Поради щодо зустрічей 2020
Проведіть більш ефективно в 2020 році 15 порад щодо кращих зустрічей
Три чверті робочого часу топ-менеджери проводять на зустрічах - але це не обов’язково.
Майкл Шеппе | 02 січня 2020 р
Магазин не працює без зустрічей. Але вони повинні бути добре організованими.
Горезвісні запізнілі. Десятки учасників демонстративно веслують по мобільних телефонах. І менеджери, які не уявляють, що саме вони хочуть вирішити. Зустрічі відбуваються однаково у багатьох конференц-залах Німеччини. "Для одних зустрічі є руйнівним фактором, - каже консультант з управління Вупперталем Гюнтер Вольф, - для інших - приємна можливість вимкнути".
Здається, зустрічі - це лише одне для дуже небагатьох: добре вкладений робочий час.
Офісні збори божевілля - але правильно
Менеджери проводять на засіданнях три-чотири години на день - і можуть врятувати багато з них. Оскільки конференції часто занадто довгі, вони не приносять жодного помітного прогресу і викликають більше розчарування, ніж мотивації.
Статистично кажучи, топ-менеджери проводять майже три чверті свого робочого часу на зустрічах, як показує Гарвардське дослідження. Після цього кожен генеральний директор мав 37 зустрічей на тиждень. І кожна третя з них тривала більше години.
Цифри насторожують тим, що керівники часто витрачають свій обмежений час у конференц-залах. Майже 70 відсотків опитаних скаржились, що через численні зустрічі їм залишається мало часу для виконання справжніх завдань.
Зустрічі для початківців: Це п’ять основних правил
Навіть якщо запрошення на збори часто викликає виправдане нахмурення серед співробітників: командам доводиться обговорювати, розподіляти завдання та уточнювати процедури, щоб рухатись компанією вперед. Тому вкрай важливо не розглядати зустрічі як перешкоду, а як робочий час.
Навіть за допомогою простих прийомів, важку зустріч можна перетворити на ефективну:
- Надішліть порядок денний заздалегідь, щоб учасники могли підготуватися.
- Встановіть бюджет часу для кожного пункту порядку денного і суворо його дотримуйтесь, щоб обмежити час виступу балакучих.
- Запишіть завдання окремих учасників за лічені хвилини та надішліть їх усім одразу після закінчення заняття.
- Запрошуйте лише найважливіших осіб, які приймають рішення.
- І: починайте вчасно! До речі, це також означає не чекати черги біля кавомашини на початку сеансу.
Ці основні правила можуть здатися тривіальними, але, здається, вони порушуються на більшості робочих зустрічей. Після встановлення дисципліни наради наступні 15 практичних порад надають подальшого натхнення.
Порада 1: прозорість витрат
Годинники нарад - це витверезний інструмент, який показує, як швидко зростають витрати з кожною хвилиною марної зустрічі. Додатки з такими іменами, як Meetime, Abacus або збори за зустріч, показують у реальному часі, скільки коштує зустріч.
Для цього користувачі повинні анонімно ввести кількість учасників та їх погодинну ставку або річну зарплату в програму на початку зустрічі. Таймер запускається - і працює, і працює, і працює.
Порада 2: рішення або обговорення
Перед кожною зустріччю засновник Facebook Марк Цукерберг задає важливе питання: “Обговорення чи рішення?” Тож усі в залі знають, що очікується в підсумку. Консультант з управління Бернд Штеффенс з Менхенгладбаха радить своїм клієнтам навіть сформулювати чітку мету для кожного пункту порядку денного. "Це повинно бути очевидним у порядку денному, щоб кожен міг працювати цілеспрямовано".
Порада 3: зустріч перед обідом
Для начальника Amazon Джеффа Безоса перший робочий час дня є вирішальним. "Я поміщаю все, що потребує моєї повної психічної уваги, на 10 годин", - говорить він.
Зустрічі в робочому світі нудять вас
Занадто багато, погано спланованих зустрічей серед колег не лише нервують і забирають багато часу. Вони нудять вас, стверджують троє професійних психологів. Але вони також радять, як зробити краще.
Чим пізніше день стає, тим важче йому думати про важливі речі. Що робити, якщо щось залишається валятися? "Спробуємо вирішити це знову наступного дня о 10 годині".
Порада 4: Пройдіть розмову
Поза офісом, на природу: Зустрічі під час бігу не лише забезпечують свіже повітря, але й приносять зміну точки зору. Наприклад, начальник Telekom Тимотей Геттгес використовує пішохідну зустріч для підготовки до важливих виступів. Здебільшого його начальник відділу комунікацій та мовлення проводить вас по лугах Рейну в Бонні.
Порада 5: Виключення тих, хто не зацікавлений
Засновник Tesla Ілон Маск також показує, наскільки послідовним він є на зустрічах. Кажуть, що він вигнав учасника зі зборів, оскільки він ще нічого не сказав.
“Не грубо їхати. Грубо заважати комусь ходити і витрачати свій час », - написав Маск циркуляр.
Хеннінг Бене, керуючий директор консультаційної служби Kienbaum HR, пропонує менш сувору та соціально прийнятну адаптацію методу Маск: заздалегідь визначте в порядку денному, хто повинен бути присутнім на яких темах.
Порада 6: Правило двох піц
Дві піци - їх має бути достатньо для зустрічі. Те, що для шефа звучить як примхлива дієта, насправді повинно заважати працівникам не відвідувати збори без причини. Це означає: Більше піци означатиме, що до цього залучено занадто багато осіб, які приймають рішення.
Що робити, якщо піца закінчена? Кінцева зустріч!
Порада 7: індивідуальні зустрічі
Навіть невеликі групи часом бувають занадто великими. Ось чому керівник американського порталу рекомендацій Yelp Джеремі Стоппельман щотижня проводить індивідуальні зустрічі зі своєю найближчою керівною командою. Навіть якщо це призводить до загальної кількості зустрічей, очні обговорення часто є більш ефективними.
Конфлікти, зокрема, можна усунути таким чином краще, ніж на групових зборах.
Порада 8: Оцінка ключових показників
На основі рентабельності інвестицій - "Рентабельність інвестицій" - компанія, що здійснює поштові замовлення, Отто визначає ROTI для певних корпоративних зустрічей, "Рентабельність вкладеного часу".
Віртуальна співпраця Відеоконференції перевершують телефон і мережу
Команди часто працюють разом віддалено. Дослідження показують, що результати кращі, коли команди спілкуються за допомогою відео, а не лише за допомогою телефону та електронної пошти.
За допомогою цього методу зустріч оцінюється за шкалою від одного (погано) до п’яти (відмінно) відразу після цього. "Прямий зворотний зв'язок допомагає нам більш усвідомлено мати справу з часом зустрічей", - говорить Крістін Ківітт, спритний тренер Otto Group.
Порада 9: Робіть перерви на електронні листи
Електронна пошта є основним джерелом відволікання уваги на зустрічах. Чому б не поводитися агресивно з порушником та не створювати для нього додаткового простору? Ось як це робить Ульріке Відуілт, бос Німеччини в Расселі Рейнольдсі: Просто повідомте фіксовані перерви на початку для обробки важливих електронних листів. Це враховує всі потреби.
Порада 10: Вийдіть із зони комфорту
Ангар на літаку замість зручних шкіряних крісел - керівникам слід поміняти столик для переговорів на незвичні місця, радить консультант з управління Гамбургу Бірте Пют’єр-Стоппок. Якщо це занадто трудомістко: переплануйте конференц-зал з мішками, гамаками, стоячими столами або зонами руху. Учасники можуть поспілкуватися сидячи, лежачи, стоячи або ходячи - залежно від того, як вони можуть краще зосередитися.
Порада 11: Освітні ретроспективи
Вчитися на минулому на зустрічах - це те, що роблять технологічні компанії в Кремнієвій долині. Мета цих "ретроспектив": з'ясувати, як компанія може краще працювати зі своїми проектами. Щотижневий цикл зосереджується на трьох питаннях: Що пройшло добре? Що могло піти краще? Де нам подвоїти ставки, щоб покращитись?
Зрештою, кожен учасник повинен залишити зустріч із завданням.
Порада 12: Пам’ятка замість презентації
Незліченні та перевантажені слайди презентацій - це жах кожної зустрічі. З Amazon не так: шеф-кухар Безос заборонив показ слайдів і спирається на "розповідні записки". Свої співробітники повинні записати свої ідеї у шість сторінок. Перш ніж учасники наради обговорять пропозиції, кожен має півгодини, щоб прочитати пам’ятку мовчки.
З точки зору Безоса, це має дві переваги: автори повинні повністю проникнути у свою ідею, щоб подати її в двох словах. А особи, що приймають рішення, мають швидкий огляд різних ініціатив.
Порада 13: DRI Стіва Джобса
"Багато учасників зустрічі просто приходять подивитися на це", - зазначає консультант Штеффенс. «Це катастрофічне ставлення до ефективної зустрічі». Засіб захисту надається методом, який представив колишній бос Apple Стів Джобс. В Apple за кожним пунктом порядку денного є ІРС: "Прямо відповідальні особи" несуть повну відповідальність за окремі завдання.
Тому що коли один працівник, а не команда, виступає за проект, він ставиться до своєї справи більш серйозно і не може просто ухилятися від відповідальності.
Ще більше порад щодо зустрічей
Бернд Стеффенс: Зустрічі - прострочений практичний посібник: Рішення для успішних нарад . Verlag Wiley-VCH, Weinheim 2016, 320 сторінок, 24,99 євро.
Гюнтер Вольф: Зробіть зустрічі та дискусії ефективними та результативними. Прості методи, прийоми та контрольні списки для ефективних зустрічей. Verlag Dashöfer (3-е видання), Гамбург 2016, 78 сторінок, 27,80 євро.
Порада 14: У порядку денному немає “різних”
Найприкріше на зустрічі приходить в кінці: Різні речі. Тут багато говорять, але мало вирішують. Тому експерт Kienbaum Böhne радить повністю виключити цей пункт порядку денного. Натомість у раунді зворотного зв’язку культуру зустрічей слід систематично вдосконалювати, задаючи два запитання: Що було хорошого на цій зустрічі? І: Що має бути краще наступного разу?
"Це підвищує якість зустрічей і створює необхідну дисципліну для ефективних зустрічей", - говорить Бен.
Порада 15: дотримання дієти
Аналогічно дозвілу на схуднення, менеджерам також слід думати про швидку зустріч. Час від часу це може бути навіть нульова дієта. "Якщо ви не можете виконати багато продуктивної роботи за призначенням, краще почекайте хвилин", - радить консультант Рассел Рейнольдс Роберт Кемпер. Для передачі чистої інформації достатньо надіслати команді електронний лист.
Тільки: Будь ласка, не пишіть це на засіданні!