Підвищення продуктивності - 6 золотих правил, щоб бути ефективнішими

"Я почну одразу, я просто швидко ще раз перевірю Facebook" - ця думка звучить вам знайома?

У всіх нас є речі, які ми хочемо або “повинні” зробити:

Навчання на іспиті
Виклик неприємного клієнта
Робіть те, що нам не подобається робити

Робота над цими речами вимагає часу.

Час - дорогоцінний товар. Всякий раз, коли нам потрібно більше часу, ніж потрібно, ми втрачаємо час.

Як ви можете збільшити свою продуктивність, щоб швидше виконувати свої роботи, щоб у вас було більше часу робити те, що вам подобається? Я відповім на це питання в цій статті.

«У нас є не мало часу, але багато часу, який ми не використовуємо». - Луцій Аней Сенека (римський філософ)

У цій статті ви дізнаєтесь:

Що означає бути продуктивним
Як самоорганізуватися
Як процедури можуть збільшити вашу продуктивність
Що таке принцип Парето і як ви можете ним користуватися
Як ваші друзі можуть допомогти вам досягти ваших цілей
Яке відношення має золота рибка до уваги

Що означає бути продуктивним?

Ми живемо в той час, коли все вимагає нашої уваги. Завдяки смартфонам ми завжди доступні. Facebook, Instagram, Netflix, Twitter і Co. - це лише кілька кліків.

Цифровий спосіб життя означав, що золота рибка зараз має більше уваги, ніж людина в західному світі.

Якщо ми хочемо зайнятися якоюсь діяльністю, вона часто переривається, наприклад, швидким поглядом на смартфон.

Швидкий погляд на нього може бути спокусливим, але він заважає нам робити справді важливі речі - якими б вони не були.

Це означає, що нам потрібно довше виконувати роботу і мати менше часу на інші справи.

Запитайте себе: скільки часу ви щодня витрачаєте на Facebook та інші відволікаючі фактори?

Бути продуктивним - це означає працювати зосереджено та ефективно виконувати справи.

Люди схильні постійно робити те, що їм подобається, і уникати того, чого не роблять. Але часто саме ті завдання, які ми не отримуємо, гарантують нам справді успіхи у своєму житті.

Щоб у будь-якому випадку робити ці речі, перш за все потрібно одне: самодисципліна.

Отже, самодисципліна є основною вимогою підвищення продуктивності. Ви можете дізнатись, як навчитися та вдосконалити самодисципліну на моєму безкоштовному 7-денному курсі електронної пошти для більшої самодисципліни:

6 порад для підвищення продуктивності

1. Створіть звички, які підтримують вас у тому, що ви робите

У всіх нас є звички. Звички визначають 30-50% нашої щоденної торгівлі. Вони підтримують вас у вашому житті чи, можливо, навіть саботують?

Піддайте сумніву свої звички або ознайомтеся зі своїми звичками:

Що перше, що ти робиш, як тільки встаєш вранці?
Що перше ви робите, коли перебуваєте на роботі?
Ви концентруєтеся на своїй діяльності чи дозволяєте собі відволікатися знову і знову?
Яка остання продуктивна справа ви робите щодня?

Якщо ви хочете підвищити свою продуктивність, будьте готові змінити свої звички або інтегрувати нові звички у свій розпорядок дня.

Залежно від наших звичок, узагальнення вимагає в середньому 66 днів. Це означає, що в ідеалі ви будете повторювати певний режим протягом 66 днів, поки це не стане для вас нормальним явищем.

Особливо на початку цього часу вам, мабуть, доведеться регулярно долати себе. Тоді вона часто запускається сама собою. Порівняйте це з ракетою, яка долає силу тяжіння: ракета використовує 87% свого палива протягом перших двох хвилин. Тоді він летить майже сам по собі.

Як приклад продуктивної звички я покажу вам свою ранкову рутину. Мої перші 2 години дня в середньому виглядають так:

Прокидайся
Переглянути візуальну дошку (дошку з моїми цілями та іншими надихаючими зображеннями)
Ванна + переодягання
Випийте склянку води
Поміркуйте протягом 12 хвилин
Розтягуйтесь на 5 хвилин
Приготування кави
Прочитайте 15 хвилин
Пишіть на моїй книзі 50 хвилин
Увімкніть мобільний телефон

Що, на вашу думку, є найголовнішим у цьому списку? Я не вмикаю свій телефон, поки не буду продуктивним більше години. Як результат, я стабільний у свій день, і ніщо так швидко не збиває мене з курсу.

(Якщо ви думали, що найголовніше - це прокидання та вставання, то, звичайно, ви теж маєте рацію).

