Етикет ділових відносин

Візит ввічливості

Прибуття в інше місто чи штат для поселення ділові відносини бізнесмен пов'язаний, як вимагають правила протоколу, здійснити ввічливий візит до господаря. Візит ввічливості (протокольний візит) - це відповідь на запрошення та зустріч гостя по прибуттю.

Цей протокольний захід не лише виражає ввічливість, але і необхідний для керівників делегацій конкретизації робочої програми на заключному засіданні.

Право вибору місця та часу зустрічі належить гостям. Зазвичай візит проводиться в офісі приймаючої сторони.

У встановлений час гостей біля входу вітає працівник компанії (відповідальний за протокольні заходи, секретар) і веде до керівника компанії. Менеджер компанії може особисто зустрічати гостей у фойє лише у виняткових випадках.

Бажано, щоб гостей приймали в спеціальній кімнаті. Якщо його немає в кабінеті водія, навколо столу необхідно влаштувати диван і крісла. Гостю пропонується місце на дивані. Господар сидить у кріслі, яке знаходиться з лівого боку дивана. Таким чином, гість повинен знаходитися з правого боку господаря. Якщо обидва сидять на дивані, то гість також повинен знаходитися праворуч від господаря.

Якщо гість прибув з дамою, то праворуч від господаря, тобто дама повинна сісти на диван. Гість, в цьому випадку, буде сидіти на лівій стороні господаря, що є другим за значимістю. Перекладач обирає своє місце сам.

Не рекомендується розміщувати гостей навпроти вікон, з яких безпосередньо світяться сонячні промені - це можна трактувати як відсутність поваги.

Господар сідає першим, запрошуючи гостей сісти.

Під час візиту ввічливості, як і у всіх інших випадках, ініціатива проведення обговорення належить господареві.

Ініціатива виїзду - гості. Ознакою закінчення візиту також може стати тривала перерва в дискусії.

Візит ввічливості триває 20-30 хвилин. Солодощі та безалкогольні напої, чай, кава, фрукти можна подавати через 5-7 хвилин після початку. За таких заходів забороняється пропонувати алкоголь.

Після візиту господар проводить гостей у коридорі, в ліфті або на сходах.

Правила щодо організації розмов

Манери людини, яка бере участь у розмові, настільки ж важливі, як і людина, яка її організовує. Вся атмосфера зустрічі, на якій беруть участь багато людей, залежить від професіоналізму, ефективності, винахідливості та уважного ставлення відповідальних за її організацію.

В організації бесід, де беруть участь кілька делегацій, діловий етикет надає правила, що регулюють більш детальну інформацію: кількість членів делегацій, їх склад, вибір місця зустрічі, час, зустріч та порядок розташування делегацій за столами переговорів.

Кількість членів делегацій залежить від характеру обговорюваних питань та рівня представників. Протокол рекомендує створювати делегації для двосторонніх переговорів при збереженні відносної рівності за кількістю.

До складу делегацій входять:

безпосередні учасники розмов;

компетентні консультанти (експерти);

допоміжний (технічний) склад (перекладачі, водії тощо).

Обидві сторони вчасно узгоджують місце та час зустрічі, предмет обговорення та мову, на якій будуть відбуватися переговори (це може бути мова, якою говорить делегація, але також і третя).

Місце проведення переговорів може мати значний вплив на їх ефективність. На його території ділові люди, як і спортсмени, почуваються безпечніше, комфортніше та мають більше шансів на успіх.

На засіданнях, rетикетичні его, отримані в країні, де вони відбуваються. Таким чином, іноземна делегація може зазнати культурного шоку через різницю в звичаях та традиціях між країнами.

Але переговори, проведені на її території, дають не лише переваги, але й недоліки:

неможливо відкласти рішення, мотивуючи відсутність необхідної інформації;

він відчуває борг перед своїм партнером, який пройшов довгий шлях до цієї зустрічі;

турботи, пов'язані з організацією бесід і зустрічей гостей, можуть відхилятися від теми переговорів.

Ось чому в деяких випадках делегації воліють зустрічатися на нейтральних територіях. А коли зустрічі постійні, компанії можуть організовувати бесіди по черзі на території кожної країни.

