PMO - Завдання та функції Управління проектами

PMO - Управління проектами

Сфера застосування PMO, офіс управління проектами залежить від прийняття управління проектами в компанії.

Тож зона відповідальності може Завдання секретаріату в якому заступник агента керівника проекту бронює кімнати для переговорів та подає звіти про стан. Однак, якщо особи, що приймають рішення, є одними з Додана вартість PMO переконаний, що це може стратегічну роль приймати.

Завдяки розробці стандартів, коучингу та підбору персоналу в проектах, програмах та портфелях офіс управління проектами тоді функціонує як командний центр, хто приймає важливі рішення для проектної роботи.

Прочитайте, який із них у цьому дописі Визначте елементи проектного бюро, коли є сенс керувати ним і які завдання може взяти на себе офіс.

Форми та типи PMO

У посібнику зі знань управління проектами з Інституту управління проектами (PMI) описується суть a Офіс управління проектами наступним чином: «Офіс управління проектами - це організаційна структура, яка стандартизує процеси управління та нагляду за проектами та підтримує спільне використання ресурсів, інструментів та методів. Обов'язки бюро управління проектами можна взяти у Функція підтримки до безпосереднє управлінняt одного або декількох проектів достатньо ".

З одного боку, керівник проекту сам бере на себе адміністративну діяльність свого проекту. Або він делегує його працівникові. Часто в офісі проводять час внутрішні колеги Рутинні завдання втратити вагу. Зовнішні консультанти також можуть полегшити керівництву проектом, особливо якщо в проектній роботі є вузькі місця у ресурсах.

З іншого боку, може PMO складається з цілої групи працівників або відділу, пов’язати портфелі, програми та проекти та системи ключових фігур компанії.

Ви розробляєте бізнес-кейс і забезпечуєте відповідність діловим показникам.

Крім того, вони розвиваються Методи, процеси, інструменти та шаблони, тренінг менеджерів проектів, управління освітніми пропозиціями, проведення аудиту проектів, моніторинг та управління Використання ресурсів у проектах або керувати цілим Портфоліо проектів.

Оснащений таким мандатом, офіс діє як командний центр, який розглядає компанію як єдине ціле та контролює проектний бізнес на всьому рівні.

Переваги PMO

A Управління проектами створює переваги, якщо це:

Підтримує керівників проектів, співробітників та тих, хто приймає рішення у повсякденних операціях

Будучи центральним координаційним пунктом, таким як "система з концентратором", збирає та розповсюджує важливу інформацію про проект, збільшуючи прозорість та швидше приймаючи рішення

збільшує зрілість проектної роботи

бере на себе стратегічні завдання в компанії

гарантує, що ініційовані проекти відповідають цілям компанії

Приймає важливі рішення щодо проектів, програм або портфелів компанії

Зменшено адміністративні зусилля та витрати

гарантує, що у компанії встановлена культура, що відповідає проекту

мандат компанії отримано та прийнято

Обов'язки ОУП

Одним з основних завдань PMO є Підтримуйте менеджерів проектів різними способами. Однак офіс може також мати повноваження "діяти як невід'ємна зацікавлена сторона та особа, що приймає рішення протягом життя проекту, щоб забезпечити узгодженість бізнес-цілей", пише PMI.

Підтримка керівників проектів та осіб, що приймають рішення

Співробітники (PMO) підтримують керівників проектів у цих заходах, включаючи бронювання кімнат для засідань, забір учасників зовнішніх зборів на стійці реєстрації, організацію робочого обладнання, підготовку документів щодо прийняття рішень та звітів про стан, архівування документів, моніторинг споживання ресурсів, підготовку та подальші засідання, документування результатів зустрічей, запис даних про проект і підтримувати, створювати сховище знань для та підтримувати його зміст, створювати єдині структури документів.

Виберіть процедури, методи та інструменти

Офіс може визначити, чи застосовуються і які встановлені стандарти в компанії, чи має сенс створити свій власний.

Крім того, PMO знайде відповіді на ці запитання:

Які методи та інструменти можуть допомогти керівнику проекту у його роботі?
Чи є сенс вибирати традиційну чи гнучку модель процесу?
Як слід зберігати цінні знання, робити їх доступними та передавати?
Чи є сенс використовувати систему управління документами? Якщо так, то який?

Моніторинг та управління

Управління проектом збирає інформацію про Статус проектів і нагадує (під) керівникам проектів вчасно передавати свою інформацію. Таким чином, PMO може принести результати одному звіт батьків перед вищим керівництвом закріпити.

Він також перевіряє, чи Правила проекту дотримуються Ревізії наскрізь, відчуває себе всебічним Ризики і розробляє контрзаходи, особливо щодо тих ризиків, які мають велику ймовірність виникнення та завдають великої шкоди.

Поради та підтримка керівників проектів, працівників та зацікавлених сторін

Все більше компаній орієнтуються на сучасні, худі та гнучкі Процедурні моделі. Однак командам, які ще не мають досвіду в цій процедурній моделі, потрібна допомога. Наприклад, досвідченого колегу з офісу можна призначити керівнику проекту, щоб він допоміг йому консультувати та підтримувати.

Розвивати та навчати персонал

Вся команда повинна мати необхідні знання, щоб впоратися з проблемами проекту.

Безперервна освіта може проходити в рамках програми сертифікаціїs, які організовує офіс або проводиться самостійно.

У міжнародних командах проектів a Навчання культурі допомагають уникнути непорозумінь і тертя. Урядовий офіс може створити платформу для збору експертів в одному місці, щоб їх співпраця над заявленими проектами стала можливою швидко.

керувати проектами

Офіс може підтримати керівника проекту як пожежника у критичних ситуаціях Врівноважені конфлікти або Помірність у суперечках. Оскільки у виняткових ситуаціях може бути корисно ініціювати та направляти дискусію ззовні.

Контролюйте портфель проектів

Офіс управління проектами є центральним центром для всіх, хто бере участь у портфоліо, що забезпечує пріоритетність проектів, які найбільше сприяють успіху компанії.

Висновок

Не може бути конкретного рецепту успіху щодо того, як можна створити PMO. Оскільки, як проект, який виділяється як цілеспрямоване, разове підприємство, офіс управління проектами також має його унікальний характер.

Ефективні PMO спрямовують свою роботу на стратегічні цілі компанії назовні Дизайн та обсяг PMO залежать від потреб організації, яку він підтримує.

Сфера діяльності ОУП варіюється від чистої Функція підтримки аж до відповідальних Керуйте одним або кількома проектами або портфоліо.

Однак вони можуть розвинути свою творчу силу лише в тому випадку, якщо зацікавлені сторони організації повністю розуміють додану вартість роботи бюро управління проектами та приймають його роботу.

Коли офіс управління проектами розкриє весь свій потенціал, він може Значно підвищити професіоналізм управління проектами і створюють додану вартість для компанії.

Порада для читання:

Офіс управління проектами: вступ та переваги

зміст

Вступ. - PMO. - Варіанти класифікації PMO - Правильне позиціонування PMO - Завдання та відповідальність PMO - Пошук обсягу обов'язків, впровадження та закріплення PMO - Фактори успіху та прийняття - Тематичні дослідження - Тематичний покажчик.