Написання електронного листа англійською мовою - Керівництво та приклад - англійська для всіх

Написання електронного листа англійською мовою - одна з найпоширеніших видів діяльності у корпоративному житті. Хоча деякі компанії мають інтегровані системи внутрішнього зв'язку, такі як Slack, спілкування з іншими компаніями здійснюється переважно за допомогою електронної пошти. З цієї причини обов’язково потрібно навчитися правильно писати електронне повідомлення англійською мовою.

Швидше за все, вас щойно взяли на роботу. Ви мали надзвичайне резюме з англійської мови та пройшли англійську співбесіду. Тепер ваш менеджер дав вам завдання надіслати документ клієнту та попросити якусь інформацію. Однак ви ніколи не спілкувалися з цим клієнтом і не писали електронного листа англійською мовою.

Електронний лист англійською мовою можна написати за кілька секунд, або, якщо ви не можете знайти слова, це може зайняти кілька десятків хвилин. Однак важливо бути максимально стислим та актуальним. Не хвилюйтеся, ми допоможемо вам навчитися писати правильний електронний лист.

Почніть з привітання

Головним чином, кожен електронний лист англійською мовою починається з формули адреси та імені того, з ким ви розмовляєте.

Шановний Андрію, - Шановний Андрію,
Привіт Марія, - Привіт Марія,
Доброго вечора, містере Марінеску, - Доброго вечора, містере Марінеску,

Можливо, вам не сподобається ідея вживати "Шановний", особливо якщо ви не знаєте людину. Не хвилюйтеся, це англійський вираз, який дуже часто використовується в англійській мові. Він широко використовувався для написання листів англійською мовою і залишався в епоху цифрових технологій.

Якщо вам не подобається ця форма, простого "Привіт" або "Гей" більш ніж достатньо для роботи з більшістю клієнтів. Однак, якщо ви пишете директору чи комусь набагато старшому за вас, радимо використовувати більш офіційне привітання, таке як "Добрий вечір". Ти таким чином виявляєш свою повагу до співрозмовника і не сприймаєш його "за себе".

Не використовуйте "Шановна пані" або "Шановний сер".

Це формулювання є безособовим і його часто уникають. Єдиний випадок, коли ви можете використовувати безособову форму для написання електронного листа англійською мовою, коли ви не знаєте імен співрозмовників. Перший приклад - це коли ви надсилаєте електронний лист компанії з проханням запропонувати пропозицію, і ви не знаєте імені людини, з якою ви контактуєте. У цьому випадку ви можете почати з:

Шановний пане та панове!

Мета та тривалість візиту!

Як правило, електронна пошта англійською мовою використовується для ділових відносин. Не потрібно обертати хвіст або витрачати занадто багато часу. І найголовніше, вам не доведеться витрачати час на іншу людину.

Представтесь коротко та згадайте причину написання цього електронного листа англійською мовою. Кілька прикладів нижче.

Мене звати Роберт, я керую місцевим SEO-агентством. Я шукав блоги, присвячені дизайну інтер’єру, як ваш, щоб допомогти своєму клієнту, місцевій фабриці меблів. Ми зацікавлені у демонстрації продуктів мого клієнта у вашому блозі через платну рекламу. Не могли б ви вказати нам ціну або пропозицію?

Мене звуть Роберт і я є власником SEO-агентства. Я шукаю такі блоги, як ваш, щоб допомогти своєму клієнту, місцевій фабриці меблів. Ми зацікавлені в рекламі продуктів мого клієнта у вашому блозі за допомогою рекламного ролику. Ви можете дати нам ціну або пропозицію?

Мене звуть Андрія, я студент, який пише статтю про взаємозв'язок між вигоранням та розірваними стосунками. Я хотів би поговорити з психологом з вашої компанії та задати кілька запитань для моєї статті.

