Підручник з зменшення розміру файлу Excel
Зазвичай книги Excel мають прийнятний розмір файлу. Але іноді вони невиправдано великі. Існує кілька причин важливості великого розміру файлу з різними способами його зменшення. Залежно від змісту книги Excel, деякі методи працюватимуть краще, ніж інші. Тож спробуймо по одному.
Зміст
Підготовка: Перевірте, який аркуш спричиняє великий розмір файлу
Важливе питання: яка частина вашої книги Excel спричиняє великий розмір файлу. В основному є кілька варіантів:
Великі дані:Зазвичай робочі аркуші з понад 100 000 рядків та/або більше стовпців.
Фотографії:Чи є у вашому файлі зображення?
Зведені таблиці:Â Зведені таблиці зберігають базові дані таким чином, щоб (у гіршому випадку, залежно від кількості зведених таблиць) кожна зведена таблиця містила набір даних.
Форматування:Â Якщо аркуші форматовані без використання діапазонів комірок, розмір файлу може збільшитися.
Інші:Â метадані, інший невидимий вміст.
Для кожного з цих типів підхід до зменшення розміру файлу різний. Тож як дізнатись, який тип (и) можуть підходити саме вам ?
У будь-якому випадку, просто спробуйте наступні методи. Або, і це рекомендований спосіб, ви робите це більш систематично. Рекомендуємо перевірити розмір файлу кожного аркуша. Тоді ви просто починаєте з найбільшого робочого аркуша, і залежно від типу ви використовуєте лише конкретні методи.
Спосіб 1: зменшіть розмір зображень
Однією з найпоширеніших причин великих файлів Excel є зображення у книзі. На щастя, Excel пропонує функцію стиснення зображень: роздільна здатність зменшиться, а невидимі ділянки можна буде видалити. Просто виконайте такі дії:
- Виберіть зображення з вашої підшивки.
- Ви побачите нову вкладку "Співвідношення сторін", яка з'явиться на стрічці.
- Клацніть на кнопку «Стиснення зображень»Щоб відкрити нове вікно для встановлення параметрів стиснення.
Якщо ви хочете стиснути всі зображення у вашій поточній книзі, зніміть прапорець "Застосувати лише до вибраного зображення". Excel також може видалити обрізані ділянки із зображень, якщо ви використовували інструмент обрізання.
- Виберіть роздільну здатність. Можливо, ви спробуєте спочатку вищу роздільну здатність і пройдете шлях вниз. Відстежуйте вплив на розмір файлу, зберігаючи книгу після кожного стиснення.
- Натисніть на в порядку підтвердити.
Спосіб 2: Видаліть форматування з невикористаних діапазонів комірок
Коли ви застосовуєте формат комірки до цілих рядків або стовпців, Excel часто потребує багато місця на диску. Ви можете спробувати видалити будь-які невикористані області внизу та праворуч від ваших даних:
- Для рядків: виділіть усі рядки під останнім рядком із вмістом.
- Натисніть клавіші Ctrl + - -На клавіатурі видалити рядки та вибрати опцію "Зсунути клітинки вгору". Іноді це не видаляє форматування. Щоб переконатися, що форматування дійсно видалено, перейдіть до кроків 3 та 4.
- Клацніть на кнопкуОчистити розташована праворуч від стрічки Home.
- Натисніть на 'Скинути все'.
- Повторіть ці дії на кожному аркуші, також для стовпців. Потім збережіть книгу, щоб перевірити її, якщо розмір файлу зменшено.
Спосіб 3: стиснути або розділити книгу
 Стисніть свою книгу
Якщо ваша книга Excel містить великі обсяги даних, часто дуже корисно стиснути весь файл після закінчення. В основному файли Excel - це вже файли zip (ви можете спробувати, просто замінивши .xlsx на .zip), але на диво це допомагає стиснути файли знову.
Клацніть правою кнопкою миші на файлі в Провіднику Windows. Натисніть на "Відправити" потім on "Стислий файл".
Роздільна робоча книга
Залежно від терміновості зменшення розміру файлу книги, ви можете розглянути її розділення: Розділіть книгу на кілька файлів, наприклад, першу книгу для всіх записів та один аркуш для консолідації записів. Друга книга містить фактичні розрахунки, що базуються лише на аркуші зведення з книги 1.
Спосіб 4: видаліть невикористаний вміст
Це найочевидніший крок, і ви, напевно, вже розглядали його: чи є у вас невикористаний вміст, який ви можете видалити? Чи є приховані листя, які нам більше не потрібні? Якщо вам більше нічого не потрібно (якщо сумніваєтеся, збережіть резервну копію файлу), видаліть аркуші або діапазони комірок.
У випадку з аркушами виконайте наступне:
- Виберіть робочі аркуші, які вам більше не потрібні, утримуючи клавішу. Ctrl натиснуто, клацнувши на кожному аркуші.
- Клацніть правою кнопкою миші на одному з них.
- Натисніть на Видалити з контекстного меню.