Облік професійних витрат та бухгалтерські проводки

Ви знаєте напам'ять звіти про витрати, але багато хто з вас не знає їх за лаштунками. Після того, як працівник склав звіт про витрати, необхідною умовою для відшкодування витрат, понесених під час здійснення його професійної діяльності (витрати на проїзд, придбання канцелярського приладдя, діловий обід тощо), останній повертається до фінансів кафедра. На цьому звіт про витрати може закінчитися. Насправді вони є предметом тривалого специфічного лікування в бухгалтерському обліку. Більше того, створення останнього призначене лише для підготовки бухгалтерського запису. Давайте розшифруємо цей процес разом: облік звітів про витрати.

Пам’ятка: звіт про витрати - це щомісячний документ, у якому працівник перераховує всі витрати, понесені протягом місяця, супроводжуючи кожного з них оригінальною версією підтверджуючого документа (рахунка-фактури, квитків) з метою відшкодування авансових витрат на місяць. 'ведення бізнесу з особистих коштів та протягом розумного строку.
Увага, не всі витрати відразу підлягають відшкодуванню компанією! Для цього зверніться до правил вашої компанії.

Які різні відшкодування, на які ви маєте право як працівник ?

Існує два типи відшкодування професійних витрат, вибраний вашою компанією повинен бути зазначений у вашому трудовому договорі.

відшкодування фактичних витрат: компанія зобов'язується відшкодувати загальну суму витрат, понесених працівником у рамках його професійної діяльності, після пред'явлення рахунку-фактури, що підтверджує виникнення витрат, для складання звіту про витрати
одноразова компенсація: компанія зобов'язується виплачувати фіксовану фіксовану допомогу, яка в основному покриває витрати на проживання, харчування та проїзд. Для встановлення суми URSSAF надає шкалу. Натомість працівник несе всі професійні витрати. У цьому випадку звіт про витрати більше не є обов’язковим. Зверніть увагу, компанія не може перевищувати встановлену суму, інакше вона підлягає санкції з боку URSSAF, який вважає, що різниця між тим, що юридично належить працівникові, та сумою, яка йому відшкодовується, є виплатою в натуральній формі, що підлягає соціальному внески.

Коли звіти про витрати отримує фінансовий або кадровий сектор компанії, вони групуються в так зване торговий журнал. Загалом, бухгалтерські журнали повинні дотримуватися надзвичайно суворих правил бухгалтерського обліку. Щоб максимально полегшити управління звітами про витрати, вони повинні бути максимально читабельними, тобто з якомога більшою кількістю інформації:

Ідентифікація об'єкта та характер витрат, щоб призначити йому бухгалтерський запис: іноді пропонується пояснити контекст здійснених витрат
Дата та місце зафіксованих витрат
Сума без податку та податку, пов'язаного з витратами
ПДВ, якщо він вказаний у рахунку-фактурі у розмірі 10% та 20%

Для ділового харчування не забудьте на звороті рахунків-фактур написати імена гостей, їх статус та причину запрошення.. У разі контролю URSSAF ці елементи будуть запитуватися. Зверніть увагу, що звіти про витрати та квитки в ресторан не можна поєднувати.: працівник не може вимагати відшкодування їжі, оплаченої квитками на харчування. І навпаки, неможливо відшкодувати працівникові за їжею квитки в ресторан. Пам’ятайте, ваучери в ресторанах слід використовувати лише для харчування працівника - ділова їжа вже виключена. У тому випадку, якщо це трапиться, компанія повинна буде зняти загальну кількість ваучерів на їжу, якими працівник оплатив їжу безпосередньо протягом наступного місяця. У разі незастосування цього правила про диск, компанія та відповідний працівник піддаються ризику відновлення з боку URSSAF.

Для службових поїздок звіт про витрати повинен містити кількість пройдених кілометрів, він повинен пояснювати причину поїздки, здійснену поїздку та кількість фіскальних коней транспортного засобу.

Щодо витрат на проживання, працівник може вимагати відшкодування лише у тому випадку, якщо він не може повернутися додому. За підрахунками, повернутися неможливо, коли призначення відбувається на відстані більше 50 км від будинку працівника. Тому у звіті про витрати повинна бути вказана причина та місце поїздки.

Як заповнити журнал покупок ?

Після ідентифікації журналу рахунків, в якому повинен бути записаний звіт про витрати, із документа витягується кілька відомостей:

Дата витрат
Номер бухгалтерського рахунку
Сума дебету або кредиту
Номер рахунку-фактури
Бухгалтерський опис, що складається з короткого опису походження операції.

Як пишеться бухгалтерська назва ?

Як загальне правило, бухгалтерський опис містить: номер рахунку-фактури, ім'я замовника чи постачальника, абревіатуру зафіксованої купівлі-продажу та, можливо, період, який охоплюється у випадку передплати або серійної оплати (наприклад, орендна плата).

Уявіть, що хтось із ваших співробітників сідає на літак до Дубая, щоб підписати контракт з великим клієнтом. Потім ми можемо перерахувати декілька можливих ділових витрат: квиток на літак, ймовірно, поїздки на таксі, витрати на готелі, витрати на ділове харчування, придбання можливих подарунків для клієнтів. Звіти про витрати повинні бути подані в рахунки витрат, починаючи з 62, що стосуються "інших зовнішніх витрат".