Рекомендується, щоб кімната для переговорів була однаково нейтральною, наприклад у конференц-залі, спеціально призначеному для таких цілей. Проводити розмови в офісі вечірки - це більше самореклама, щоб справити враження на партнера.

Комерційні дзвінки зазвичай встановлюються на 9.30 або 10.00 і тривають у середньому 1,5 години. У другій половині дня ділова зустріч повинна розпочатися о такій годині, щоб вона не закінчилася пізніше 17.00-17.30. Але не відразу після обіду.

Згідно з правилами протоколу, зустрічі з іноземними партнерами повинні проходити в спеціально підготовлених приміщеннях. Зі столів потрібно взяти все зайве і залишити зошити, ручки, попільнички, пляшки мінеральної води, склянки. Окуляри розташовані догори дном - знак того, що вони ще не використовувались. Фрукти та цукерки не рекомендується пропонувати на столі переговорів.

Делегацію повинен зустріти біля входу в будівлю, де знаходиться офіс (якщо переговори проходять з однією із сторін), працівник компанії, але не її керівник або члени приймаючої делегації. Делегація відбудеться в приміщенні, де відбуватимуться переговори і де в цей час приймаюча делегація повинна бути повністю.

При влаштуванні делегацій за столом переговорів також необхідно враховувати статус членів. Можливі варіанти показані на рис. 4.1.

Запис розмов є важливим моментом, який повинен бути передбачений при його організації. Для цього може бути призначена спеціальна особа або сам керівник компанії (якщо він один вів переговори). Особа, яка вела бесіду при реєстрації, не повинна вживати займенник «Я». Партнер називається від третьої особи, але займенник «він» не вживається. Його можна замінити словами: співрозмовник, партнер.

Типологія ділових таблиць.

Бізнес ведеться не тільки за столом переговорів і за листуванням, але і під час ділового харчування. Всередині них ділові партнери отримують можливість підтримувати та розвивати стосунки не лише зі своїми партнерами, а й з представниками офіційних, соціальних, культурних та медіагруп. Ділова їжа організовується для святкування якоїсь події (визначного дня, національного свята, презентації), щоб продемонструвати повагу та повагу певної особи чи делегації, у зв'язку із завершенням переговорів та підписанням контракту тощо.

Ділове харчування організовується відповідно до правила ділового етикету, приймаючи певні відхилення лише настільки, наскільки вони обґрунтовані специфікою компанії.

Найчастіше на практиці застосовують такі види ділового харчування: обід, обід, вечеря, коктейль, а-ля фуршет, чай, «фужер» або «келих шампанського».

Бізнес-столи поділяються на почесні та менш почесні, денні та вечірні, з сервіровкою столу та ні.

Найпочеснішими вважаються згідно з міжнародною практикою обід (обід) та обід (вечеря).

Денне ділове харчування: "келих вина" (Vin d’Honneur) або "келих шампанського" (Coupe de Champagne) і сніданок.

Сидить за столом на сніданок, обід, вечерю (вечеря).

обід організовано для невеликої кількості людей. Час вечірок - між 12.00 та 15.00. Це триває годину, півтори години (з них 45-60 хвилин за столом і 13-30 хвилин за кавою чи чаєм).

Меню включає закуски, гарячу рибну та м’ясну їжу, десерт (солодощі, фрукти, морозиво тощо). Напої включають вино, коньяк, вадку, лікер, шампанське.

Шампанське подається з десертом.

Кава та чай подаються за одним столом або в іншій кімнаті. Столи для цього влаштовані знову.

Ініціатива припинення сніданку (обіду та вечері) повинна належати господареві. Формою одягу на сніданок, як правило, є повсякденний костюм.

Обід є найбільш урочистим і почесним масовим бізнесом. Це відбувається між 19.00 та 21.00. Це триває 2-2,5 години, з них 1,5 години за столом. Як і під час обіду, перед запрошенням на вечерю та після того, як гості разом із господарями можуть провести 15-20 хвилин в іншій кімнаті, де пропонують каву чи чай.

Меню обіду набагато складніше порівняно з меню обіду і повинно включати перший курс.

Опівдні запрошують чоловіків з дружинами. Форма одягу вказана в запрошенні.