Мене звати Андрія. Я студент і пишу статтю про взаємозв'язок вигорання та розірваних відносин. Було б корисно поговорити з психологом у вашій компанії та задати кілька питань про мою роботу.

Відповісти на електронне повідомлення англійською мовою?

Якщо ви отримали електронне повідомлення і вам потрібно відповісти на нього, формулювання дещо інше.

Прочитайте отриманий електронний лист дуже добре. Ви повинні зрозуміти, чому ця людина вам написала. Якщо ви вперше спілкуєтесь із цією людиною, ви можете подякувати їм за зацікавленість, а потім дати відповідь щодо їх потреб.

Ви хочете мати можливість написати електронною поштою англійською мовою від 0 без допомоги?
Погляньте на наші класи англійської мови та зробіть перший крок до ідеальної англійської мови.

Я дуже радий бачити молодих студентів, які цікавляться нашою компанією. Ми із задоволенням допоможемо вам з папером. Я поговорю з одним зі своїх психологів, і він вам надішле електронне повідомлення. Ви можете надіслати йому запитання безпосередньо.

Я дуже радий бачити молодих студентів, які цікавляться нашою компанією. Ми з радістю допоможемо вам у роботі. Я поговорю з одним із психологів, і він зв’яжеться з вами. Ви можете направити запитання безпосередньо йому.

Дякуємо за ваш електронний лист, Ендрю. З того, що я бачу, вас цікавить наш новий продукт - чорний шкіряний годинник. На жаль, зараз у нас запас порожній. Наступного місяця ми отримаємо новий запас. Ви хочете, щоб я надіслав вам електронного листа, коли ми отримаємо нові запаси?

Дякую за електронний лист, Ендрю. Наскільки я можу зрозуміти, вас цікавить наш новий продукт - чорний шкіряний годинник. На жаль, у нас його вже немає на складі. Наступного місяця ми отримаємо новий запас. Ви хочете, щоб ми повідомили вас електронною поштою, коли ми отримаємо його?

Електронний лист англійською мовою повинен бути коротким.

Ділова електронна пошта англійською мовою повинна бути якомога коротшою та точнішою. Поважайте час свого співрозмовника. Якщо електронний лист задовгий, його, можливо, буде пропущено.

Якщо вам потрібно довго обговорювати, переконайтеся, що ви максимально ефективно структуруєте електронну пошту. Ви можете використовувати списки в горошок або цифри.

Привіт, Джон, це 4 кроки, які потрібно подати на роботу:

Шукайте на нашому веб-сайті потрібну вам посаду та переконайтеся, що ви відповідаєте цій посаді.
Напишіть супровідний лист із поясненням, чому саме вас обрали
Переконайтеся, що ваше резюме оновлено з останньою інформацією
Надішліть нам своє резюме та супровідний лист із назвою електронного листа, що містить бажану посаду

Якщо ви відповідаєте вимогам, ми надішлемо вам електронного листа на співбесіду.

Привіт Джон, вам потрібно виконати 4 кроки, щоб подати заявку на роботу:

Перевірте на нашому веб-сайті потрібну посаду та переконайтесь, що ви на неї кваліфіковані
Напишіть лист про наміри, щоб пояснити, чому ми повинні обрати саме вас
Переконайтесь, що ваше резюме оновлено з останньою інформацією
Надішліть нам свій лист та резюме електронною поштою англійською мовою із вказаною вами позицією в назві.

Напишіть висновок для електронної пошти

Кожен електронний лист повинен мати висновок або висновок. Ви можете використовувати:

фраза, яка згадує співрозмовнику, що ви від нього чекаєте.
подяку

Навіть якщо ви закінчите електронне повідомлення, це не означає, що обговорення закінчено. Ви просто чекаєте відповіді співрозмовника. Тож обов’язково згадайте йому, що чекаєте відповіді.

Будь ласка, надішліть мені пропозицію, яку я можу переглянути.

Будь ласка, надішліть мені пропозицію, яку я можу переглянути.

