія сідає на велосипеди та робить їх природною частиною міської мобільності. Як новатор, Nextbike розробляє стійкі системи спільного використання велосипедів протягом 16 років. На даний момент Nextbike працює у понад 200 містах по всьому світу і вважає себе доповненням до автобусів та поїздів. У 2019 році Stiftung Warentest визнав наступним велосипедом переможцем випробувань постачальників велосипедних послуг у Німеччині.
Змагання
nextbike наймає сервісні команди в даний час у 60 пунктах у Німеччині. Поки TAXMARO не було розгорнуто, усіма працівниками централізовано керував відділ кадрів у Лейпцигу. Кожен документ працівника та інформація про кожного працівника повинні були бути передані в Лейпциг або, за необхідності, запрошені. Наприклад, якщо регіональному менеджеру потрібна була поточна декларація працівника про захист даних, єдиний шлях - через головний офіс. У міру збільшення кількості працівників цей процес став заплутаним та схильним до помилок.
Впровадження TAXMARO
Завдяки управлінню правами, TAXMARO змогла структурувати окремі відділи та відділення як підрозділи, що здійснюють незалежне управління в рамках кадрового процесу. Таким чином, відповідальність за адміністрування працівників була передана відповідним менеджерам з персоналу на місцях. Регіональні менеджери можуть переглянути консолідовано всі місця відповідно до сфери своєї відповідальності. У той же час всі центральні відділи мають доступ до всієї бази даних та документів компанії.
За допомогою індивідуально оцінених прав доступу було впроваджено процес, заснований на розподілі праці, який забезпечує безперебійну співпрацю між відділеннями та відділами. Основні дані та документи, що не виставляють рахунки, управляються працівниками самостійно, і їх може перевірити команда та регіональні керівники в будь-який час.
Для підготовки фонду оплати праці центральний відділ кадрів має доступ до перевіреної та повної бази даних, яку потрібно лише доповнити змінними даними фонду оплати праці. Нарахування заробітної плати здійснюється TAXMARO, щоб адміністрація працівників могла легко інтегруватися в процес оплати праці.
Результат
Децентралізоване адміністрування основних даних призвело до значного полегшення кадрового відділу. Передаючи управління даними на регіональний рівень, центральний відділ кадрів може сконцентруватися на підготовці фактичних даних про заробітну плату. Загалом, можна створити масштабовану організаційну структуру для майбутнього зростання.
"За допомогою TAXMARO ми освоюємо центральний годинний запис наших 22 відділів".
Пітер Вайтчіс
Реалізація TAXMARO
Зафіксувавши час, TAXMARO зміг надати інструмент, за допомогою якого працівники реєструють свій щомісячний робочий час в Інтернеті. Можливість запису, незалежно від місця та часу, полегшує тренерам, наприклад, запис робочого часу під час завдання у вихідні дні. Попередній ручний запис у таблицях часу більше не потрібний. Крім того, працівники можуть використовувати індивідуально збережені цільові години для виклику стану поточного місяця в будь-який час. Для вдосконалення варіантів оцінки у фінансовому обліку робиться точний запис у звітах про витрати та підрозділах.
TAXMARO здійснює автоматичне консолідація робочого часу з часом управління відсутності, так що автоматична безперервна виплата заробітної плати може бути розрахована за встановлені робочі дні. Усі запити часу подаються в електронному вигляді до центрального відділу кадрів для розгляду та затвердження. Кожну заявку можна обробити ретроспективно, щоб при необхідності виправити неправильні записи. Залежно від організації підрозділів, запити можуть бути призначені різним процесорам через налаштування управління правами.
Після схвалення відділом кадрів, зібраний робочий час автоматично передається TAXMARO для виставлення рахунків. Це робиться клацанням, щоб не потрібно було вручну передавати дані бухгалтерського обліку.
Результат
Завдяки введенню цифрового обліку часу стало можливим значно зменшити контрольні зусилля, пов’язані з виставленням рахунків із змінною погодинною оплатою праці. У той же час подальша обробка поданих годин може бути прозорою та зрозумілою.
"Плавний прийом з швидким зростанням"
Себастьян Кляйн
Змагання
Швидке зростання співробітників. За короткий час у Німеччині та Австрії були створені групи, основні дані яких потрібно було зібрати для оплати праці. Кожному працівнику було видано особовий лист, який після повернення до відділу кадрів вручну передавався до відділу оплати праці. Переказ схильний до помилок, і його потрібно було перевіряти щомісяця на наявність валюти. Збір і відстеження неповних даних являли собою великий обсяг адміністративної роботи, який можна було опанувати лише за допомогою великої кількості персоналу.
Реалізація TAXMARO
За допомогою вбудованого модуля, Honest Food додає нових співробітників до системи лише за допомогою точок даних «Адреса електронної пошти» та «Тип зайнятості», щоб розпочати процес приєднання. Новий працівник автоматично отримує запрошення до інструменту для самостійного введення основних даних.
Всі дані, що стосуються виставлення рахунків, автоматично перевіряються TAXMARO за допомогою контрольних цифр, так що неправильні записи можуть відображатися безпосередньо. Крім того, нові співробітники щодня отримують електронне повідомлення з нагадуванням, в якому узагальнюються всі відсутні та неправильні дані. Відсутні документи, такі як свідоцтво про зарахування студентів, які працюють, також автоматично запитуються. Функція нагадування вимикається, як тільки всі дані та документи заповнюються.
Результат
За допомогою TAXMARO значно зменшився обсяг роботи, пов’язаної з наймом нових працівників. Завдяки можливості самообслуговування працівників, також не було необхідності перевіряти щомісячні оновлення, щоб процес адміністрування працівників та обліку заробітної плати міг бути значно покращений.
"Завдяки TAXMARO ми змогли автоматизувати відшкодування витрат нашим працівникам у семи місцях".
Флоріан Богеншютц
Реалізація TAXMARO
За допомогою модуля витрат TAXMARO зміг забезпечити робочий процес, який високо стандартизував подання квитанцій про витрати відповідним працівником. Працівник сканує окремі квитанції, розподіляє витрати за попередньо визначеними категоріями та подає їх в електронному вигляді як заяву про відшкодування. Оскільки отримання документів раніше здійснювалося відділом кадрів, це призвело до значного полегшення.
Електронний контроль та затвердження заявок здійснюється централізовано відділом кадрів. За допомогою детального управління правами сфери відповідальності можуть бути структуровані відповідно до місць витрат або місцезнаходжень. Наразі всі документи можна викликати та оцінити цифровим способом.
Після схвалення відділом кадрів усі квитанції розраховуються TAXMARO та готуються до оплати. Airgreets отримує файл передачі, за допомогою якого всі передачі можна здійснити одним клацанням миші. Це економить час Airgreets на кілька сотень індивідуальних трансферів на місяць.
Виходячи з категорій витрат, автоматичне присвоєння рахунків на відповідні рахунки фінансового обліку відбувається у фоновому режимі, без отримання квитанції, що обробляється повторно окремо. Оскільки, у випадку з Airgreets, працівники розподіляються по фіксованим центрам витрат, запис у центри витрат також може здійснюватися автоматично. Усі записи бронювання стають доступними наприкінці місяця, включаючи зображення квитанцій, як файл імпорту Datev.
Результат
Загалом обсяг роботи, пов’язаної з відшкодуванням витрат як для відділу кадрів, так і для фінансів, може бути значно зменшений. Раніше процес відшкодування на паперовій основі був перетворений на масштабоване цифрове рішення.