Вся інформація для схуднення Підсилюйте внутрішній зв’язок за допомогою вкладеної інтрамережі;
Для багатьох підприємств та організацій інтранет є практично синонімом внутрішнього спілкування. Все, від ділових стратегій, новин та подій до змін, передається через інтранет. Здатність обробляти всі комунікації за допомогою єдиної платформи справді фантастична. Але це працює лише тоді, коли ваші співробітники віддають перевагу інтрамережі перед іншими інструментами та каналами. Якщо ні, це може навіть стати перешкодою для внутрішніх комунікацій.
Застарілі та занедбані інтрамережі, від яких залежить управління і якими зневажають працівники, сьогодні, на жаль, дуже поширені. Як результат, критична інформація не завжди передається по всій організації спеціально, а іноді навіть навіть. Кримінальна інтрамережа також негативно впливає на залучення працівників, роблячи організацію менш продуктивною та важчою для управління.
Непопулярність інтрамережі може бути зумовлена багатьма причинами. Можливо, він не сумісний з мобільними пристроями, наприклад. А може, це стала масивною мережею заплутаних даних, що ускладнює отримання відповідної інформації. Можливо також, що інструменти та функції, які віддають перевагу співробітники, просто недоступні, що легко може статися, якщо інтранет не оновлювався протягом тривалого часу, так що ІТ-відділ пов'язаний під час процесу інтеграції інструментів. Крім того, якщо домашня сторінка не стосується того, що співробітники вважають найважливішими внутрішніми потребами та уподобаннями, це негативно позначиться на їхньому уявленні про внутрішню мережу в цілому.
У цьому дописі в блозі ми дамо вам декілька основних порад щодо того, як спроектувати внутрішню мережу, щоб вона стала справжньою пасткою, що дасть потужним стимулом для внутрішніх комунікацій.
Зробіть співробітників залежними від інтрамережі
Можливо, ви не думаєте, що будь-яка з цих проблем впливає на вашу інтрамережу. Він гіперсучасний, оптимізований для мобільних пристроїв і, на його думку, простий в орієнтації. Однак, якщо використання інтрамережі низьке, а ваша організація вважається неінформованою, розділеною та безкомпромісною, ваша комунікаційна стратегія та інтранет навряд чи будуть працювати дуже добре. У цьому випадку вам, мабуть, потрібна докорінна переробка інтрамережі та комунікаційної стратегії.
Найкращий спосіб зробити це значною мірою залежатиме від вашої галузі, розміру вашого бізнесу, чи ви керуєте глобальною операцією, чи вона нещодавно об’єдналася тощо. Це складна проблема, яку ми збережемо для майбутньої публікації в блозі.
Звичайно, структура та функції вашої інтрамережі також повинні бути адаптовані до унікальних потреб вашої організації та її діяльності. Але є кілька факторів успіху, застосовних у всіх сферах. Кожен менеджер зв’язку завжди повинен прагнути зробити своїх співробітників залежними від інтрамережі. Якщо ви зробите це, керівництво може бути впевнене, що інтранет робить свою життєво важливу роботу, щоб постійно в курсі всієї організації отримувати найсвіжішу та найважливішу інформацію.
Очистити, схуднути, накласти сувору дієту
Інтранет має прикру звичку здути. Нові документи, публікації в блогах, підсторінки та цільові сторінки, зображення, відео та інші засоби масової інформації постійно додаються протягом усього дня. Якщо його не підтримувати за допомогою короткого ременя, він може легко стати непроникною та величезною масою старої, зайвої, продубльованої, а в багатьох випадках і неточної, інформації, змішаної з важливою новою інформацією. Чим більша маса, тим більше шансів, що працівники втратять важливу інформацію і навмисно почнуть уникати інтрамережі. І якщо одна і та ж інформація доступна у великій кількості різних версій, інтрамережа повністю втратить свою надійність.
Щоб уникнути цього накопичення непродуктивної інформації, вам потрібно встановити суворі строгі процедури для кожного аспекту управління інформацією, починаючи від розміщення нової інформації до процесу видалення та архівування. Наприклад, для кожної сфери бізнесу повинен бути спеціальний власник інформації, хтось відповідальний за прибирання та регулярне архівування інформації. Видавці Інтранету рідко володіють знаннями для підтвердження точності всієї інформації, що передається через їх інтрамережі. Пости в блогах, документи та сторінки з обмеженою тривалістю життя завжди повинні мати дату публікації. Дублікати можна усунути або зменшити за допомогою уніфікованих каталогних публікацій та процедур. Інтегрована система управління документами також спростить роботу з обслуговування, наведення порядку та навігації в інтрамережі.