Вечеря він починається о 21.00 та пізніше. Запрошення до театру чи іншого заходу часто служить приводом для обіду. У цьому випадку вечеря розпочнеться після цієї культурної події.

Вечеря та винне меню - як і обід, за винятком першої страви, яка зазвичай не пропонується при такому діловому обіді.

коктейль і чотиричет - найпоширеніші види ділового харчування. Він організований з різних причин. Час початку - 17.00-18.00 і триває дві години. Запрошення вказує час початку та закінчення їжі, наприклад: 17.00-19.00, оскільки коктейль можна приймати в будь-який час, який входить у цей інтервал часу, а також дозволяється залишати в будь-який час до кінця таблиця.

Якщо працівники компанії не приходять до коктейлю разом, а в свою чергу, ті, хто займає нижчу ієрархічну посаду, повинні постати перед керівництвом. Підлеглий, який прибуває за своїм керівником, порушує діловий етикет. При виїзді дотримуються правила навпаки: спочатку йде керівництво, потім відповідно до займаних посад інші співробітники.

Зазвичай на коктейль запрошується велика кількість людей (від 15-20 до декількох сотень).

Ми пропонуємо невеликі закуски, бутерброди, печиво, фрукти тощо. За коктейльним столом немає гостьових вилок. Офіціанти пропонують келихи для коктейлів або можна замовити бар із алкогольними напоями.

Ділова їжа такого роду проходить стоячи. Гості самі вибирають свої страви та напої. Але можуть бути і винятки. Наприклад, для людей зі священичими грудьми окремий стіл можна поставити в кутку кімнати.

Форма одягу - повсякденний костюм.

На розгалуженні вул, а також коктейль відбувається між 17.00 та 20.00.

Меню містить більше страв порівняно з коктейлем. Для кожного пропонуються тарілки та виделки. Краї столів залишаються вільними, щоб гості могли поставити свої тарілки.

Якщо гостей небагато, подається разове харчування. Коли приходить кілька людей, організовується кілька прийомів їжі, на 6-8 осіб кожна.

За цією діловою трапезою (коктейль, чотири шашки, а-ля чотири шашки) ви повинні привітати господарів, але вам дозволяється виїжджати, не попрощавшись.

Форма одягу вказана в запрошенні.

Чай вона організовується між 16.00 та 18.00 та, як правило, лише для жінок. Триває 1-1,5 години. Ми пропонуємо солодощі, кондитерські вироби, фрукти, солодке та сухе вино, соки, каву, чай.

Форма одягу - повсякденний костюм.

"Келих вина »або« Келих шампанського ». Цей прийом їжі починається о 12.00 і закінчується о 13.00. Це найнижчий рівень бізнес-таблиць. Пропонується, як правило, тільки шампанське, вино, соки. Закуски можуть бути невеликими спредами, горіхами. Під час даного ділового обіду не сідає.

Форма одягу - повсякденний костюм Цей діловий стіл не вимагає складної організації та багато часу для своєї вечірки.

Організація ділового харчування

Будь-який діловий стіл повинен бути добре організований. Приготування ділової їжі включає:

вибір типу ділового столу;
встановлення списку гостей;
запрошення гостей;
встановлення плану розташування гостей за столом;
налаштування меню;
підготовка промов та тостів;
визначення порядку ділової вечері.

Тип ділового столу залежить від причини його організації. Найбільш урочистими є обід і «а-ля чотири четти». Коли мова заходить про багатьох гостей, вибирається коктейль і "чотиричет". У простіших випадках організовується "келих шампанського". Коли мета трапези - не святкування події, а спілкування, організовується сніданок або чай.

Іншим важливим моментом є встановлення списку гостей. Перш за все, необхідно визначити загальну кількість гостей. Він не повинен перевищувати можливостей обслуговування та відповідати приміщенню, де воно відбуватиметься.

Для запрошення використовуються спеціальні друковані ковдри. Ім'я та прізвище гостей пишуться від руки. Коли запрошують за діловий стіл, за яким гості сядуть за стіл, запрошення включає прохання відповісти (R.S.V.P. або "Будь ласка, дайте відповідь"). Відповідь необхідно надіслати протягом 3-5 днів. Якщо чоловіки запрошені з дружинами, це вказано в запрошенні, але це буде записано на ім'я чоловіка, або його ім'я буде написано першим. Запрошення надсилаються не пізніше ніж за тиждень-два до події.