Загалом ми знаходимо такі рахунки витрат:

Для відшкодування залізничних квитків, квитків на літак, поїздок на таксі, витрат на паливо, дорожніх зборів тощо: рахунок 6251 "Подорожі та подорожі"
Щодо витрат на житло, витрат на харчування, понесених лише на харчування працівника тощо.: рахунок 6256 "Місії"
На відшкодування витрат на організацію ділового харчування, витрати, пов’язані з діловою кавою тощо.: рахунок 6257 "Рецепції/ресторани"
Для відшкодування рахунків за телефон, поштових витрат тощо.: рахунок 626 "Поштові та телекомунікаційні витрати"
Для відшкодування витрат на невелику оргтехніку: рахунок 6063 "Технічне обслуговування виробів та дрібного обладнання"
Для придбання канцелярського приладдя для компанії: рахунок 6064 "Адміністративні матеріали"
Для невеликих витрат на увагу клієнта або для рекламних цілей у складі команди: рахунок 6234 "Подарунки клієнтам".

Таким чином, існує безліч рахунків витрат, які включають різні витрати всіх видів ваших співробітників: наприклад, відшкодування до 50% передплати працівника/транспортного засобу, що сплачується компанією. Повинно бути зафіксовано на рахунку № 647 “ інші соціальні збори ”. Можна створити стільки підрозділів, скільки потрібно. Компанія персоналізує свій план рахунків.

На якому рахунку слід розміщувати звіти про витрати ?

Як правило, доцільно вводити звіти про витрати на рахунок 467, який відповідає "іншій дебіторській або кредиторській заборгованості". На практиці рахунок 421 «Персонал - належна винагорода» часто використовується, якщо працівник авансує на витрати. У випадку, якщо саме компанія сплачує депозит за звітами про витрати, часто використовується рахунок 425 "Персонал - аванси та депозити".

Як щодо ПДВ, що підлягає вирахуванню? Як ми це обчислюємо? Де ми це беремо ?

Слід пам’ятати, що ПДВ підлягає відшкодуванню і повинен бути відшкодований компанією, але ми не можемо вирахувати ПДВ з усіх звітів про витрати, все залежить від характеру комерційних витрат. Звіти про витрати, що стосуються:

Витрати на харчування,
Витрати на обслуговування та оренду транспортного засобу,
Квитки на проїзд,
Витрати на паливо (але не на паркування та транспортні витрати (автобус, літак, поїзд тощо))
Витрати на корпоративні подарунки.

Для витрат, з яких ПДВ не підлягає вирахуванню, сума, включаючи ПДВ, буде врахована на рахунках. Для витрат, на які вираховується ПДВ, ви повинні:

Введіть звіт про витрати в журнал закупівель
Розрахувати ПДВ, що підлягає вирахуванню: ціна без ПДВ х ставка ПДВ
Дебетовий рахунок 4456 "ПДВ, що підлягає вирахуванню" із сумою ПДВ, пов'язаною з витратами
Забезпечити зарахування на рахунок 467 або 421 працівника суми з урахуванням податку для ведення бухгалтерського балансу.

Нарешті, для компанії інвестиції в бухгалтерське програмне забезпечення є надзвичайно важливими. Існує безліч програм для бухгалтерського обліку, але всі вони дозволяють автоматично розраховувати ПДВ, автоматично скидати рахунки-фактури та квитанції про витрати, автоматично вводити ярлики рахунків, деякі навіть дозволяють генерувати повідомлення-нагадування про затримку оплати рахунків-фактур або відсутність супровідних документів. За допомогою бухгалтерського програмного забезпечення ризик помилок обмежений, економія часу значна, і відділи кадрів та бухгалтерії можуть нарешті зосередитись на діях із більшою доданою вартістю для компанії. Автоматизація та дематеріалізація - це два ключові слова.

У цій гонці за автоматизацією це забезпечується краща продуктивність для бізнесу, Mooncard має рішення. Він пропонує платіжну картку для комерційних витрат та програмне забезпечення, яке автоматизує весь процес підготовки та обробки звітів про витрати.

Mooncard: ваше рішення 2 в 1: управління звітами про витрати та управління бухгалтерським обліком

Mooncard пропонує надійне та повністю налаштоване рішення, альтернативу звичайним корпоративним банківським карткам для ваших співробітників та вас, які часто беруть до уваги лише вищу частину: витрати; звіти про витрати все-таки повинні складатися вашими працівниками вручну.

Надайте своїм співробітникам номінальну картку Mooncard та налаштуйте її відповідно до своїх потреб. Картка служить надійною ставкою для контролю будь-якої так званої "підозрілої" діяльності та забезпечення всіх ваших платежів. Гарантована надійність та безпека.
За кожні зроблені витрати ваш працівник отримуватиме SMS із нагадуванням сфотографувати рахунок-фактуру. Останні будуть архівовані в програмному забезпеченні Mooncard як частина архівування бухгалтерського обліку з доказовою вартістю.
Звіт про витрати формується автоматично. Вашому працівникові потрібно буде лише перевірити це.
Всі бухгалтерські проводки формуються автоматично. Все одразу готово до використання для ваших бухгалтерів.

З Mooncard ви граєте надмірна безпека у ваших операціях та в управлінні вашими витратами компанія завдяки безлічі параметрів, доступних для ваших карток, а також нашим надійним партнерам: Allianz та Mondiale Assistance.