Добре керуйте електронними листами для кращої професійної ефективності

Оновлення 23/06/2020 командою Manager GO!

Погано керовані електронні листи стають непродуктивними та стресовими, коли їх основною функцією є допомогти вам бути ефективнішими. Ця сторінка містить огляд найкращих практик, яких слід дотримуватися, щоб ви не були завалені електронною поштою.

Не дозволяйте кількості "непрочитаних" електронних листів перевищувати вас

Співробітник або фрілансер, напружений чи розслаблений на роботі, надзвичайно зв’язаний чи ні: незалежно від профілю, переважна більшість працівників не застрахована від тиску "непрочитаних" електронних листів. Свідомо чи ні, ці повідомлення, що очікують на розгляд, відповідають багатьом завданням, які потрібно обробити в куточку мозку, і чинити сильний психологічний тиск.

Золоте правило ефективного управління діловими електронними листами: не перевантажуйте кількістю непрочитаних листів. Роблячи це, ви зменшуєте тиск і працюєте в кращих умовах. Кілька порад, щоб не перевантажуватись:

Негайно обробляйте електронні листи, що вимагають скорочення часу обробки. Коли ви відкриваєте свою поштову скриньку, визначте повідомлення, на які потрібна коротка відповідь, і негайно напишіть їх. Файл закрито, ви можете із задоволенням перевірити елемент зі списку справ і рухатися далі. Використовуйте каталоги. Деякі електронні листи вимагають більше часу на обробку. Інші залучають сторонніх співрозмовників або елементи, незалежні від вашої робочої сили: відповідь обов’язково затримується. Класифікуйте ці повідомлення в каталогах. Наприклад, ви можете створити каталог "підлягає обробці": це дозволяє вам читати повідомлення електронної пошти, яке більше не відображається як "непрочитане", одночасно архівуючи його в папці, яку потрібно переглянути, коли ви зможете. Обробляти електронну пошту. Примітка: ви можете упорядкувати свої ярлики відповідно до рівня терміновості або термінів - "буде оброблено протягом 24 годин", "буде оброблено протягом 7 днів" ...

Завантажте наш практичний аркуш у форматі PDF

Прості пояснення для простої реалізації Проілюстровано на прикладах Приємний та ефективний pdf-файл

Плануйте автоматичні відповіді

Під час відпустки запрограмуйте автоматичне повідомлення про відсутність. Окрім належного інформування співрозмовника, це допомагає полегшити ваш розум - і максимально використати ваші канікули! "Робот" відповів за вас, відправник повідомлення знає, що ви відповісте на них у вказану дату. Ніякого стресу, спілкування не зберігається.

Перетворіть свою поштову скриньку у справжній робочий інструмент

Професійні поштові скриньки оснащені потужними функціями, якими ви всі зацікавлені. Серед цих особливостей: каталоги. Вони дозволяють не тільки зменшити кількість непрочитаних електронних листів, але й класифікувати та архівувати ваші повідомлення стратегічно, як фізичний організатор.

Подумайте про свою електронну пошту як про сортувальник. Ця платформа стає цінним інструментом для оптимізації вашої організації на роботі. Якщо кожне повідомлення розміщено на своєму місці, ваші ідеї зрозуміліші: ви можете зосередитися на 100% на своєму основному бізнесі. Створення цієї організації вимагає небагато часу, але ви в довгостроковій перспективі значно заощадите.

Примітка: деякі практикують політику "нульового повідомлення". Справа в тому, щоб залишити офіс без будь-якого повідомлення у вашій поштовій скриньці: електронні листи, оброблені чи ні, негайно архівуються у відповідному каталозі. Залежно від ступеня стійкості до професійного тиску, ви можете перевірити цю політику.

Встановіть "час електронної пошти"

Ефективне управління професійними електронними листами також означає не давати відволікатися на їх несвоєчасне прибуття протягом усього дня - і ночі! Ви отримуєте продуктивність на роботі, налаштовуючи "час розсилки".

Правила, яких слід дотримуватися:

Будьте напоготові.

Періодично обробляйте свої повідомлення. Обробка електронних листів у міру їх отримання не дає змоги зосередитись на поточному завданні. Якщо ваша робота переривається, ваш темп сповільнюється, і ви менш ефективні. План періодичного управління: наприклад, вранці, до і після обідньої перерви та за годину до виходу з офісу. Призупинити сповіщення. Надходження сповіщень електронною поштою на ваш комп’ютер або смартфон також впливає на вашу концентрацію уваги. Вимкніть сповіщення, щоб покращити продуктивність та зменшити стрес.
Збалансуйте чуйність та ефективність роботи. Залишайтеся чуйними: ваш співрозмовник буде вдячний вам за короткий час відповіді. Однак майте на увазі, що затримка на кілька годин є цілком прийнятною.

