Коли квитанції та документи губляться в бухгалтерії - практичні знання для самозайнятих
Важливі квитанції та ділові документи з паперу часто важко замінити. Що робити, якщо їх загубити, вкрасти або знищити? А які запобіжні заходи допомагають утримати збитки в межах після обломів, пожеж та інших втрат?
Завантаження статті
Для членів
На цій сторінці
Кілька запобіжних заходів допоможуть захистити важливі паперові документи та квитанції у вашому офісі та обмежити шкоду, якщо вони будуть втрачені. Зрештою, ризикують не лише комп’ютерні дані: після злому, пожеж та інших аварій звичайні ділові документи, виготовлені з паперу, часто також зникають або знищуються. Часто їх важко замінити. Ми розповімо, що для вас «цвіте» після втрати важливих документів і які запобіжні заходи мають сенс.
Резервних копій жорсткого диска недостатньо, коли йдеться про "резервне копіювання даних в офісі": Зрештою, не всі ділові документи доступні в електронному вигляді. І навіть якщо вони це роблять, доказова цінність більшості цифрових копій обмежена: у разі сумнівів суди та податкові служби наполягають на паперових документах.
Порівняно з ефемерними електронними документами звичайні ділові папери порівняно довговічні та надійні. Паперові документи не захищені від крадіжок, пожеж в офісах, пошкодження водою, вандалізму чи втрат (наприклад, під час переїзду). Досить підстав для того, щоб за тиху годину впоратися з можливими наслідками та запобіжними заходами.
Наступні поради щодо самодопомоги служать запобіжним заходом та справляються з втратою документів.
Якщо вас уже потерпає повна втрата, найкраще негайно звернутися до податкового або бізнес-консультанта. У таких випадках допомогу надають також промислово-торгові палати або ремісничі палати. Переконайтесь, що у вас є грамотна підтримка, і не заривайте голову в пісок: чим довше ви чекаєте, щоб відновити початкову ситуацію, тим складніше і складніше вона буде!
Якщо ви ігноруєте юридичні суперечки з клієнтами та постачальниками, ризик втрати ділових паперів передусім полягає в Податкова Випробування. Відповідно до § 243 HGB, багато цитовані "принципи належного ведення бухгалтерії" застосовуються лише до торговців. Однак самозайняті особи та підприємці, які не внесені до комерційного реєстру, також повинні дотримуватись обов’язків щодо співпраці та зобов’язань щодо збереження податкового кодексу: врешті-решт, упорядкована та повна документація є обов’язковою передумовою оподаткування підприємств - особливо для податку з продажу, прибутку та торгівлі.
З іншого боку: Настільки ж іронічним, як і основний закон бухгалтерського обліку "Немає бронювання без квитанції" - за необхідності він повинен працювати без нього. Хороша новина: Оскільки - принаймні поза межами стаціонарної торгівлі - більшість платежів зараз обробляються безготівково, доходи та витрати від руху рахунків на бізнес-рахунках здебільшого можуть бути реконструйовані досить добре. Банки та ощадні каси можуть послідовно відстежувати потоки платежів принаймні протягом десяти років. Таким чином, основну структуру простого розрахунку надлишку доходу можна, за великим рахунком, відновити досить швидко.
Будь ласка, запиши: Хоча рух рахунків за останні 90 днів, як правило, можна відновити без будь-яких проблем, фінансові установи стягують комісію за надходження з періодів, довших у минулому, іноді крутих. Але запитувати нічого не коштує: давні постійні клієнти в надзвичайних ситуаціях не з власної вини можуть розраховувати на зустріч.
Звичайно, це повинно бути доведено в окремих випадках або, принаймні, зроблено правдоподібним, що виплати насправді є операційними витратами, включаючи сплачений податок:
Якщо відсутні лише окремі квитанції керованої вартості, податкові органи у виняткових випадках задовольняться власними квитанціями. Дізнатися, на що слід звернути увагу, можна в статті "Власна квитанція: задні двері бухгалтера"
Ви також можете замінити відсутні оригінальні квитанції копіями або дублікатами: Це стосується як внутрішніх документів (наприклад, вихідних рахунків), так і вхідних рахунків, квитанцій та інших доказів від ділових партнерів. Особливо, коли мова йде про більші суми вхідного податку, ви повинні попросити у своїх постачальників та постачальників послуг копію рахунку, якщо це можливо.
