Які законодавчі терміни зберігання документів Локархівів
Знання та застосування законних строків зберігання документів є першими кроками в раціональному та ефективному управлінні документами. Насправді, дотримання цих обмежень дозволяє вам:
- Дотримуйтесь юридичних зобов’язань вашої компанії
- дотримуватися правової системи доказів
- полегшити управління вашою щоденною діяльністю
- оптимізуйте свої витрати, знищивши документи, термін зберігання яких минув
Також необхідно знати термін архівування, що застосовується до кожного виду документа. Будь то бухгалтерські документи (рахунки постачальника/замовника), статути компанії або річні звіти, контракти на придбання нерухомості, документи, пов’язані з людськими ресурсами (кадрові справи, квитанції про оплату праці тощо), архівування медичної документації ... як довго вам слід зберігати свої ділові документи? 3, 5, 6, 10, 20, 30 років чи необмежено? Як виконувати свої зобов’язання та застосовувати цей законний термін зберігання документів компанії, обмежуючи ризики ?
Щоб дізнатись законний термін зберігання дематеріалізованих документів або паперових оригіналів вашої компанії:
Ви знайдете юридичні терміни архівування основних документів, якими керує ваша компанія, відповідні довідкові тексти, а також наші рекомендації.
Зверніть увагу, що для одного і того ж документа можуть співіснувати кілька термінів. Компанії повинні оцінювати терміни зберігання своїх архівів щодо будь-яких подій, що переривають або призупиняють діючі строки позовної давності, можливі строки вилучення та інші цивільні та/або кримінальні приписи, опосередковано пов'язані.
Також необхідно врахувати:
- максимальний термін зберігання (особисті дані)
- фактична тривалість документа
- тривалість життя носія та довговічність умов його зберігання (підтримують розбірливість комп’ютерних форматів з часом).
Як впровадити ці періоди зберігання документів у вашій компанії ?
3 інструменти дозволяють формалізувати ці правила та полегшити їх застосування:
- план класифікації за видами діяльності перелічує всі документи, що підлягають архівуванню
- для кожного документа сховище зберігання визначає: законний термін зберігання, який застосовується, відповідний носій зберігання (паперовий чи електронний носій тощо), метадані, що використовуються для індексації документа, та правила управління життєвим циклом (зокрема для консультацій та застосування остаточного заклинання)
- процедури електронного або фізичного архівування
І щодо управління знищенням документів ?
Кілька простих правил дозволяють оптимізувати управління знищенням:
- Організація архівування: згрупуйте архіви з тією ж датою знищення, коли вони були створені. Ви уникнете нудної та дорогої сортування під час знищення.
- Управління дозволами: Чітко визначте людей, уповноважених наказувати знищення.
- Планування знищення: Організовуйте регулярну кампанію знищення, наприклад раз на рік.
- Вибір аутсорсингу: Зверніться до спеціалізованого постачальника послуг для певного обсягу або для документів, що мають дуже конфіденційний характер.