Скасуйте підписку на нерелевантні бюлетені

Ви регулярно отримуєте спам? Ви завалені нікчемними рекламними повідомленнями? Чи отримуєте ви застарілі інформаційні бюлетені щодо вашої поточної посади? Так багато отриманих повідомлень, які відволікають вас на вашій роботі, забруднюють вашу систему обміну повідомленнями та ваш розум. Будьте в курсі витраченого часу на відкриття, читання та обробку цих листів. Потім ви можете свідомо скасувати підписку на списки розсилки.

Примітка: інструменти - наприклад, Cleanfox - дозволяють автоматично скасувати підписку за декілька кліків із вибраних вами списків розсилки.

Обмеження групових відправлень

Хоча функції CC та BCC та масові розсилки можуть бути корисними, зарезервуйте їх з розумом ... Чим більше одержувачів ваших повідомлень, тим більше електронних листів ви отримаєте у відповідь. Більше того, біржі можуть швидко стати джерелом безладу та непорозуміння.

Перед будь-яким відправленням задайте собі питання щодо відповідності одержувачів. Ви економите собі непотрібні електронні листи для обробки, ви зберігаєте свої обміни контактами, які їх не стосуються.

Якнайкраще організуйте тіло електронного листа

Додатковий спосіб обмежити нескінченні обміни: будьте чіткими та організованими в тілі вашого повідомлення.

Задавайте всі питання, щоб не повертатися до них випадково. Використовуйте маркери або будь-який інший тип списку, щоб упорядкувати свої ідеї та оптимізувати читабельність повідомлення. Пишіть просто і ефективно. Йдеться не про те, щоб бути письменником, а полегшити розуміння ваших запитів. Напишіть короткі речення та використовуйте прості терміни. Розташуйте свої речення. Розриви рядків покращують чіткість: застосовуйте принцип "одна ідея, один абзац, один новий абзац, один розрив рядка". Перечитайте самі. Це ваш шанс перевірити орфографію, граматику та пунктуацію. Скористайтеся можливістю перевірити, чи звертаєтесь ви до потрібних одержувачів. Пам'ятайте: як тільки ви натиснете "відправити", ваша дія остаточна ...

Напишіть свої об’єкти, використовуючи ключові слова

Окрім інструменту спілкування, ваша професійна система обміну повідомленнями - це платформа архівування. Вам потрібно знайти якусь інформацію? Потрібно відновити призупинений проект? Інструмент пошуку у вашій системі обміну повідомленнями може знайти відповідний електронний лист ... за умови використання правильних ключових слів. Пишучи тему вашого повідомлення, обов’язково виберіть терміни, які б використовувались, якщо вам потрібно було швидко знайти це повідомлення.

Обмежте розміщення в кошику

Місткість вашої поштової скриньки дозволяє вам зберігати значну кількість електронних листів, не позбавляйте себе цього. Знайте, що твори мають важливе значення для запису інформації, а також для того, щоб служити доказом у разі розбіжностей.

Ваш N + 1 критикує вас за те, що ви не слідували його вказівкам? Клієнт ставить під сумнів дотримання термінів доставки вашої роботи? Використовуйте обмін електронною поштою, щоб довести свою добросовісність. Розміщуйте електронні листи в каталогах, а не видаляйте їх !

Від'єднати !

Ефективне управління професійними електронними листами також означає навчитися не керувати ними постійно! Будьте чуйними та пильними, але лише у робочий час.

Вийміть свою професійну поштову скриньку зі свого особистого телефону. Приглушити сповіщення на вашому смартфоні. Обґрунтуйте своє право на відключення !

Додаткова порада

Книгу для читання, ми рекомендуємо:

Ми вирішили підходити до теми з точки зору "найкращих практик", ось атака у зворотному напрямку з тим, чого не робити, наприклад, "шалено" проконсультуватися з вхідними.

Ось обмін досвідом, який повертається до деяких передових практик, викладених на цій сторінці: встановлення пріоритетів, прагнення до папки "Вхідні" з 0 повідомленнями, резервування часу для обробки нових учасників.