Якщо з найкращою волею у світі доходи та витрати неможливо згодом визначити та зробити правдоподібними, існує ризик ретельної податкової перевірки, в кінці якої проводиться "оцінка податкових основ", регламентована у розділі 162 Податкового кодексу.
Роблячи це, податкова інспекція повинна враховувати особливості відповідної справи: якщо неможливо виконати зобов'язання щодо бухгалтерського обліку, реєстрації та збереження, хоча платник податків виконує свої зобов'язання щодо співпраці (включаючи розкриття приватних банківських рахунків), податкові органи можуть ретроспективно затвердити пільгу в окремих випадках . Звичайно, це також відіграє роль чи .
причини відсутності доказів і записів можна зробити правдоподібними,
порушення зобов'язань щодо збереження та реєстрації було винним або його можна було уникнути,
як платник податків виконував свої зобов'язання щодо ведення діловодства до та після розриву в надходженні та
чи вичерпав платник податків усі можливості для подальшого отримання доказів про основні податкові основи.
Крім цього: Втрата документів компанії та інші порушення бухгалтерського зобов'язання не караються самі по собі - за умови, що вони не пов'язані з ухиленням від сплати податків, майновими злочинами або банкрутством.
Якщо податкова інспекція не може визначити доходи, витрати та інші податкові факти на основі наявної інформації, податкові бази, тобто, зокрема, операційний результат, прибуток від торгівлі та податок з продажу, що підлягають сплаті, можуть бути оцінені. Для цього існують різні процедури, залежно від галузі та розміру компанії, починаючи з .
грубий Орієнтовна оцінка (Порівняння з компаніями тієї ж галузі та розміру) про
внутрішній Аналіз часових рядів (Порівняння з перевіряемым фінансовим роком відповідної компанії) або
внутрішній Перерахунки аж до
Накладні на грошові перекази, розрахунки приросту капіталу тощо "Методи перевірки".
Незалежно від способу складання кошторису, досвід показав, що це не на користь платника податків. Крім того, у випадку кошторисів, Податковий кодекс передбачає перспективу надбавок від 5000 до 1 млн. Євро. Податкові органи особливо прискіпливі, коли ви займаєтесь транскордонною діяльністю, але не можете надати будь-які або лише неповні квитанції та записи.
Найпростіший спосіб запобігти майбутній повній втраті документів - це Відокремте приміщення для бізнесу та архівуйте на місцевому рівні. Якщо ви розділите свої документи на різні місця (наприклад, діючі документи в офісі, старі та рідко використовувані документи вдома в підвалі, на горищі або в окремих сховищах), ви зможете набагато швидше і простіше відновити найважливіші ділові операції та зробити їх вірогідними . Старий добрий - і бажано протипожежний - сейф рекомендується для особливо важливих документів.
Інша можливість полягає в оцифровці ділових документів: проте, як суто запобіжний захід, сканування паперу, здається, займає досить багато часу. Зрештою, такий електронний архів документів приносить багато додаткового захисту - якщо ви регулярно робите резервні копії жорсткого диска.
Ймовірність того, що бізнес-приміщення згорять, очистяться злодіями або стануть жертвами вандалізму та стихійних лих, може бути не особливо великою. Однак у надзвичайних ситуаціях втрата важливих ділових документів тим серйозніша. Досить підстав, щоб вчасно подумати про зберігання квитанцій та записів. На щастя, ризик повної втрати можна помітно зменшити за допомогою простих заходів.
Це неможливо повторити досить: у інформаційну еру регулярні резервні копії даних є важливими. На жаль, дуже мало стратегій резервного копіювання відповідають способу мислення та роботи власників приватних підприємств та малого бізнесу. Щоб бездумство, необдуманість і недбалість рано чи пізно не призвели до грубого пробудження, вам слід не поспішати і знайти найпростіший, найзручніший та найбільш автоматизований процес, який підходить для вашого бізнесу. Ви можете знайти відповідні методи резервного копіювання в статті "Резервне копіювання даних у малому бізнесі".