11.5 Поради щодо того, як ви будете робити щодня більше; Марк Клин
Сьогоднішня гостьова стаття виходить з-під пера Бенджаміна Флоера з http://www.christliches-zeitmanagement.com. Бенджамін представляється в кінці статті.
Щодня нам доводиться робити багато великих і малих справ. Наприклад сьогодні: підготовка порядку денного, робота над електронними листами, прання та одягання своїх дітей, приготування сніданку, пилосос, полив квітів, дзвінки двом колегам, читання хвилин, планування заходу тощо.
Знову і знову бувають дні, коли я не виконую все, що я задумав зробити за день. Тоді ввечері у мене поганий настрій і стрес, бо я знаю, що ще мені робити наступного дня.
Чи знаєте ви відчуття стояти перед горою завдань і не знати, коли це все робити? Ось чому я склав список найважливіших для вас і мене методів підвищення продуктивності. За допомогою цього списку я покажу вам, як можна робити щодня більше і як можна ввечері занурюватися у свою подушку, втомлений, але задоволений собою.
1. Найважливіше слово для управління часом
Коли я хочу щось від своєї доньки, я часто чую «Ні, я цього не хочу». Іноді з додаванням «Мені так нудно». Діти можуть чітко сказати, що вони хочуть, а що ні.
На жаль, ми, дорослі, часто про це забуваємо. Не годиться відмовляти у бажанні або відмовляти комусь підтримати.
Звичайно, вам слід продовжувати допомагати іншим або підтримувати їх у роботі, адже ви хотіли б, щоб інші допомагали вам, коли вам потрібна допомога.
Але добре подумайте, коли ви можете допомогти іншим і чи дійсно потрібна ваша негайна допомога. Ви також можете пообіцяти комусь свою підтримку, але домовитись про зустріч.
Також подумайте, чи має сенс те, про що ви просите, або те, що хтось просить вас зробити. Якщо ні, також чітко скажіть «Ні» або, якщо потрібно, навіть «Ні, бо мені нудно» 😉
Ви господар свого часу, тому по можливості не дозволяйте іншим правити вашим часом.
2. Тижневе планування
На початку кожного нового тижня (або в кінці попереднього тижня) знайдіть час, щоб спланувати свій тиждень. Для цього спочатку введіть свої фіксовані зустрічі, а потім розкладіть навколо них свої завдання. Розподіляючи свої завдання, зверніть увагу на зустрічі, які у вас вже є в той день.
Скажімо, у вас є вісім годин роботи. За цей час у вас є шість годин зустрічей та одна година водіння. Скільки часу у вас є на той день для виконання завдань?
Неправильно! Абсолютно жодного. Тому що вам також слід планувати буфери щодня. Бо коли ще ви відповідаєте на телефонні дзвінки чи редагуєте пошту та електронні листи?
3. Сміття
Викиньте все, що вам більше не потрібно. І якщо ви думаєте: "Я міг би в якийсь момент знову це використати" - все одно викиньте це або оцифруйте.
Охайне середовище надзвичайно підвищує вашу продуктивність, оскільки безперешкодний погляд створює свободу думок. Слідкуючи за незавершеною справою, ви будете відволікатися.
До речі: використовуйте свій цифровий смітник якомога частіше. Наприклад, негайно видаліть непотрібні електронні листи. Негайно дайте відповіді на інші електронні листи або заплануйте їх за допомогою Google Inbox.
Ваша поштова скринька та стіл повинні бути порожніми щовечора.
4. Оазис спокою
До нас у вільний час постійно телефонують, пишуть, розмовляють чи спілкуються з ними.
Побалуйте себе розкішшю того, що ви не регулярно доступні.
Для цього iPhone має режим "Не турбувати". Ви навіть можете запустити його автоматично за встановленим часовим режимом.
Я рекомендую програму Offtime для користувачів Android.
5. Список справ
Кожен незавершений бізнес блокує простір пам'яті у вашій голові і несвідомо відволікає вас назавжди. Ваш мозок не може забути незакінчену справу і тому постійно займається цим.
Рішення для цього, звичайно, не робити все відразу. Просто спроба знищить вас через кілька годин. Натомість запишіть все, що вам потрібно зробити, і поставте завданням фіксовану дату.
Захоплює те, що просто запис завдання сигналізує вашому мозку про те, що йому більше не доводиться з ним мати справу.
Це означає, що лише письмовим закінченням ресурси у вашій голові будуть безкоштовними. Хоча ви ще нічого з цього не зробили.
Звичайно, довгостроковою метою повинно бути виконання запланованих завдань у зазначену дату.
Для такого списку справ достатньо ручки та паперу. Але, звичайно, ви також можете використовувати додаток. Рекомендую поглянути на Todoist.
6. Щоденне планування
На додаток до планування тижня, вам слід зайняти десять хвилин щодня, щоб підготуватися до наступного дня. Погляньте на найближчі зустрічі та знайдіть усі документи та матеріали, які вам знадобляться на наступний день. Упакуйте все у відповідні пакети.
Далі перегляньте заплановані завдання та відсортуйте їх за важливістю та де ви можете їх виконати. Тому що навіть якщо вам доводиться купувати щось дуже важливе і те, що не так важливо, немає сенсу двічі ходити до магазину лише тому, що менш важливим завданням була не ваша черга вперше.
Підключіть своє щоденне планування до фіксованого тригера, щоб ви не могли його забути. Наприклад, це завжди може бути перед тим, як вийти з кабінету, сісти на диван або відразу після вечері.
7. Зволікання
Зволікання - одна з найбільших неприємностей ефективного дня. Ви також продовжуєте виконувати важливі, великі та напружені завдання перед собою?
