Відрядження - від планування до виставлення рахунків - експерт з офісних меблів

Незважаючи на збільшення кількості доступних каналів зв'язку, важливість ділових поїздок не зменшилась. Навпаки, особливо, коли йдеться про встановлення та підтримку професійних контактів, особисте знайомство настільки ж незамінне, як і регулярні обміни з важливими діловими партнерами.

Важливість особистого контакту, зокрема, призводить до високих очікувань, які можуть збільшити рівень стресу до та під час такої поїздки. Щоб бути якомога краще підготовленими в таких ситуаціях, наступний огляд містить інформацію про те, як підготуватися до ділової поїздки. Це повинно зробити вимогливий час від виїзду до, що сподіваємося успішного завершення, більш спокійним, щоб привернути увагу до змісту поїздки, а не до організаційних питань. Крім того, даються відповіді на найважливіші питання щодо обліку витрат на проїзд, щоб ви могли ретельно зібрати необхідні документи до та під час відрядження та заощадити ці зусилля згодом.

Як визначається ділова поїздка?

Перш за все, слід з’ясувати, чим відрядження відрізняється від приватної. Обидва варіанти мають спільне, що на певний проміжок часу ви віддаляєтесь від традиційного оточення місця проживання та роботи та відвідуєте інші - часто раніше невідомі - місця та людей. Однак, хоча приватно ви зазвичай подорожуєте з власної мотивації та без будь-якого тиску очікувань, у вас завжди є робота. Це може варіюватися від створення ділової мережі та підтримки існуючих контактів до укладення контрактів та конкретних ділових угод, хоча це неможливо або обіцяє зробити з фактичного місця роботи.

Підготовка змісту поїздки

Підготуйтеся до відрядження: продумайте важливі документи і добре підготуйтеся до обговорень! Фото: undrey/fotolia.com

Пункт призначення та період запланованої поїздки?
Хто є учасниками поїздки як від вашої компанії, так і від ділових партнерів на місці?
Якою є початкова ситуація перед початком поїздки?
Яке очікування результату поїздки?
Які аргументи чи інструменти ви маєте як діловий мандрівник для досягнення своєї мети?
Які варіанти можна переконати ділових партнерів? У який момент можна йти на компроміси?

Організація відрядження

Для багатьох ділових поїздок необхідне проживання через відстань або тривалість діяльності, як правило, готель, зручно розташований до місця призначення. Щоб уникнути неприємних сюрпризів під час реєстрації заїзду, його слід забронювати до початку подорожі. Якщо у вас виникнуть запитання на стійці реєстрації, радимо взяти з собою підтвердження бронювання. Зверніть увагу на час реєстрації заїзду та відповідні терміни, доки ваш номер буде зарезервовано для вас. Якщо потрібно, вам слід повідомити готель про пізній прибуття, щоб не дати терміну дії бронювання закінчитися.

Основним потенційним фактором стресу у відрядженнях є маршрут та курс подорожі. Слід заздалегідь уточнити, який транспортний засіб використовуватиметься. Залежно від відстані та бюджету доступні такі варіанти:

політ
Автобус та поїзд
таксі
автомобільний

Досить часто поєднують різні види транспорту, щоб покрити всю подорож від дверей до дверей. Для того, щоб підготуватися до поїздки, ви обов’язково повинні помістити всі видані квитки в швидкодоступну частину свого багажу.

Особливий випадок: використання приватного автомобіля

На власному автомобілі у відрядженні: тут діють спеціальні правила виставлення рахунків. Фото: Thaut Images/fotolia.com

Ситуацію слід розглядати з особливою обережністю, якщо страховий випадок настає у відрядженні на приватному транспорті. В принципі, роботодавець несе цей ризик лише в тому випадку, якщо він дав вказівки щодо використання приватного транспортного засобу. Однак, якщо це рішення було прийнято працівником з міркувань комфорту, збиток повинен покрити його власний страховий транспорт. За певних обставин такий ризик також може бути покритий вищим дозволом на пробіг від роботодавця. Якщо ви сумніваєтеся, бажано розглянути можливість укласти всебічне страхування для ділових поїздок, щоб не залишати можливості для перекладу та конфліктів, що виникають.