Перегляньте наступну пораду, щоб отримати більше прикладів продуктивних звичок.

Оскільки звички так сильно впливають на наше життя, я написав про це серію статей із трьох частин. Частина 1 - про те, як можна змінити звички та вчитися. Частина 2 наводить приклади звичок, які змінюють ваше життя. Частина 3 присвячена ранковій рутині.

2. Організуйся

Я благословенний доброю пам’яттю, тому раніше вважав, що правильна організація є зайвою. Навіщо все записувати, коли я все можу згадати?

Оскільки я опікувався дедалі більшими проектами і час від часу забував щось, вирішив дати шанс організації. Оскільки моє життя добре організоване, я був продуктивнішим на 50-100%. Це тому, що я точно знаю, що і коли робити. До того ж, мені не треба турбуватися про те, щоб забути щось важливе.

Я рекомендую дві речі для вашої організації:

а) Календар

Я припускаю, що ви вже використовуєте календар. Переваги очевидні:

Ви можете ввести свої зустрічі
Ви завжди маєте уявлення про свій розпорядок дня
Забуття зустрічей стає неможливим (якщо ви не забудете їх ввести)
Вам нагадають про зустрічі

Я рекомендую календар від Google. Це можна викликати в Інтернеті в будь-який час, і синхронізація з календарем на мобільному телефоні чи планшеті проста.

Обов’язково регулярно плануйте час для себе.

(Чому так важливо робити перерви знову і знову, ви можете дізнатися з цієї статті: Приведення тіла, розуму та душі в гармонію)

б) Інструмент, за допомогою якого ви можете керувати своїми справами

Кожен має завдання, які хоче виконати. Щоб нічого не забути, тримайтеся цих речей. Спочатку це була комбінація рукописних нотаток та нотаток на моєму мобільному телефоні. Він швидко вироджувався і був досить громіздким.

Сьогодні я майже виключно використовую Trello для своїх справ, але є також інші подібні програми, такі як Evernote.

Trello вільний і зрозумілий. Окрім версії браузера, є програми для смартфонів та планшетів, так що я можу отримати до них доступ у будь-який час.

Я організовую себе за тижневим графіком. Кожні вихідні я готую своє планування на наступний тиждень (= продуктивна звичка):

Які зустрічі я маю?
Що я хочу робити?

Це означає, що я можу розпочати роботу над завданнями в понеділок, не думаючи про те, що я хочу зробити.

Навчіться встановлювати пріоритети (див. Підказку 3), інакше може трапитися так, що ви витрачаєте час на дрібниці, а найважливіші завдання залишаються незавершеними.

Щоранку - згідно з моїм ранковим розпорядком - я перевіряю свій список справ, щоб побачити, що буде того дня (= продуктивна звичка).

Останнє продуктивне, що я роблю щодня - це підготовка організації до наступного дня (= продуктивна звичка). Це в середньому займає лише дві хвилини.

3. Працюйте за принципом Парето

В основі принципу Парето лежить італійський інженер та економіст Вільфредо Парето. Він з’ясував, що все можна розділити 80/20. Це означає, що 80% загальних результатів можна досягти за допомогою 20% загальних зусиль.

Решта 20% результату вимагають 80% зусиль. Якщо ви також зробите 80%, це швидко межує з перфекціонізмом.

Принцип Парето можна застосувати до багатьох речей:

20% клієнтів відповідають за 80% продажів
20% рибалок ловлять 80% риби
80% часу ви носите 20% речей, які є в шафі
80% міського руху відбувається на 20% вулиць
20% працівників виконують 80% роботи

Зараз доведено, що принцип Парето стосується не всього. У 2000 р. Близько 10% населення світу володіло 85,2% власності.

Тим не менше, принцип Парето можна застосувати до вашого життя. Я хотів би показати вам на прикладі:

Скажімо, ваша мета - нарощувати м’язи. Хоча в Інтернеті незліченна кількість веб-сайтів на цю тему, насправді це досить просто: навчіться і зосередьтесь на основних вправах під час тренувань і переконайтеся, що ви харчуєтесь збалансовано, багатою білками.

Не потрібно тренуватися три години на день у спортзалі або приймати дорогі добавки. Зосередьтеся на 20% основ. Завдяки цьому ви отримаєте 80% результату.

Навчіться розставляти пріоритети. Яка 20% зусиль відповідає за 80% ваших результатів? Як тільки ви це знаєте, зосередьтесь на тому, щоб зробити 20%.

4. Усвідомлюйте, як часто ви відволікаєтесь

Смартфон швидко піднімається, у браузері швидко відкривається нова вкладка з Facebook. Все це часто відбувається автоматично.

