Дієта для зустрічей Позбудьтеся багажу тривалих зустрічей за допомогою 6 порад
Ви знову на зустрічі? Німецькі менеджери роблять це в середньому 19 годин на тиждень, працівники - близько восьми годин. Тим часом завдання нагромаджуються на столі. Настав час дієти для зустрічей. За допомогою цих шести порад це вдасться.
Низький вміст вуглеводів, низький вміст жиру або палео - майже всі дієти мають одне спільне: вони повинні звільнити нас від зайвих кілограмів. Але як щодо непотрібного баласту, який ми носимо з собою на роботі? Перш за все, це стосується непотрібних та трудомістких зустрічей. Тут також має бути дієта.
Справа не в тому, щоб просто скасувати всі зустрічі, а в тому, щоб дозувати їх. Наради повинні бути коротшими та продуктивнішими. Щоб дослідити, як зробити зустрічі більш ефективними, спершу слід поставити запитання, чому зустрічі взагалі відбуваються? Спеціалізована література розглядає пряму взаємодію як фактор успіху. І це правда, добре проведені зустрічі часто дають швидші результати, ніж електронна пошта або груповий чат.
З іншого боку, одногодинна зустріч із п’ятьма працівниками пов’язує цінний час та кадрові ресурси. Якщо результат не задовільний, це дуже дратує - і дорого. За допомогою цих шести порад ви можете застосувати виважену дієту для зустрічей.
Світло для зустрічей: скорочене словосполучення та багате на результати
Стояти означає швидше йти: Якщо ви хочете просувати короткі, чіткі та орієнтовані на результат зустрічі, варто на один раз залишити свої крісла. Багато компаній для цього покладаються на так звані "лічильники зв'язку". Постійні засідання рідко перевищують часові рамки.
Хто запізнився ... Говорячи про часові рамки: Якщо ви організовуєте зустріч, будь ласка, переконайтесь, що приїхали вчасно. Почніть за розкладом і не чекайте, поки колеги розгулюють. Щохвилини компанія (і ви) втрачає дорогоцінний час. Тому вам слід закінчити зустріч послідовно і вчасно.
Жодне засідання без порядку денного: Вам потрібен буде путівник навіть для коротких зустрічей. Порядок денний організовує зустрічі і повинен надсилатися всім учасникам заздалегідь організатором або модератором, бажано разом із запрошенням.
Ніп марафонські сесії в зародку: Модератор веде засідання та керує дискусіями. Якщо в ході зустрічі з’являться нові теми - будь ласка, сплануйте наступну зустріч. Інакше будуть нестерпні марафонські сесії.
Чи потрібно взагалі говорити? Якби під час зустрічі не було жвавих дискусій або нових тем, зустрічі можна було б уникнути. Отже: заздалегідь запитайте себе, чи справді зустріч має сенс. Зрештою, мова йде про обмін думками. Якщо ви хочете лише передати жорсткі факти, це слід робити в цифровій формі, а не інформацію електронною поштою або через інтранет компанії.
Письмовий контроль успіху: Ви завжди повинні фіксувати результати зустрічей. Ці журнали служать не лише джерелом інформації для учасників, а й перевіряють результативність. Особливо при регулярних засіданнях варто витягувати на початку протоколи попереднього засідання. Це перевіряє, чи щось не змінилося з останнього разу. Тому точні протоколи також повинні містити конкретні робочі накази для окремих працівників. За допомогою цього підходу ви можете успішно перенести теорію нарад у робочі процеси.
Покладіть край місцям без результатів! Обмін думками з колегами також працює стоячи, але лише за умови, що всі учасники прибувають вчасно. Завдяки порядку денному та хорошому модератору, зустрічі завжди виконуються за розкладом і за ними можна легко стежити за допомогою протоколів. Але є одне питання, яке слід задати собі перед кожною зустріччю в майбутньому: чи можемо ми отримати хороший результат без зустрічі? Удачі вам у новій дієті!