EXCEL 8 ПОРАД Зменшення розміру D; ФАЙЛ
Часто трапляється, що клієнти вимагають від мене аудиту своїх файлів Excel. Дуже часто ці файли надзвичайно великі. Тому вони не тільки важкі в обробці, але і дуже нестійкі. Отже, як зменшити розмір файлу Excel? На це питання я відповім у наступній статті.
1. Версія Excel
По-перше, пам’ятайте, що версія Excel вплине на розмір вашого файлу. Пройдіть тест. Якщо зберегти файл у програмі Excel 2003, а потім зберегти той самий файл у програмі Excel 2007, розмір його розміру зменшиться вдвічі або навіть більше.
2. Довжина текстових полів
Якщо ви використовуєте дуже довгі імена комірок, імена полів, назви вкладок та імена файлів, ви впевнені, що загрожуєте своїм файлом без потреби. Натомість розгляньте можливість використання чітких скорочень. Ви побачите чітку різницю. Наприклад, наступна формула - це просто додавання двох клітинок ... Ви бачите, що вона використовує занадто багато символів для такої простої формули ...
. 3. Остання комірка вкладки
Іноді, працюючи в Excel, ви розробляєте, а потім видаляєте певні розділи. Використовуйте клавіші CTRL + End (або Fin французькою мовою), щоб побачити, яка остання активна комірка на кожній вкладці. Часто ви помічаєте, що останньою фактично використаною стільницею є V50, а останньою активною - CD30000. Це, безсумнівно, зважить ваш файл. Тому пам’ятайте, що потрібно зменшити всі «додаткові» рядки та стовпці.
4. Циркулярні посилання
Циркулярні посилання, безумовно, є елементами нестабільності у файлі Excel. Здебільшого, коли у вас є кругові посилання, це насправді тому, що ви прорахувались (клітинка, яка посилається на себе в розрахунку). В інших випадках потрібна кругова довідка. З іншого боку, завжди можна обійти кругові посилання за допомогою алгебраїчних обчислень. Тож намагайтеся уникати кругових посилань.
5. Кількість складних формул
При використанні складних формул, таких як V/Vlookup Research, H/Hlookup Research, Index/Index, Equiv/Match, Offset/Offset, sum.if.ens/sumifs, і якщо ви застосуєте ці формули до дуже великої кількості рядків, ви зробите свій файл Excel дуже важким. Якщо такої ситуації не уникнути, розгляньте можливість використання макросів (які забезпечать правильність обчислень, а потім скопіюйте результати та вставте їх у значення) або навіть скористайтеся інструментами рішення, такими як Power Query та Power Pivot, які стискають стовпчасті дані та різко стискають файли.
6. Кеш
Якщо ваш файл Excel надто великий, це також може бути пов'язано з проблемами кешу. Наприклад, якщо у вас є база даних і ви створюєте 10 Зведені таблиці з цієї бази даних, якщо ви щоразу створюєте зведену таблицю з бази даних, ви заповнюєте кеш і ускладнюєте свій файл. Щоб вирішити цю проблему, замість цього скопіюйте першу зведену таблицю, створену 9 разів, а потім відрегулюйте параметри кожної відповідно до того, що ви хочете представити. (примітка: в останніх версіях Excel зведені таблиці, розроблені з однієї бази даних, тепер використовують один і той же кеш).
7. Надлишки предметів
Подумайте про використання функція F5 знаходити та видаляти всі непотрібні елементи (об’єкти, коментарі, формати тощо). Перевірте особливо умовні формати. Я перевірив файли Excel, де умовний формат був дуже побитий! Я не впевнений, як, але одна і та ж комірка може закінчитися з однаковим умовним форматом 20 разів (застосовувати один поверх іншого). Після того, як очищення було зроблено, файл напився як по маслу! Також не забудьте деактивувати всі надбудови.
8. Формат XLSB
В крайніх випадках ви також можете подумати про збереження великих файлів Excel у двійковому режимі XLSB. Особисто мені ніколи не доводилося заходити так далеко, але це все одно варіант.
Виходьте за рамки розміру файлу, прагніть до продуктивності !
Крім розміру самого файлу, ви, безсумнівно, захочете працювати з виконуючими файлами. Для цього я запрошую вас взяти до відома:
- Шлях дооптимізувати свої формули Excel для підвищення продуктивності
- Зрозумійте останні вдосконалення, внесені командою Microsoft для підвищення продуктивності файлів Excel
А ви, що ви робите, щоб зменшити розмір ваших файлів Excel?
Подальшу освіту
Для того, щоб поглибити свої знання Excel, включаючи знання найкращих ділових практик, ми рекомендуємо наше навчання Excel - Фінансове моделювання (рівень 1).
Ось декілька коментарів учнів, які пройшли цей тренінг:
Супер актуально. Незважаючи на те, що я вже маю досвід фінансового моделювання в Excel, мені все ж вдається застосовувати передові практики та методи, які дозволять мені швидко побачити конкретні та застосовні результати діяльності. дуже тобі дякую
Безсумнівно, це дозволить мені відзначити якість мого фінансового моделювання, навіть якщо я займався моделюванням більше 10 років.
Відмінні інструменти для упорядкування та чіткості наших файлів Excel. Я працюю з Excel щодня, і добре мати можливість вдосконалювати та вдосконалювати свою роботу. Справді, місіс Маршан, ви чудові; Я з нетерпінням чекаю наступного тренінгу. Приємно заохочувати квебекську компанію, яка «перевершує» свою діяльність.
Мені подобається, що ми маємо відмінники, які ми можемо переглянути пізніше. Мені подобається, що навчання проводиться з чіткими і чіткими розділами, і що кожен предмет має свій власний презентаційний документ, що дозволяє легко його проконсультувати, якщо це необхідно