Інтерв’ю з немовляткою з Кароліною Совахол-Ріалленд Нешаріння, ризики та поради щодо уникнення
Відкрийте для себе інтерв’ю з Керолайн Совахол-Ріалланд, нещодавно надане блогу Infodoc Tips, метою якого є навчити нас «за допомогою документальних методів» засвоювати інформацію та покращувати нашу ефективність.
Надеж Делальє: Caroline Sauvajol-Rialland привіт і дякую, що прийняли це інтерв’ю.
Кароліна Совахол-Ріалланд: Здравствуйте.
Надеж Делальє: Ви можете подати кількома словами ?
- Емоційна. Перевантаження навантажує вас стресовою ситуацією, яка може призвести до вигорання. Електронні повідомлення мають запалюючий вплив на професійні стосунки. Його надмірне використання та факт письмового спілкування призводять до швидкого погіршення робочих відносин. Ми дозволяємо собі говорити більше речей письмово, ніж віч-на-віч.
- Інтелектуали. Ми спостерігаємо появу нових форм патологій інтелекту, таких як FOMO (страх зникнути), кіберзалежність та розлад гіперактивності з дефіцитом уваги.
Кіберзалежність зачіпає 10% користувачів Інтернету. У США він кожні два тижні відкриває клініку для лікування цього соціального розладу. В Японії "хікікоморі знань" більше не залишають своїх домівок і буквально схоплені комп'ютерами та лабіринтами Інтернету.
Розлад гіперактивності з дефіцитом уваги стосується не лише дітей. Відсутність зосередженості на завданні лікується за допомогою молекули (метилфенідата). Все більше і більше дорослих приймають цей препарат, щоб поліпшити свою здатність зосереджуватися, якщо вони мають кілька зустрічей протягом дня або, наприклад, реактивне відставання, хоча їх не визнають хворими.
Все це свідчить про те, що ми маємо все більше труднощів у роботі з цією масою інформації: ризик паралічу для компаній та психосоціальної для людей.
Надеж Делальє: Не доходячи до прийому ліків, чи можете ви дати нам поради, прості поради, які можна застосувати на практиці для боротьби з неповноцінністю в компанії? ?
Кароліна Совахол-Ріалланд: Сьогодні головним інструментом у бізнесі є справді електронні повідомлення. Він структурує щоденну роботу, звідси інтерес до оволодіння інструментом. Електронний лист датується 1994 р. У Франції. У цій галузі мало або зовсім не проводилося навчання. Отже, використання інструменту, як правило, здійснюється самонавчанням, що породжує надмірне використання цього середовища. Для оптимізації його використання необхідно дотримуватися правил використання електронних повідомлень:
- Електронна пошта створена для швидкого передавання інформації або для прописання порядку в ієрархічних рамках.
- Це не інструмент переговорів. Для цього вам слід віддати перевагу віч-на-віч або телефону.
- Це не екстрений інструмент (телефонний або особистий).
- Час відповіді на електронне повідомлення - три дні, і його слід дотримуватися. Думаючи, що вони ефективніші, люди намагаються реагувати все швидше і швидше, і кожен відстає від того, хто їде найшвидше ... Але "найказальніше" - це не "найкраща приказка".
Кароліна Совахол-Ріалланд: Так, цілком.
Надеж Делальє: Отже, ми можемо відповісти від декількох годин до трьох днів ?
Кароліна Совахол-Ріалланд: Так, але ви повинні знати, що чим швидше ви реагуєте, тим більше внутрішні та зовнішні контакти компанії прискорять процес. Якщо ви відповіли співрозмовникові протягом двох годин, а потім відповіли йому через три дні, він відчує, що ви не врахували його прохання. Завдяки цим інструментам існує ефект прискорення часу.
Ми можемо корисно вдосконалити управління електронною поштою, налаштувавши її програмне забезпечення. Просто ідентифікуйте п’ять найважливіших людей у власній компанії та п’ять найкращих клієнтів зовні, зробіть так, щоб їхні повідомлення відображалися червоним кольором або з характерною мелодією дзвінка та швидше відповідали на них. Для інших вирішіть перевіряти свою поштову скриньку та відповідати на електронні листи лише три рази на день: вранці, коли ви прийдете на роботу, в обідній час і в кінці дня. Це важливе правило дозволяє вам краще розпоряджатися своїм часом і привчати співрозмовників до негайної відповіді.
Ви також можете налаштувати програмне забезпечення так, щоб усі електронні листи, що надходять у копії, були згруповані в спеціальній папці. Принцип полягає у тому, щоб не відповідати на ці копії, надіслані для інформації. Подивіться лише наприкінці дня, якщо у вас є час, адже це не одне з пріоритетних завдань.
Нарешті, я багато вірю в колективні рішення у бізнесі, тому що ніхто не може відступити, якщо всі в організації відреагують протягом години. Колективні правила інформаційного спілкування повинні бути визначені в межах служби, а в ідеалі - в організації для опису способів обміну, потреб у інформації та методів зустрічей. Ці правила повинні бути адаптовані, щоб максимально наблизитися до корпоративної культури організації та конкретних потреб відділу.
Надеж Делальє: Перегляд поштової скриньки лише три рази на день може бути застосований і на особистому рівні. Які ще конкретні поради ми можемо застосувати для організації? ?
Кароліна Совахол-Ріалланд: Особисто ти можеш вирішити, що цілий день будеш підключений до двадцяти телевізійних каналів, десяти радіостанцій і будеш щодня читати Le Monde, Liberation та Le Figaro ... Ми живемо в цифровому світі, ти повинен звикнути бути в стан надмірної інформації на особистому рівні. Отже, очевидно, необхідно вибирати та структурувати його інформаційну діяльність, будуючи власну персоніфіковану та індивідуальну інформаційну систему відповідно до її потреб. Наприклад, вирішіть приділяти тридцять хвилин на день інформації та не більше. Ви повинні визначити свої потреби як громадянина та свої особисті бажання (передплата, час, проведений на телебаченні тощо). Цікаво відзначити, наприклад, що розвиток Інтернету шкодить телебаченню, особливо серед молоді. Коротше кажучи, перехід від рефлекторного типу режиму обробки інформації за екстреним замовленням до структурованого та організованого режиму обробки.
Надеж Делальє: Керолайн, дякую за всі поради.
Кароліна Совахол-Ріалланд: Дякую.