Дякуємо за допомогу, з нетерпінням чекаємо спілкування з вами в майбутньому.

Дякую за допомогу, я з нетерпінням чекаю її обговорення в майбутньому.

Додайте висновок

Є багато способів закінчити електронне повідомлення. Однак у більшості випадків добре залишатися професіоналом. Хоча багато хто часто використовує "ура", ми рекомендуємо використовувати одне з наступного:

З повагою, - З повагою
З повагою, - З повагою
Ще раз спасибі, - ще раз спасибі
З вдячністю, - З вдячністю
З найкращими побажаннями, - Все найкраще
З повагою, - З повагою

Прочитайте електронну пошту англійською мовою двічі!

Навіть не хочу згадувати, скільки разів я писав електронний лист із помилкою. Це не тому, що я не знаю, як написати це слово, просто я був необережним або поспішав. Якщо ви зробите занадто багато помилок в електронному листі, ви зробите погане враження перед співрозмовником. Отже, обов’язково отримуйте кожне повідомлення електронної пошти перед його надсиланням.

Переконайтеся, що ви представились, що були лаконічними та поважними та що співрозмовник точно розуміє, що ви хочете донести до нього, не залишаючи місця для інтерпретацій.

Заключні поради

Додайте цифровий підпис

Переконайтеся, що співрозмовник може зв’язатися з вами іншими способами, крім електронної пошти. Цифровий підпис англійською мовою - найкращий спосіб показати абоненту ваш сайт, номер телефону та іншу відповідну інформацію.

Ви можете зробити дуже точний підпис, скориставшись безкоштовним інструментом від Hubspot. Все, що вам потрібно зробити, - це додати свої дані та зображення та скопіювати інформацію в розділі підписів електронної пошти.

Переконайтеся, що у вас є професійна електронна пошта

Якщо ви спробуєте продати товар комусь і у вас є електронне повідомлення типу "[захищений електронною поштою]", ця особа видалить його, навіть не переглядаючи його. Ваше ім'я дуже важливо, тому інтегруйте його у свою електронну адресу. Це також допоможе вам уникнути зони спаму.

Якщо ви торговий агент або підприємець, я рекомендую використовувати ділову електронну адресу, таку як: [захищена електронною поштою]

Якщо ви використовуєте Gmail або Yahoo у бізнесі, багато хто вважатиме, що:

або у вас їх немає з технологією
чи не можете ви дозволити собі професійний сайт та електронну адресу

Приклад електронної пошти англійською мовою

”Шановний Андрію,

Мене звуть Едуард, і я отримав ваш електронний лист від Ралуки Дорофте. Вона згадала, що вам потрібен графічний дизайнер. Я займаюся мистецтвом та цифровим дизайном вже понад 3 роки, і думаю, що ми могли б працювати разом. Ралука вже дав мені деяку інформацію про ваш бізнес.

Ви можете перевірити моє портфоліо на Behance. Ви маєте посилання в моєму підписі.

Будемо раді почути Вас.

Гарного дня і дякую за ваш час. "

Мене звуть Едуард, і я маю ваш електронний лист від Ралуки Дорофте. Він згадав, що вам потрібен графічний дизайнер. Я займаюся цифровим мистецтвом та дизайном понад 3 роки, і думаю, що ми могли б співпрацювати. Ралука вже повідомив мені деякі подробиці про ваш бізнес.

Ви можете поглянути на моє портфоліо на Behance. У вашому підписі є посилання.

Я з нетерпінням чекаю від вас.

Сподіваюся, у вас гарного дня і дякую за ваш час. "

І, на закінчення, як електронний лист англійською мовою. Дякуємо, що прочитали нас, і ми сподіваємось, що це було вам корисно.

Якщо ви хочете дізнатись більше речей англійською мовою, ви завжди можете відвідати наш блог або навіть зв’язатися з нами для курсів англійської мови.