Якщо ми постійно відволікаємося від того, що робимо, це не що інше, як звичка. Однак ця звичка шкодить нашій продуктивності.

Ці звички в основному несвідомі. Щоб змінити звичку, першим кроком є усвідомлення цієї звички: як часто ви перериваєте свою діяльність, виконуючи інші дії, наприклад, перевіряючи свій смартфон або Facebook?

Візьміть ручку та аркуш паперу та тримайте аркуш для підрахунку, щоб розкрити їх. Кожного разу, коли ви хочете відволіктися, ви вносите це у список.

Неважливо, коли ви це помітите. Будь то під час або після того, як ви відчуєте імпульс або вже піддалися йому, і знову перебуваєте на WhatsApp.

Мета - створити усвідомлення відволікаючої уваги. Як тільки ви помітите імпульс, ви можете активно вживати контрзаходів і не піддаватися відволіканню.

5. Робіть лише одне!

Ми любимо відкладати особливо неприємні дії, такі як виклик надокучливого клієнта, і знову і знову переривати їх через Facebook тощо.

Рішення цієї справи полягає у прийнятті вами рішення: Ви можете робити це лише одне, поки це не буде зроблено. Протягом цього часу ви не займаєтесь жодною іншою діяльністю! Або ви працюєте, або ви марно витрачаєте час, крутячи великі пальці або дивлячись у діри в повітрі.

“Коли ти працюєш, ти працюєш. Коли ви граєте, ви граєте. Не змішуйте обидва ». - Джим Рон (американський письменник та мотиваційний спікер)

Зробіть це якомога простішим для себе та мінімізуйте будь-які джерела відволікання. Закрийте свій інтернет-браузер і переведіть телефон у режим польоту (звичайно, ні, якщо ви плануєте зателефонувати клієнту).

Якщо ви хочете зробити щось, що займає багато часу, у вас є два варіанти:

Ви встановлюєте обмеження часу, в якому ви хочете продуктивно працювати (наприклад, 50 хвилин роботи, 10 хвилин перерви).
Ви можете розділити свою роботу на секції та поставити проміжні цілі. Коли ви досягнете своєї проміжної мети, настав час перерви. Так я, наприклад, пишу свої статті. Проміжними цілями є написані слова або абзаци.

(Якщо ви хочете навчитися боротися з зволіканням, я рекомендую цю статтю від мого друга та колеги-блогера Тіма)

6. Група натхненників

Група замовників - це група людей, які регулярно збираються разом і підтримують одне одного у досягненні своїх цілей.

Ця група замовників може впливати на певну сферу життя (наприклад, роботу, спорт) або всі сфери життя.

Для початку рекомендую шукати партнера-натхненника, з яким ви зможете пройти всі сфери свого життя. Знайдіть для цього хорошого друга чи тренера.

В ідеалі ви збираєтеся щотижня. Ви тренуєте один одного і обговорюєте минулий та майбутній тиждень:

Що було зроблено минулого тижня?
Де була біда?
Що не було зроблено чи чому це не зроблено?
Що слід зробити наступного тижня?
Взаємний відгук/поради

Спочатку один з партнерів говорить, а інший дає відгук. Потім ви перемикаєтесь, і партнер, який першим дав відгук, тепер повідомляє про минулий та майбутній тиждень.

Запишіть все письмово (наприклад, на Trello), щоб ви могли контролювати все краще наступного тижня.

Якщо ви добре відрепетировані, вам не знадобиться більше 30-45 хвилин для розмови натхненника.

Великою перевагою розмови натхненника є те, що ви відповідальні перед іншою людиною. Ви не можете брехати собі так, дотримуючись девізу: "О, я просто зроблю це наступного тижня".

Якщо завдання не було виконано до встановленого терміну, наш партнер-натхненник поставить незручне запитання, чому це так. Тож ми стикаємось безпосередньо зі своєю лінивістю і не можемо заглибити все це в своїй голові.

Висновок - підвищення особистої продуктивності

Час - дорогоцінний товар. Ми втрачаємо занадто багато цього, якщо постійно відволікаємося на свої завдання або якщо не знаємо точно, що робити далі.

Бути продуктивним означає працювати концентровано, одночасно роблячи речі ефективно і тим самим економити час.

Якщо ви хочете підвищити свою продуктивність, створіть звички, які будуть вас підтримувати. Навчіться самоорганізовуватися і розставляти пріоритети своїм завданням. Працюйте лише над однією справою за раз і зосередьтеся на тому, що робите.

Пам’ятайте про джерела своєї відволікаючої уваги та про те, як часто ви їм поступаєтесь.

Чи є у вас інші поради щодо підвищення продуктивності? Якщо так, я був би вдячний за ваш коментар.