Але після введення нової світлової структури та найкращих таких процедур залишається найскладніше завдання. Зараз найважливішим фактором успіху є переконання, що всі рекламодавці (які часто включають всю організацію) роблять те саме. Тому для підтримання форми та гладкості внутрішньої мережі регулярні навчальні та інформаційні кампанії, отже, є важливими для будь-якої організації.
Ви хочете знати більше?
Зареєструйтесь для нашого безкоштовного вебінару на вимогу Як запровадити чудову інтрамережу в Office 365 та SharePoint або завантажте документ 45 Важливі запитання для цифрового робочого столу.
Зробіть інтранет доступним для всіх. Весь час.
Сьогодні, коли практично всі сплять поруч із мобільним телефоном, адаптація до мобільної інтрамережі є абсолютно важливою для оптимізації внутрішнього зв'язку. Незважаючи на те, що ваші співробітники проводять значну частину своїх днів за комп'ютером, мобільний телефон відіграє набагато важливішу роль у їхньому житті. На багатьох робочих місцях працівники можуть навіть не мати комп’ютера. Мобільний телефон або планшет - чи не єдиний доступний пристрій цифрового зв'язку. Думка про мобільні пристрої, з точки зору користувача, необхідна для побудови популярної інтрамережі.
Доступність - це також доступність. Надання доступу кожному до всього рідко буває можливим. Певна кількість конфіденційної інформації завжди зарезервована для кількох пільговиків. Слід також враховувати стандарти захисту даних та дотримання цілісності. Однак ви завжди повинні намагатися зробити якомога більше інформації доступною для вас. Прозорість і відкритість майже завжди відкривають шлях для більшої залученості співробітників, що полегшує уніфікацію організації та керування стратегічними цілями.
Тому обов’язково надайте час для регулярного перегляду та оновлення списків інформації про доступність. Це справді вдалий рецепт для залучення та утримання користувачів. Інший спосіб покращити доступність - це структурувати функції пошуку та керівництва відповідно до ролей, процесів та обов’язків роботи. Це значно полегшить пошук відповідної інформації.
Навігація для ефективного спілкування.
У багатьох інтрамережах може бути важко орієнтуватися, особливо в старих. Наприклад, домашня сторінка може не синхронізуватися з розвитком бізнесу, підкреслюючи потреби та уподобання застарілих користувачів. Тут ми повинні мати змогу знайти інструменти роботи з найвищим пріоритетом, усі останні новини та уявлення про поточні сфери діяльності. Крім того, дизайн повинен бути вражаючим, повітряним і легким в орієнтації. Наприклад, періодичні події та дії календаря можна, наприклад, перемістити на окрему цільову сторінку замість насичення домашньої сторінки, залишаючи місце для найважливіших повідомлень. Зміст інтрамережі та структура її меню повинні регулярно переглядатися та оновлюватися відповідно до поточних операційних та комунікаційних процесів та потреб користувачів.
Вивчення функцій пошуку також дуже важливо, якщо ми хочемо підвищити популярність інтрамережі. Коли списки результатів пошуку стають надмірно довгими з багатьма подібними або нерелевантними результатами, користувачі починають шукати інші варіанти пошуку. Тоді, крім зменшення параметрів функції пошуку, напр. За допомогою пропозицій автозаповнення фрази пошуку вам потрібно структурувати все розміщене відповідно до сучасних технологій SEO так само, як ви керуєте своїм зовнішнім веб-сайтом. Це конкретно означає, що пошукові слова та фрази повинні бути включені в заголовки, витримки та основні абзаци, що оптимізовані метаописи та що все позначено тегами та категорізовано тощо.
Додайте кольору і життя
Інтранет, заповнений бюрократичними текстами, кількома зображеннями та жодним відео, не зупиниться на цифровому кладовищі в найкоротші терміни. Якщо ви хочете, щоб повідомлення швидко поширювались, ваша продуктивність зростала, а ваш персонал постійно зголоднів до нової інформації, вам потрібно додати життя та кольорів до вашої інтрамережі. Вам потрібно оживити його за допомогою безлічі зображень та відео, які відображають унікальні цінності, характеристики та субкультуру вашої організації як візуально, так і словесно. Але завжди дотримуйтесь спокійного тону, щоб ваші співробітники почувались як вдома як в Інтернеті, так і на своєму фізичному робочому місці.
Подумайте, як представлені ваші різні повідомлення, щоб отримати найкращі результати. Набагато більше надихає дізнаватися про нову бізнес-стратегію адміністрації через відео, ніж читати її в бюлетені. Відео набагато особистіше і має набагато більше шансів викликати участь співробітників, ніж прес-реліз.
Слідкуйте за нашим блогом, якщо ви хочете дізнатись більше про те, як зміцнити внутрішній зв’язок за допомогою сучасної інтрамережі.