Структуровано 10 золотих правил електронної пошти Івана Блаттера
Електронні листи є засобом спілкування номер 1 у сучасних робочих умовах. Електронні листи міцно увійшли в повсякденну роботу і не зникнуть найближчим часом. Так само, як старий добрий факс не можна забрати.
Ви також навчилися писати правильні ділові листи в школі чи на навчанні? Звичайно, ви дізналися, що таке правильний привітання, і, звичайно, вивчили правила правопису.
Але чи дізнавались ви коли-небудь, як правильно поводитися з електронною поштою? Можливо, ні.
Тож ось мої 10 золотих правил електронної пошти.
Правило 1: Не перевіряйте електронну пошту спочатку вранці.
Перша година дня та перша година за столом мають вирішальне значення: те, як ви проводите ці дві години, буде вашим днем.
Якщо ви перевіряєте свої електронні листи спочатку в офісі, існує великий ризик загубитися в них. Ви переходите з одного електронного листа на наступний і, отже, з одного завдання на наступне. І раптом настає 10 ранку, час кава-брейку, і ви ще нічого не зробили.
Краще розпочати з одного з найважливіших завдань дня. Коли ви це зробите, ви подбаєте про свої електронні листи. Отже, у вас є щось важливе зі столу, перш ніж ви загубитесь у своїх листах.
Правило 2: обробляйте кожен електронний лист лише один раз.
З електронними листами краще поводитися як з гарячою картоплею: Ви берете його лише один раз у свою руку.
Реальність інша: ми скануємо електронне повідомлення, коли воно надходить. Тоді ми прочитаємо його ще раз пізніше, коли ми будемо поспішати по вхідних. Потім ми читаємо його ще раз, коли відправник запитує про поточний статус. І нарешті ми прочитаємо його ще раз, коли нарешті відредагуємо.
Зробіть це інакше: Коли ви читаєте електронний лист, негайно вирішіть, що з ним робити. Це не означає, що вам потрібно це зробити відразу, а просто розмістіть електронне повідомлення там, де воно належить. У цьому вам допоможе принцип LAHA.
Правило 3: Короткий і солодкий
Застосовується такий принцип: Електронні листи не читаються. Електронні листи скануються щонайбільше.
Ми можемо скаржитися на це, але це ні до чого (я спробував).
Краще вписуватися і Нехай ваші електронні листи будуть короткими та солодкими.
Ви можете прочитати більше про це в описі моєї політики із п’яти речень.
Правило 4: Дайте одержувачу час відповісти.
Не чекайте негайної відповіді на ваш електронний лист.
У наших широтах є відповідь Протягом 24 годин звичайний і цілком нормальний. Інша ситуація спостерігається у США, де відповідь очікується протягом найближчих трьох годин.
У будь-якому випадку, відповідь на електронне повідомлення не очікується протягом наступних чотирьох хвилин.
Звичайно, застосовується і зворотне: якщо ви не можете відповісти на запит протягом 24 годин, надішліть відправника коротким повідомленням, наприклад:
Дякую вам за вашу електронну пошту! Ви отримаєте результат до кінця тижня.
Правило 5: Рідко відповідайте усім.
Пройдіться навколо свого столу, перш ніж натиснути «Відповісти всім», і, роблячи це, подумайте, чи справді вам це потрібно.
Недотримання цього та наступних двох правил є однією з найбільших причин повені пошти.
Зокрема, ніколи не натискайте «Відповіді всім», щоб просто сказати «Дякую».
Правило 6: Економно використовуйте поле CC.
Утримайтеся від включення всіляких людей до КК. Зокрема, залиште ті, які ваша електронна пошта також може представляти інтерес.
І якщо ви дуже хочете додати когось до ЦК, напишіть, чому в електронному листі. Для мене це часто говорить під привітанням:
cc пані Мейєр для отримання інформації
cc пану Мюллеру для розповсюдження у відділі
І т. Д.
Правило 7: відмова від BCC.
Є корисні функції електронної пошти, є зайві, а є поле BCC.
Насправді є лише одна причина використовувати поле BCC: а саме, якщо ви надсилаєте електронне повідомлення багатьом одержувачам, які не знають один одного, і ви не хочете розповсюджувати чужі електронні адреси.
В іншому випадку немає жодних підстав використовувати BCC. Особливо не показувати своєму керівнику, наприклад, що ви щось робите.
Правило 8: Електронна пошта - це віртуальні листи.
Електронні листи - це все говорить - це електронні листи. Незважаючи на те, що були встановлені нові офіційні правила, застосовуються певні правила, як і для листів:
- правопис, орфографія застосовується. Написання всього з малої літери на протязі несподівано не стає правильним і звичним у електронному листі.
- Напишіть нормальну, пристойну Привітання.
- Забудь про це привітання Ні.
В основному: Ви також представляєте себе та свою компанію електронною поштою. Ви передаєте певний образ. Тож дійте відповідно.
Правило 9: Електронна пошта потребує хорошої теми
Якщо можливо, обговорюваний повинен узагальнити електронний лист, таким чином одержувач знає, про що йдеться. Такі теми, як "інформація" або "сеанс", марні і ускладнюють для одержувача більше, ніж потрібно.
Ми всі обробляємо тему, щоб вирішити, які електронні листи цікаві та читаються. Хороша тема схожа на хорошу назву книги і робить вашу електронну пошту виокремленою серед натовпу.
Правило 10: Не кричіть по електронній пошті.
НЕ ПИШІТЬ ЕЛЕКТРОННУ адресу електронною поштою ВИСОКО. Кричати не потрібно. Якщо ви хочете щось виділити, напишіть це жирним або курсивом.
І не тримайте пальці від оклику. Це погано йде.