Запрошення може бути не персональним, але може містити кількість запрошень від компанії. У цьому випадку до листа-відповіді додається список осіб, які представлятимуть компанію за бізнес-столом.

Якщо запрошення зроблено особисто або по телефону, відповідь повинна бути дана негайно, але отримання письмового запрошення на офіційну подію необхідно відповісти листом.

Відмовлятися від участі у бізнес-столі дозволяється лише за наявності обґрунтованих причин (поїздки, попередньо домовленої зустрічі, за станом здоров'я тощо). Жінка може не відповісти ствердно, навіть якщо вона почувається погано, але чоловік як причину відмови може оперувати здоров’ям лише тоді, коли він серйозно хворий.

За діловим столом, у запрошенні, на яке його попросили відповісти, ви повинні мати фіксований дохід у зазначений час. Запізнитися - це зламати ярлик. Якщо проводиться ділова їжа (наприклад, коктейль, "чотирищетка"), тоді можна прийти в будь-який час в інтервалі, зазначеному в запрошенні.

Господарі повинні проявляти належну увагу до всіх гостей, які прибувають на захід, і необхідно висловити максимум уваги, поваги та поваги до почесних гостей.

Розстановка гостей за столом проводиться з урахуванням соціального статусу та займаної посади в компанії. Необхідно дотримуватися наступних правил:

найпочесніше місце вважається з правого боку господаря, друге найважливіше - з лівого боку господаря;
гість дуже високого рівня може бути поставлений перед господарем, тоді другим буде вважатися місце з правого боку господаря;
жінка не сидить поруч з жінкою; чоловік поруч із дружиною;
жінки не сідають за край столу;
необхідно враховувати мови, якими розмовляють гості поруч з ними;
під час переговорів на обід, вечерю, обід можна влаштовувати делегації навпроти один одного;
місця навпроти вхідних дверей вважаються почесними, але якщо двері знаходяться в одній частині кімнати, то збоку від столу, який повернений у бік вікон, що виходять на вулицю;
у кожному місці за столом розміщується картка з іменем гостя;
макет гостей знаходиться в коридорі або додається до запрошень.

Після того, як гості зайняли свої місця за столом і пройшло 10-15 хвилин від початку ділової трапези, приймається перший тост. Зазвичай це робить господар, тоді з тостом приходить головний гість. Не рекомендується зловживати офіційними промовами, особливо тими, що тривають довго. Етикетка передбачає щоб ті, хто за столом, проводили дискусію. Не ввічливо сидіти за столом і не розмовляти. Французи кажуть: "Тиша розділяє більше, як відстань". Необхідно вести бесіду з обома сусідами, а також з тими, хто недалеко. Характер дискусії за столом - легкий, невимушений. Неприпустимо порушувати серйозні проблеми або суперечки.

Гість-вечірка

Не рекомендується залишатися за діловим столом понад час, зазначений у запрошенні, або залишати всіх гостей відразу після від'їзду почесного гостя. Це справляє неприємне враження. Немає необхідності зосереджуватися на залишенні заходу. Якщо вам доведеться виїхати до кінця трапези, це потрібно зробити так, щоб гості цього не помітили, але обов’язково прощатися з господарями.

Важливим моментом є організація вечірки гостей. Господареві дозволяється проводити почесних гостей до місця, де він їх зустрів (сходи, машина). На вечірці гостей можна подарувати сувеніри. Зазвичай візитна картка змінюється в кінці ділового столу, а не на початку.

Якщо це можливо, господареві, було б добре, поки всі гості не залишились бути там, туди, де він проводив почесних гостей, тим самим даючи можливість всім гостям попрощатися.

За діловими столами, де бере участь багато людей, господарі проводять лише почесних гостей. Інших гостей проводять люди, які їх зустрічали, які зазвичай перебувають на одному рівні в організаційній структурі або мають однаковий статус.

Після ділової трапези гість повинен особисто писати господареві, дякуючи за їжу (навіть якщо їжа їм не сподобалася). Листи привітання та рукописні вітання є найбільш підходящими і ніколи не повинні підписуватися секретарем. Але останнім часом дозволено надсилати листи подяки електронною поштою.