Як довго зберігати свої особисті документи

Введіть порядок у вашому особисті документи не є складним завданням, але для когось може здатися залякуючим і нудним. Це важлива вправа, якщо ви хочете відновити контроль. До речі, чи знали ви, що за американським дослідженням працівники та керівники втрачають до 6-8 тижнів на рік, шукаючи предмети та документи у своєму кабінеті, або 20 хвилин на день!

Простий спосіб розпочати цю вправу - почати з упорядкування нещодавніх статей, а пізніше, коли ви створили свою систему, ви можете інтегрувати в неї старіші документи (або справи з папером).

Ми організовуємо сьогодення до того, як впорядковуємо минуле. Таким чином, ми зупиняємо процес накопичення, створюючи систему, яка дозволить нам мати місце для зберігання наших документів, коли вони потраплять у будинок.

Перше, що слід знати:

типи документів, які потрібно зберігати
як довго їх утримувати
як їх організувати

Крок 1: зрозуміти та згрупувати типи документів

Це, як правило, типи документів, які можна знайти в домашній системі подання документів:

Особисті та сімейні записи, такі як: свідоцтво про народження, свідоцтво про смерть родичів, паспорт, дипломи, шлюбний договір або указ про розлучення, заповіт та мандати.
Виписки з рахунку та інші щомісячні витрати.
Трудові книжки: виплати зарплати, податків, трудового договору тощо.
Акти та правовстановлюючі документи, договір купівлі транспортного засобу та сертифікати автентичності ювелірних виробів або мистецтва.
Страхові поліси, інвестиційне повідомлення.
Фінансові записи, такі як виписки з банківських рахунків, готівкові чеки, інвестиційний ваучер.
Інструкції та гарантії.

Щоб знайти та класифікувати ці документи, ось як це зробити

Ми робимо екскурсію по дому і збираємо в одному місці (в ідеалі кошику чи коробці) купи паперу, що валяються.
Ми оселяємось у місці, де нас нічого не турбуватимуть.: обідній стіл.
Усі документи розгортаються обережно, щоб уникнути їх пошкодження.
Ми виготовляємо купи документів, класифікованих за типом документів та за постачальником, на щомісячні витрати.
Є документи, які не можна класифікувати, оскільки вони ще не оброблені.
Ми розділяємо їх та перегрупуємо за діями, які потрібно зробити, напр. платити, читати тощо. Ми з ними розберемось пізніше.

Крок 2: Що зберігати, а що викидати?

Наступна інформація є важливою, якщо ви не є самозайнятим, оскільки в цьому випадку ви повинні зберігати податкові докази протягом 6 років.

Ви можете правильно утилізувати (подрібнити їх) такі документи:

Через 6 місяців

Рахунки на ремонт побутової техніки

Через 1 рік

Телефонні рахунки
Кабельні рахунки
Чеки обналичені
Виписки про оплату
Книжки та банківські виписки

Через 3 роки

Рахунки за електроенергію, мазут та природний газ
Квитанція про муніципальний податок

Через 3 - 6 років

Рахунки за обслуговування та охорону здоров’я: протези, окуляри тощо.
Професійні винагороди: адвокат, нотаріус, бухгалтер тощо.

Через 6 років:

Декларації з податку на прибуток та відповідні документи

Зберегти

Виписки з банкоматів: поки ми не оновимо свою книжку або не отримаємо щомісячну виписку.
Виписки з рахунку для покупок кредитною карткою: до повної оплати товару чи послуги та протягом терміну гарантії.
Оренда: принаймні на час її дії або до врегулювання спору, якщо спір є. Зберігайте оригінал копії договору оренди, який визначає умови, які слід дотримуватись.
Підтвердження покупок, гарантія на побутові або електричні прилади, меблі чи інші важливі товари: якщо ви є їх власником.
Конкретні гарантійні сертифікати: напр. інгібітор іржі, шини тощо.: тривалість гарантії.
Договір купівлі транспортного засобу: поки ви є власником.
Страхування транспортних засобів: тривалість дії страхового полісу.
Рахунки на ремонт автомобіля: стільки, скільки у вас є.

Зберігати все життя

Дипломи та сертифікати про навчання.
Сертифікати строкових депозитів, пенсійних заощаджень, інвестицій, ощадних облігацій: до тих пір, поки вони не погашаються, оскільки вони представляють квитанцію.
Контракт на продаж будинку чи землі та всі пов'язані з цим документи на ремонт.

Джерело: Національний архів Квебеку

Крок 3: Ми створюємо хорошу систему

Щоб ця система працювала, її слід встановлювати у легкодоступному місці без подразників, наприклад.: Якщо ви оплачуєте свої рахунки нагорі, а картотека знаходиться в підвалі, мало шансів, що ви будете регулярно подавати документи. Чим зручніша ваша система, тим більше ви захочете використовувати її.

Ми отримуємо необхідне обладнання:

Хороша картотека, в ідеалі з висувними ящиками, але у різних форматах: від двох до чотирьох висувних ящиків, вертикальних або горизонтальних. Уникайте картонних коробок з гармошкою, які важко тримати відкритими під час подачі. Підвісні файли або сорочки.
Вкладки або ярлики для ідентифікації плашок чи сорочок.

Методологія

Візьміть стоси документів, які ви зберігали, і ідентифікуйте їх, давши їм назву, в ідеалі ім’я постачальника. Це будуть назви для кожного з полів вашої системи класифікації.

Використовуйте підвісні плашки законного розміру, це залишає більше місця для маневру.
Прикріпіть чітко визначені ярлики.
Вкажіть на матриці терміни придатності (час, через який ви можете від неї позбутися).
Помістіть купу документів у ваші файли, класифікуючи найновіші зверху.
Класифікуйте свої курси в алфавітному порядку в палітурці.

Для підтвердження придбання, гарантій на побутові чи електроприлади, меблі чи інші важливі товари: зберігайте інструкцію з експлуатації та зазначайте серійний номер на звороті рахунків-фактур у разі претензії, ремонту, втрати чи крадіжки. Накладіть на нього рахунок-фактуру.

Якщо цей сектор стає занадто великим, ви можете тримати його в папці з пластиковими кишенями, класифікованими за категоріями, а потім в алфавітному порядку.

Поради щодо вдосконалення системи рейтингу

Створіть базовий індекс, тобто список усіх назв. Це дозволить вам уникнути дублікатів.
Не використовуйте дивні абревіатури для назв курсів, ви повинні розпізнати вміст одразу після його прочитання.
Уникайте скріпок у плашках, вони падають. Натомість скріпіть документи.
Вирівняйте свої ярлики на передній частині матриці для швидшого вигляду, не зигзагоподібно.
Уникайте категорії "Різне", яка нічого не означає. Якщо інформація недостатньо важлива, щоб мати власний канал, може бути, що вона належить до іншої категорії або що вона є зайвою.

Деякі документи мають електронний формат, зробіть резервну копію на USB-накопичувачі або DVD-диску та зберігайте їх у відповідному місці.

Не забудьте зберігати копію своїх актів та правовстановлюючих документів, договору купівлі транспортного засобу або сертифікатів автентичності ювелірних виробів або предметів мистецтва, заповіту, ордерів, страхових полісів та інвентарю вашого майна в безпечному місці. банку.