Ви постійно ловите себе раптом, віддаючи перевагу пилососити або безцільно серфінгу через Інтернет годинами?
То що ви можете з цим зробити?
Це зволікання закріплено в нашій біології. Тож ми нічого з цим не можемо зробити, просто живемо з цим.
Тому плануйте таку діяльність свідомо.
Працюйте над великим завданням протягом 25 хвилин цілеспрямовано і відволікаючись, а потім дозвольте собі п’ять хвилин зробити щось зовсім інше (прибирання, гра, Facebook).
Потім знову сконцентруйтеся на своєму завданні. Щоб трохи допомогти самодисципліні, ви можете встановити будильник або скористатися додатком. Просто шукайте програми з назвою "Pomodoro".
8. "Робочий час"
Незважаючи на все планування, методи та програми, у ваших завданнях завжди буде затор.
Це відбувається просто тому, що завжди є етапи, на яких потрібно зробити більше.
Тому я планую “робочий час” у своєму календарі приблизно кожні два тижні. Я блокую вранці чи вдень, коли встигаю виконати ці кумулятивні завдання.
9. Подовжте свій день
Втратьте годину вранці, і ви будете цілий день полювати на неї - Річард Уетлі кольоровий>
Коротше: вставайте раніше! Вам спочатку це буде важко на початку. Не намагайтеся налаштувати будильник на дві години раніше, а краще встановлюйте його на 15 хвилин на тиждень.
Мій день розпочався о 5:00 ранку протягом дев’яти місяців. З тих пір у мене є час на свою роботу, на свій блог, на своїх дітей та на регулярні піші прогулянки. На все це я із задоволенням роблю, не обертаючись знову.
10. Почніть
Найбільша проблема виконання завдання - це взагалі початок роботи. Мені занадто часто зручніше залишатися в ліжку або на дивані. Але за допомогою цього простого трюку я можу дуже швидко перевести себе в робочий режим.
Я зобов’язуюся працювати над завданням принаймні 15 хвилин. Якщо через ці 15 хвилин я все ще не відчуваю мотивації, я можу зупинитися і робити те, що хочу.
Однак більшість часу, після цього часу, я настільки поглинений завданням, що просто продовжую.
Захоплює те, що цей трюк працює, навіть якщо ви знаєте, що маніпулюєте собою.
Якщо ви розпочали один раз і досі не можете ввійти в завдання, краще зробити це іншим разом. Тому що, якщо ви підходите до завдання бездумно, ви можете побачити це в результаті.
Я також іноді використовую цей метод для написання статей у блозі. Я прагну написати 500 слів кожні три дні. Коли я почав писати текст, він швидко зріс до 1500 (як і в цій статті).
11. Міні-список справ
Протягом тижня виконується маса завдань. Багато з них дуже маленькі, але потребують багато часу на підготовку.
Наприклад, припустимо, вам потрібно замінити лампочку, прикрутити кран і закріпити одну з дитячих іграшок. Для кожного з цих завдань вам потрібно щось із підвалу. Якщо ви втікаєте одразу кожного разу, коли виявляєте таке завдання, вам доведеться тричі бігти в підвал.
Натомість запишіть ці міні-завдання і виконуйте їх одне за одним, так що вам доведеться лише один раз спуститися в підвал.
Принцип, звичайно, може бути використаний не тільки для ремонту, але і для багатьох різних сфер життя.
Я зберігаю список цих міні-завдань у Todoist і виконую їх одне за одним у вихідні.
12. Регулярно вдосконалюйте управління часом
Просто регулярно читайте в моєму блозі або слухайте мій подкаст. Найкраще зробити замовлення бюлетеня. Тоді я щотижня нагадуватиму вам у вашій поштовій скриньці, щоб ви робили щось, щоб зробити більше і зробити більше часу. Звичайно, ви також повинні прочитати цей блог від Марка.
Які поради, підказки та інструменти допоможуть вам робити більше щодня?
Про Бенджаміна:
Якщо ви хочете дізнатись більше про управління часом, продуктивність та ефективність, відвідайте мій блог або послухайте мій подкаст.
Я Бенджамін Флоер. Я пастор, тренер з підвищення продуктивності та батько двох дітей.
Мій блог допомагає вам мати більше часу на речі, які для вас дійсно важливі.
Я вірю у світ, де професіонали мають час на свої хобі, знаходять час для себе, а батьки проводять час зі своїми дітьми.
Все це можливо, не впливаючи на якість вашої роботи.
На цій сторінці ви отримаєте цінні поради, методи та підказки щодо управління часом, яке вам підходить. Я також допомагаю вам зробити вашу щоденну роботу успішною, розслабленою і більше насолоджуватися своєю роботою.
Зареєструйтесь на розсилку зараз!
Поки що 2 коментарі. Що ти сказав?
Дійсно приємна стаття! Перш за все, сказати «ні» - це правда. Іноді легше бути дитиною:-). Усі вони є хорошими порадами, а також те, що з 500 словами для мене абсолютно однаково. Або це взагалі не працює, і я зупиняюсь, або взагалі не можу зупинитися, і я перевершую понад 1500 слів. Оскільки ви також згадуєте програми, я додав би Google Calendar, оскільки він також надсилає сповіщення, і нещодавно ви також можете створити там список справ. В іншому випадку, оскільки я самостійно працюю, система відстеження часу, така як primaERP, мені також допомагає - тому я бачу, як я витрачаю свій час і, перш за все, на що я витрачаю його. Занадто добре знайте зволікання та "швидко перегляньте Facebook". Again Ще раз дякую за чудову статтю. LG, Соня 🙂
Дякую за похвалу. Я радий, якщо поради вам будуть корисні. Так, уста дитини розкривають правду
Я також люблю працювати з Google і ділитися календарем зі своєю дружиною.