Телефонування Правильна відповідь на дзвінки в офісі -

Поради для привітання

Для першого враження немає другого шансу. Зосередьте всю свою увагу на розмові та будьте доброзичливими.

Будь ласка, посміхніться
Посміхніться перед тим, як взяти слухавку. Посмішка робить ваш голос привітнішим.

Нехай дверний дзвінок дзвонить двічі
Нехай телефон дзвонить двічі, перш ніж брати слухавку. Абонент не очікує, що ви відповісте негайно.

Компанія, ваше ім’я та прізвище, привітання
Спочатку вкажіть назву вашої компанії, потім своє ім’я та прізвище. Абонент часто неправильно розуміє перші кілька слів. Оскільки він телефонує конкретно до вашої компанії, він очікує, що назва компанії буде згадана. Згадування вашого імені є особистим та приємним. Ви відкриваєте розмову "Привіт!" Або звичайним привітанням.

Немає порожніх фраз
В кінці привітання не використовуйте порожні фрази на кшталт «Що я можу зробити для вас?» Це безглуздо і звучить як комутатор.

Поліпшити голос та мову

• Сядьте і розслабтесь, коли будете говорити. Завдяки цьому голос звучить повніше та глибше.
• Жестикулюйте спокійно, коли ви говорите. Той, хто телефонує, не бачить вас, але це робить вашу промову більш живою.
• Коли ви втомилися, встаньте, щоб поговорити по телефону. Так ваш голос звучить жваво.
• Говоріть стандартною німецькою якомога краще. Діалект не є проблемою, якщо вас добре розуміють.

Поради для розмови

Коли ви представились, дозвольте абоненту сказати своє слово. Абонент представиться та пояснить причину дзвінка. Уважно слухайте, запитуйте, якщо чогось не розумієте, і повторіть важливу інформацію.

робити нотатки
Робіть нотатки під час розмови. Ваші нотатки правильно створені, якщо вони відповідають на такі запитання: Хто дзвонив? Про що це було? Що було домовлено?

Запам'ятайте ім'я абонента
Запишіть і ім’я, і прізвище того, хто телефонує. Це добре працює в подальшому листуванні. Якщо ви не зрозуміли цього імені, використовуйте теперішній час, коли запитуєте: “Як вас звати?” Попросіть абонента написати це ім’я, яке не є повсякденним.

Вчений ступінь
Якщо абонент має науковий ступінь, зверніться до нього з: "Herr Doktor Hinz", "Frau Professor Kunz".

Зверніться до абонента по імені
Зверніться до абонента по імені. Однак не використовуйте ім’я занадто часто, воно здасться настирливим. Достатньо двох разів: на початку і при прощанні. Поставте назву в кінці речення: "Я завтра надішлю вам інформаційний матеріал, містере Шустер!"

Підключіться
При підключенні до колеги повідомте абоненту ім’я та прізвище колеги, якому ви переходите. "Зараз я зв’яжу вас з Міхаелою Кляйн, нашим менеджером з персоналу".

Сформулюйте позитивно
Уникайте негативних фраз і вимовляйте це позитивно. Замість "На жаль, я не знаю", краще "я дізнаюся більше і передзвоню вам". Замість "Більше не цього тижня", краще "Можливо, наступного тижня".

Припинення розмови

Після закінчення вмісту телефонного дзвінка ви можете чемно закінчити дзвінок. У вас є кілька варіантів для цього:

Підсумовувати
Знову підсумуйте зміст розмови: «Можна ще раз коротко підвести підсумок: ...»

Дякувати
Подякуйте людині, з якою ви розмовляли, що зателефонувала: "Дякую, що поговорили з нами, я все записав".

запитати
Задайте закрите запитання, на яке абонент може відповісти лише так чи ні: "Чи можемо ми залишитися такими?"

Запевнити
Пообіцяйте абоненту, що ви подбаєте про його прохання: "Добре, я негайно подбаю про це!"

---