Подорожуючи на далекі відстані, важливо перевірити вимоги до в’їзду задовго до початку подорожі та мати відповідні проїзні документи - e. B. Паспорт та візу - отримати.
Також бажано дізнатись про місцеві умови в невідомих країнах призначення, зокрема про ситуацію з безпекою та здоров’ям, наприклад, з метою рекомендованих щеплень.

Багаж

Всі необхідні документи слід скласти безпосередньо перед поїздкою, щоб отримати до них доступ одразу після виїзду. Документи, які можна підготувати, включають зокрема:

Проїзні документи та інформація
Огляд усіх потенційних контактів та їх контактних даних
Документація, необхідна для виконання ділового доручення
Візитні картки

Документи, які слід опрацювати під час поїздки, в кращому випадку вже доступні як чернетки на блокноті або планшеті, щоб робочий час у поїздці не витрачався на підготовчі заходи.

Складаючи свій багаж, ви перш за все повинні переконатися, що можете подорожувати відповідно до цього випадку. Діловий одяг та засоби особистої гігієни є обов’язковими, але є також відповідні аксесуари та, якщо потрібно, захисний одяг.

Щоб уникнути фінансових вузьких місць, на поїздку слід запланувати достатньо коштів. Заздалегідь дізнайтеся, які способи оплати приймаються, наприклад, при оплаті готельного рахунку або транспортної послуги, і, якщо це можливо, візьміть готівку в місцевій валюті при поїздці за кордон.

Не можна забувати і технічне обладнання, яке варіюється від ноутбуків для роботи під час подорожей до смартфонів як середовища спілкування. Зручний лазерний вказівник також рекомендується для презентацій, щоб мати можливість чітко вести аудиторію через лекцію. Для всіх цих пристроїв важливо взяти з собою відповідні блоки живлення або запасні батареї. Залежно від країни призначення, потрібен також адаптер розетки. Надзвичайно незручно і нудно приходити до результатів ділової зустрічі без функціонального робочого обладнання.

Продовження звіту про відрядження та витрати на поїздки

Подальші дії у відрядженні: Надішліть всі відповідні документи своєму роботодавцю. Фото: Africa-Studio/Fotolia.com

Для особистого харчування застосовуються різні правила, оскільки роботодавець сплачує щоденну ставку на додаткові витрати на харчування. Для цього не потрібні докази. Ця добова ціна базується на відповідному напрямку подорожі, в межах Німеччини вона становить € 24. Однак він може бути зменшений на день прибуття та виїзду, якщо подорож зайняла менше 12 годин, але менше 8 годин не має права на цю фіксовану ставку. Іншим аспектом, який може призвести до зменшення, є прийняття витрат на їжу третіми сторонами. Класичними прикладами цього є запрошення на діловий обід або сніданок, включений у вартість ночівлі, що зменшує денну ставку на 20%.

Однак, якщо ви запрошуєте своїх ділових партнерів самостійно, ці квитанції про гостинність можна подати за умови, що роботодавець попередньо дозволив запрошення.

Якщо квитанцій за певні послуги, наприклад, на поїздці на таксі, немає, квитанції про заміну можуть видаватися залежно від прийняття роботодавцем, за які відшкодовуються менші та ймовірні суми.

Робочий час під час подорожі фіксується у звіті про витрати на проїзд і включає головним чином робочий час - напр. B. зустрічі, конференції, презентації - витрачений час. Однак сам час у дорозі зараховується лише до робочого часу, якщо він є невід'ємною частиною звичайної діяльності, наприклад у випадку торгового представника. В іншому випадку, право на запис часу в дорозі як робочого часу існує лише в тому випадку, якщо це буде використано для комерційних цілей, таких як телефонні дзвінки або підготовка документів за явним вказівкою роботодавця. У будь-якому випадку слід переконатись, що не перевищується допустимий законодавством час роботи 10 годин на день.