Бізнес-витрати дозволяють уникнути неприємних сюрпризів
Організація: запорука успішного звітування про витрати
Подорожі, ресторани, канцелярське приладдя ... багато професійних витрат оплачують працівники. Тому важливо організуватись і знати порядок відшкодування витрат вашої компанії.
Як правильно подати заяву на відшкодування ?
Застосовуйте найкращі практики для належного управління звітами про витрати !
Що таке звіт про витрати ?
Визначаємо a звіт про витрати документом, що відображає витрати, зроблені працівником від імені компанії.
Зазвичай це робиться щомісяця, але деякі перевантажені працівники заповнюють його щокварталу, семестр чи рік ...
Увага, теоретично:
Звіт про витрати без супровідних документів = звіт про витрати не відшкодовується !
Види понесених витрат
Не існує вичерпного переліку витрат, що відшкодовуються компанією. Однак працівник повинен дотримуватися ряду правил.
У цій статті ми пояснимо вам, яка інформація потрібна для написання звіту про витрати у стандартах:
Запитайте свою компанію про умови відшкодування.
1) Витрати на “харчування”
В кінці ділової їжі з клієнтом попросіть квитанція із зазначенням на звороті для кожного гостя:
- Ім'я вашого гостя,
- Його функція,
- Назва його компанії.
2) Витрати на "проживання"
В відрядження, переконайтеся, що ви знаходитесь на відстані щонайменше 50 км від місця проживання, щоб отримати відшкодування Вкажіть кількість ночей вашого перебування.
3) "кілометрові" витрати
Щоб обґрунтувати свої витрати, працівник повинен надати, крім документа про реєстрацію транспортного засобу:
- Причина
- Місце місії
- Пробіг, досягнутий для отримання надбавки за пробіг
- Фіскальна сила транспортного засобу.
4) Транспортні витрати
A підтвердження вашого квитка та причина вашої подорожі що додається до звіту про витрати, дозволяє відшкодувати вартість поїздки.
Порядок місії:
У деяких компаніях трудовим договором передбачено, що "замовлення на відрядження" буде видано працівникові під час подорожі. Наказ про місію - це документ, що детально описує місію, яку роботодавець передає своєму працівникові, і дає змогу охопити останнього у випадку нещасного випадку відшкодування витрат на відрядження.
Подорож від дому до роботи не враховується при цьому типі відшкодування.
Різні витрати: Правила, що застосовуються до всіх витрат
- Всі витрати повинні бути підтверджені квитанцією або рахунком-фактурою.
Цифровий звіт про витрати:
Сьогодні є нові рішення, які допоможуть вам попередньо заповнити звіти про витрати. Від програмного забезпечення для цифрового обліку до професійна банківська картка, дематеріалізація звіту про витрати полегшує вам управління звітами про витрати.
Відшкодування: фактична або фіксована вартість ?
Заздалегідь з вашим роботодавцем вирішується порядок проведення відшкодування, реальна або одноразова сума.
Фактичне відшкодування
Усі авансові витрати повинні бути ретельно деталізовані в a звіт про витрати за допомогою документи, що обґрунтовують витрати.
Стандартне відрахування
Немає підтверджуючих документів, які можна надати роботодавцю, оскільки компенсація здійснюється відповідно до певного визначений поріг заздалегідь компанією, наприклад 25 € за обід.
Про одноразове відшкодування:
«Сума однакова для всіх або варіюється залежно від соціально-професійної категорії. Менеджери меншин або рівноправні особи SARL, керівники SA, а також президенти SAS не отримують вигоди від цього виду відшкодування. "
Кілька порад: все питання організації
Введіть свій витрат безпосередньо після кожної транзакції ви уникнете загублення при сортуванні кількох квитанцій.
Не чекайте до останньої хвилини, щоб заповнити звіт про витрати !
Завжди просіть у продавця a підтвердний документ або рахунок-фактура за кожні витрати, здійснені від імені компанії.
Наша організаційна порада для полегшення управління звітами про витрати
- Зробіть свій звіт про витрати регулярно, щоб уникнути ефекту «снігової кулі». Відкладаючи управління своїми звітами про витрати, ви збільшуєте вартість своїх витрат
- Створіть конкретний файл для підтверджуючих документів. Відсортуйте їх у хронологічному порядку, щоб легко знайти.
- Станьте цифровим: не більше супровідні документи знебарвлений і нерозбірливий. Сфотографуйте свою квитанцію відразу.
- Негайно введіть суму свого авансу в програмне забезпечення для управління або бухгалтерське програмне забезпечення, що використовується компанією.
- Поважайте терміни відправлення витрат визначена Вашою компанією та надішліть їх якомога швидше фінансовому директору.
Ви багато витрачаєте на свій бізнес ?
Не соромтеся просити свого роботодавця про одноразове або постійне авансування витрат.
Не відшкодовується: що робити ?
У випадку, якщо ваш бізнес відмовить вам повернення коштів без явних причин, хоча ваш звіт про витрати правильно введений і обґрунтований, ви можете передати справу до Conseil des prud'hommes.
Основні моменти, які слід пам’ятати:
- Зверни увагу на умови повернення коштів ваших професійних витрат у компанії.
- Не втрачайте квитанції та скануйте їх, щоб завжди зберігати докази.
- Не витрачайте час і вписуйте суму своїх фактичних витрат відповідно до своїх витрат.
- Будьте регулярними при введенні своїх витрат для кращого управління звітами про витрати.
- Дотримуйтесь термінів надсилання звітів про витрати своєму менеджеру.
Mooncard полегшує управління професійними витратами
Завдяки платіжній картці та інтерфейсу управління витрати інтегруються в інтерфейс, і все, що вам потрібно зробити, - це додати доказ. Mooncard пропонує вам оптимізувати управління звітами, щоб заощадити час і гроші на:
- співробітники: їм більше не потрібно повторно вводити звіти про витрати та авансові витрати
- менеджери: вони можуть фінансувати платіжні картки, визначати ліміти витрат та контролювати діяльність
- бухгалтери: операції управління можуть здійснюватися безпосередньо з інтерфейсу управління спрощеним способом
Mooncard розробив дві платіжні картки, які найкраще відповідають вашим потребам. Візитна картка Mooncard, яка дозволяє управляти своїми діловими витратами за допомогою платіжної картки Mastercard. А також картка Premium Mooncard X, яка надає доступ до персонального асистента, доступного цілодобово та без вихідних, а також страховку Allianz.