Цифрове управління тендерами швидше, вигідніше; більш зрозумілим
Складному проекту часто передує тривалий тендерний процес. Чим більший рекламований обсяг, тим більше вимог, звичайно, є. Після того, як пропозиції отримані, складна робота лише починається: пропозиції не тільки повинні порівнюватися між собою, але й відповідати рекламованим вимогам. Звучить складно? Це є! Тим не менше, повинна бути можливість прийняти обґрунтоване рішення про присудження рішення.
Інструментальний та систематичний обмін вимогами, серед іншого, підтримує клієнта. о ...
- ... обмін складними описами послуг та каталогами критеріїв
(Умови) - ... структурування вимог та повторне використання предметів послуг
- ... схвалення, управління варіантами та конфігурацією
- ... відповідь на каталоги критеріїв учасниками та оцінка
Клієнт - ... зобов'язання надати докази та дотримання
Оцифруйте обробку тендерної документації
Те, що вимоги та пропозиції написані на комп’ютері, ще не означає, що для оцифрування нічого не залишилось. Часто йдеться не про оцифровку самих документів, а про оцифрування способу їх обробки. Скажу прямо: для чого потрібна роздруківка Word на 100 сторінках, яка надсилається вам поштою? Робота, безумовно, не буде полегшена. З нашої точки зору, завантаження електронною поштою або PDF є більш сучасним поштовим маршрутом. Тільки завдяки "справжній" оцифровці ви можете отримати тестування, оцінку та простежуваність одним натисканням кнопки - як огляд сукупності вимог або детально для дуже конкретної вимоги.
Оцифровка тендерної документації, звичайно, не є самоціллю. Це надзвичайно позитивно впливає на етапи тендерного процесу.
Ілюстрація 1: Процес тендеру
Визначення потреб та підготовка документів про присудження
Складні тендери включають декілька пунктів послуги з відповідними описами послуг та вимог, а також окремі каталоги критеріїв. Вони здебільшого посилаються на законодавчі вимоги чи технічні специфікації, такі як інші відповідні документи. Створена складна мережа артефактів вимог, якими більше не можна легко керувати за допомогою продуктів Office. Сучасний інструмент вимог, такий як IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next), пропонує вам саме функції для оцифрованої обробки вимог, наприклад:
- Створення каталогів вимог багаторазового використання, відповідних документів ...
- Відстежуваність вимог (між собою, але також стосовно архітектури, коду та тесту)
- Перегляд та затвердження вимог
- Одночасна обробка та швидке введення вимог (на основі браузера)
Приклад показує вигаданий каталог вимог до Інтернет-порталу торгового офісу:
Малюнок 2: Каталог вимог
Надання тендерної документації
З точки зору законодавства про конкуренцію, всі учасники торгів повинні отримувати однакову інформацію на рівних засадах. В ідеалі обмін інформацією відбувається швидко, швидко і просто. Це має бути так, адже, незважаючи на вимоги до високої якості, є природні запитання учасників торгів. Інструмент вимог повинен вас тут підтримати, а не ускладнювати і без того складний процес ще більше через технічні перешкоди.
Запитання учасника
Стандартизований формат ReqIF (Req uirements Interchange F ormat) був розроблений автомобільною промисловістю. Виробники та постачальники завжди обмінювалися вимогами. ReqIF також пропонує стандартизований робочий процес обміну, тобто управління "грою питання-відповідь" у процесах придбання. Тендерний процес пропонує саме те середовище, для якого було розроблено ReqIF: і тут клієнти та потенційні підрядники обмінюються ідеями.
Звичайно, ReqIF дозволяє проводити багаторазові «поїздки в обидва кінці»: ідентифікатори, зміст та структура вимог зберігаються навіть після кількох турів коментування. На додаток до самих вимог, файли, звичайно, також можуть обмінюватися за допомогою ReqIF (технічно точніше ReqIFZ, Z = ZIP). Такі файли, як посилання або сертифікати, можуть бути прикріплені безпосередньо до запиту та передані назад клієнту.
На наступному малюнку показано процес обміну, що базується на ReqIF та підтримується інструментами:
Малюнок 3: Процес обміну
- Клієнт: Експорт вимог з IBM ERM DOORS Next у вигляді файлу ReqIF
- Клієнт: Завантажте файл ReqIF на портал електронних закупівель
- Учасник торгів: завантажте та імпортуйте файл ReqIF
- Учасник торгів: Прокоментуйте вимоги та експортуйте як файл ReqIF
- Учасники торгів: Завантажте файл ReqIF на портал електронних закупівель
- Клієнт: Завантажте та імпортуйте файл ReqIF.
- Відповідаючи/коментуючи питання учасника, виправляючи вимогу, якщо це необхідно
- Почніть знову з 1: Надайте нову коментовану версію на порталі
Раніше мова йшла про рівні права учасників торгів. Це також означає, що брати участь можуть не лише ті, хто купує ліцензії IBM. ReqIF - це безкоштовний стандарт і існує просте безкоштовне програмне забезпечення (наприклад, ReqIF Studio).
Малюнок 4: Студія ReqIF
Подання пропозицій
Вищевказану процедуру, звичайно, можна також використовувати для подання пропозицій. Кожен учасник подає файл ReqIF.
- ... вимоги тендеру, оцінені з огляду на їх доцільність
- ... фактична пропозиція
- ... простежуваність між пропозицією та вимогами
Такий пакет ReqIF значно полегшує тестування та оцінку, а також позитивно впливає на простежуваність.
Експертиза, оцінка та простежуваність
Важливим правовим критерієм є простежуваність рішення про присудження рішення. Після імпорту остаточних файлів ReqIF усіх учасників торгів усі дані, що стосуються комунікації в інструменті, зв’язуються. В основному простежуваність є побічним продуктом.
Врешті-решт, представлена процедура дозволяє клієнту в інструменті ...
- ... перевірка повноти та формальної правильності пропозицій учасника за допомогою звітів
- ... систематичне оцінювання ефективності та зважування
- ... просте порівняння кількох учасників торгів
Початок проекту
Контракт було укладено, і проект розпочинається. Тендерна документація виступає центральним компонентом, оскільки містить найважливіші вимоги. Відповідно до V-моделі, їх можна вдосконалити та перетворити на архітектуру. Водночас вони служать критеріями прийнятності для інтеграції та приймальних випробувань.
На додаток до IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next), IBM Engineering Lifecycle Management Platform пропонує найважливіші інструменти для підтримки процесу інженерії систем:
- Інтерактивний путівник процесом розробки
- Послідовне охоплення всіх системних дисциплін: управління вимогами та архітектурою, управління тестами та управління вихідним кодом, управління конфігурацією
- Платформа для гнучкого управління проектами та співпраці
Переваги, підсумовані з першого погляду:
- Послідовний та зрозумілий обмін вимогами, навіть для "поїздок в обидва кінці"
- Значне скорочення часу, зусиль та витрат для тих, хто запитує та учасників торгів
- Повторне використання специфікацій у проекті впровадження
Ви також можете прочитати наш блог про це: Системна інженерія: Без інструментів це стає дорогим