Аналіз зацікавлених сторін - визначте важливих людей
Аналіз зацікавлених сторін є одним з найважливіших методів управління проектами. Хоча ми розглядаємо аналіз зацікавлених сторін як одноразову заявку, саме в цей момент те, що називається управлінням зацікавленими сторонами, це те, що ми постійно робимо для спілкування із зацікавленими сторонами. Але для того, щоб зрозуміти значення аналізу зацікавлених сторін, спочатку слід розібратися з тим, що насправді є зацікавленою стороною.
Що таке зацікавлена сторона?
Ми називаємо так звані групи зацікавлених сторін як зацікавлені сторони. Це люди, які якимось чином мають право на проект, і це може бути пов’язано з різними речами. Наприклад, тому, що вони є частиною команди проекту, або тому, що вони особливо зацікавлені в проекті та здійснюють певну владу над проектом, або тому, що проект особливо впливає на них.
Потім ці зацікавлені сторони узагальнюються по групах або кластерах, але їх також можна реєструвати окремо. Це означає, що можна мати людину Зацікавлені сторони як, наприклад, пан Мюллер у Аналіз зацікавлених сторін Також можна записати організацію, таку як департамент охорони здоров’я, або групу, таку як бухгалтерія. Все можливо, і завжди повинно бути ясно, що аналіз зацікавлених сторін сам по собі є суб’єктивною працею. Це означає, що відчуття того, скільки влади хтось має над проектом і наскільки проект на нього впливає, завжди є суб’єктивним. Дуже важко дістати це до об’єктивного рівня. На мій погляд, це не потрібно, тому що цілком нормально, якщо аналіз зацікавлених сторін розроблений з точки зору команди проекту і, отже, суб'єктивний одночасно.
Що таке аналіз зацікавлених сторін?
Як аналіз зацікавлених сторін ми описуємо метод в рамках управління проектами, який спрямований на виявлення цих зацікавлених сторін та розробку контрзаходів. Завжди повинно бути повністю ясно, що нас ніколи не стосується сам чистий аналіз, а скоріше ті заходи, які зрештою виходять з нього. Отже, що ми будемо робити з цими зацікавленими сторонами, щоб позитивно прихилити їх до нашого проекту.
І це завжди мета: ми хочемо, щоб усі зацікавлені сторони були позитивно впевнені у нашому проекті, якщо це можливо.
Як правило, ми не зможемо перемогти всіх зацікавлених сторін. Але якщо ми закінчимо добре Аналіз зацікавлених сторін або добром Управління зацікавленими сторонами може збільшити квоту позитивних зацікавлених сторін, тоді виграється багато.
І тут досить часто проводиться аналіз зацікавлених сторін кілька разів. Звичайно, попередні дані завжди можна отримати. Кажуть, що він буде переглянутий і розширений, але не повністю перероблений.
Навіщо мені потрібен аналіз зацікавлених сторін?
Це питання цілком виправдане. Тому що керівництво проектами не повинно миритися з звинуваченням у бюрократизації ні за що. Це означає, що створено багато планів, створено багато таблиць, оглядів та презентацій, і врешті-решт залишається питання: чи все це нам потрібно було?
Як працює аналіз зацікавлених сторін?
Існує багато різних форм аналізу зацікавлених сторін, один із варіантів якого я описую у своїй книзі: Підручник з управління проектами - Основи з методами та прийомами для початківців.
Коротше кажучи, можна сказати, що ми охоплюємо три відповідні моменти:
Ставлення:
Ми хочемо знати, які саме ставлення має зацікавлену сторону в проекті. Позитивний, нейтральний або негативний.
Потужність:
Ми іноді також згадуємо цей момент вплив. Мова йде про те, наскільки сильною є ця людина чи наскільки вона впливає на наш проект. Тут можливі різні масштаби. Зазвичай я працюю за шкалою від одного до чотирьох. Отже, припустимо, людина має стільки сили, що вона може зупинити наш проект, тоді ми надаємо їй потужність чотири. Якщо нам відносно байдуже, що говорить ця людина, ми надаємо їм силу одного.
Як зазначалося вище, це, звичайно, суб'єктивна оцінка. Влада - це завжди те, що ми суб’єктивно сприймаємо. Одна людина може мати силу чотирьох на нас, але ця людина має силу одного на когось іншого. Це завжди пов’язано з вашою власною оцінкою, а також вашою власною впливовістю.
Проблема:
У цьому другому вимірі, Розчарування реєструє, наскільки проект впливає на зацікавлену сторону. Іноді також реєструється впливовість, тобто як сильно можна вплинути на зацікавлену сторону. На мій погляд, і те, і інше має сенс, але ми тут дивимось лише на стурбованість.
Зазвичай це призводить до матриці з чотирма квадрантами, в якій ми, наприклад, розмістили певні зацікавлені сторони. Тут ми бачимо таку графіку.
У цьому прикладі є кілька зацікавлених сторін, які негативно ставляться до проекту. Звичайно, не кожна зацікавлена сторона важлива. Для нас насамперед важливими є зацікавлені сторони, які мають особливо високий рівень влади (тобто потужність три або сила чотири), і нам слід зосередитись на них. Мета все-таки полягає в тому, щоб усі зацікавлені сторони позитивно ставилися до нас або нашого проекту. Іншими словами, зараз ми маємо визначити конкретні заходи щодо того, як ми можемо залучити зацікавлені сторони на свій бік. Звичайно, це завжди індивідуальне рішення, яке залежить від проекту.
Чи слід нам ігнорувати зацікавлені сторони з невеликою владою?
Ні, абсолютно ні. Влада серед зацікавлених сторін може змінюватися. Як правило, це не має нічого спільного з нами, а скоріше відбувається через зовнішні обставини. Але існує ймовірність їх зміни, і ми завжди повинні мати огляд усіх зацікавлених сторін. І якщо ми можемо вжити заходів, які коштують нам мало і негативних зацікавлених сторін, навіть якщо вони не мають достатньої сили голосувати позитивно, тоді ми точно повинні це зробити. Тому що врешті-решт є також більшість зацікавлених сторін, навіть якщо вони не мають особливо великої влади. І чим ширший позитивний настрій до нашого проекту, тим краще.
Від аналізу зацікавлених сторін до управління зацікавленими сторонами
Логічно, що наступне питання полягає в тому, як діяти з цими результатами. Як я вже казав, перший крок - це визначити заходи для взаємодії з цими зацікавленими сторонами в короткі терміни, коли їх запрошують на планування зустрічей, вони беруть участь у проекті, їх ігнорують, залицяються. Звичайно, все це залежить від проекту та того, що команда проекту готова дати. У будь-якому випадку, має сенс перетворити цю роботу з зацікавленими сторонами на постійну роботу, тобто вже не просто одноразовий імпульс у формі аналізу зацікавлених сторін, а у формі регулярної роботи за допомогою так званого управління зацікавленими сторонами.
Хотіли б Ви знати, як Ви можете зробити свої проекти більш успішними шляхом конкретного виявлення та залучення зацікавлених сторін? Тоді замовте безкоштовну консультацію зі мною, і я дам вам три найважливіші поради щодо того, як оптимально розпочати управління зацікавленими сторонами або вдосконалити існуюче управління зацікавленими сторонами: