Пишіть і відповідайте на ділові електронні листи

Вам також важко відповісти або написати електронний лист? На початку молодим спеціалістам особливо важко писати повідомлення, які є формально правильними. Ось як ви правильно відповідаєте на електронні листи та впевнено пишете ділові листи.

електронні

Загальні поради щодо електронної пошти.

Потрібна велика обережність, особливо коли мова йде про онлайн-заявки та зв’язування менеджерів з персоналу або потенційних роботодавців електронною поштою. У випадку з діловими електронними листами в дію входить так званий етикет, якого слід дотримуватися при обміні інформацією в електронному вигляді.

Слово "netikette" - це комбінація термінів net для Інтернету та етикету для хорошої поведінки та включає деякі правила, яких слід дотримуватися під час написання та відповіді на електронні листи, особливо в процесі подання заявок та ділових електронних листів.

Отже, не приватні електронні листи, такі як листи, повинні бути значущими, правильними та містити чіткі повідомлення. Стурбованість повинна бути сформульована чітко, коротко і коротко. Це економить час одержувача та полегшує розуміння.

терміни.

Якщо можливо, на ділову чи офіційну електронну адресу слід відповісти протягом 24 годин. Вихідні тут - виняток. У випадку відпустки у примітці про відсутність офісу повинно бути зазначено, що відповідь може бути відкладена.

відсутність.

Якщо ви не можете вести бізнес, вам слід встановити повідомлення про відсутність в офісі, щоб відправники були поінформовані про те, що вони повинні бути терплячими до відповіді. Приклад повідомлення про відпустку:

Шановні пані та панове,

Спасибі за Ваше повідомлення.

З [дата] до [дати] включно, на жаль, я не в офісі, і тому не можу відповісти на ваше повідомлення. Ваше повідомлення не пересилається. У термінових випадках, будь ласка, зв’яжіться зі своїм колегою паном/пані [ім’я] на [електронна адреса].

Дякую за розуміння.

З найкращими побажаннями

Довжина електронного листа.

Якщо вам на роботі потрібно писати та відповідати на електронні листи, важливо звернути увагу на довжину вашого повідомлення. Як правило, пам’ятайте, що все повідомлення повинно бути видимим на екрані ноутбука без необхідності прокручування читача вниз.

Правильно структуруйте електронні листи.

Правильна структура електронного листа:

  • змістовна тематична лінія
  • ввічлива форма звертання
  • коротке вступне речення
  • Основна частина розділена на пункти
  • дружнє заключне речення на прощання
  • Вітаємо, а не скорочуємо як MfG!
  • Ім'я та прізвище відправника

У випадку ділової електронної пошти за цим слід інший підпис а також інформація про законодавство про компанії.

Вкладені файли в електронні листи.

Звичайно, для цього часто використовують електронні листи, Документи вперед. Але стережіться вкладення щодо цього:

  • Коротко зверніться до додатку в тексті та до документа, який у ньому є: У додатку ви знайдете список витрат у файлі Excel.
  • Зробіть вкладення розміром не більше 2 МБ та максимум 5 МБ.
  • Не надсилати занадто багато документів або лише справді корисні документи.
  • Для електронних листів за межами компанії використовуйте такі формати, як PDF, JPG або ZIP, які можуть відкрити всі.

    Завжди пам’ятайте: читачі повинні спочатку відкрити вкладення, а потім завантажити та зберегти його. Це вимагає часу. Тому має сенс надіслати посилання на документ на сервері компанії, а не вкладення для внутрішніх електронних листів компанії. Інша можливість полягає в тому, щоб розмістити попереднє зображення у повідомленні, наприклад, якщо мова йде лише про коротке голосування.

Електронна пошта або особиста розмова?

Особливо, коли справа стосується далекосяжних або складних питань, вам слід зважити між електронною поштою та особистою розмовою. Часто ефективніше і швидше пояснити факти іншій людині під час розмови, ніж письмово. Тому, перш ніж півгодини боротися, щоб записати свої пояснення, а потім перейти вперед-назад по п’ять повідомлень, щоб пояснити будь-які запитання, які виникають у вас, має сенс взяти трубку на хвилинку або домовитись про особисту зустріч. Тоді ви завжди можете написати електронний лист, в якому ви розберетеся про найважливіші моменти.

На наступному графіку показано велику частку електронних листів, які ми надсилаємо у своєму повідомленні, що показує частку електронних листів, що щорічно надсилаються (за винятком спаму!) Лише в Німеччині:

джерело: statista.de (2018): https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/nummer-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

Якщо ви не впевнені, що потрібно враховувати в окремих професійних сферах, ви знайдете тут додаткову інформацію: