Позитивний вплив num; ризик споживання паперу в бізнесі
Корпоративне споживання паперу становить близько 75% відходів, які він утворює. Однак цифрові рішення вже існують для економії грошей, підвищення ефективності та, перш за все, сприяння захисту навколишнього середовища. !
Половина річної кількості паперу, споживаного у Франції, використовується для роботи. Кожен офісний працівник щорічно використовує в середньому 2500 аркушів паперу. Окрім того, що інтенсивне використання паперу є витратою для бізнесу, це негативно впливає на навколишнє середовище. Переваги оцифровування є незаперечними для всіх видів бізнесу: приватного, державного, незалежно від розміру структури: дуже малий бізнес, МСП, середні компанії, GE.
Дематеріалізація повинна бути зумовлена потребами бізнесу, але це, безумовно, позитивно впливає на планету. Ми пояснюємо, чому ... !
Дематеріалізація документів у бізнесі: екологічний жест
Виробництво паперу є дуже енергоємною діяльністю, і тому воно сприяє деградації планети.
На сьогоднішній день 85% використовуваного паперу надходить із лісів, і лише 15% надходить із вторинної переробки або з дерев, посаджених для цього виробництва.
Крім сприяння вирубці лісів, виробництво білого паперу споживає велику кількість води. Дійсно, для виробництва однієї тонни білого паперу потрібно 100 000 літрів води.
Потім цю продукцію потрібно транспортувати, як правило, забруднюючими транспортними засобами, такими як літаки або автомобільний транспорт.
Отже, виробництво паперу сприяє глобальному потеплінню, оскільки воно збільшує викиди парникових газів як через вирубування лісів, яке воно створює, так і через транспорт, необхідний після виробництва паперу. Згідно з дослідженнями, 1/5 викидів парникових газів відбувається внаслідок знищення лісів.
Однак папір є офісним витратним матеріалом, який виходить на перше місце, він становить приблизно 75% ваги офісних відходів у Франції.
Вже кілька років компанії розпочали свою цифрову трансформацію, обладнавшись цифровими інструментами: програмне забезпечення для виставлення рахунків, CRM, онлайн-продажі та оплата, спілкування через соціальні мережі та цифрову рекламу, онлайн-навчання (ODL) ... Однак завдання юридичного секретаря залишаються на узбіччі цієї трансформації, навіть незважаючи на те, що вони масово використовують витратні матеріали, яких можна уникнути шляхом їх оцифрування.
І все ж у цій галузі перехід до цифрових технологій більше ніж заохочується: законом PACTE, який дематеріалізує процес створення компанії, нормативними положеннями, що заохочують дематеріалізацію юридичних реєстрів, або заходами, вжитими в контекст кризи здоров’я.
Наприклад, декрет № 2018-1223 від 24 грудня 2018 року та декрет № 2019-1118 від 31 жовтня 2019 року, відповідно, дозволяють дематеріалізацію реєстрів руху цінних паперів шляхом запису на спільний електронний пристрій реєстрації (DEEP) та рішення про прийняття рішень. створення реєстрів (АГ, рада директорів.) завдяки їх мітці часу.
Подібним чином, в контексті надзвичайної ситуації зі здоров'ям, Постанова від 25 березня 2020 р. (N ° 2020-321) передбачає, що протягом цього періоду засідання та реалізація виборчого права можуть проводитись безнадійно, навіть якщо статути прямо не передбачають цієї можливості.
Тому, вживаючи всі ці заходи, уряд сприяє дематеріалізації ділових процедур з метою припинення масового використання ними паперу, зокрема з метою збереження природних ресурсів.
Ніщо або майже ніщо не може виправдати компанію, що вона не розглядає свій цифровий перехід.
Тому компаніям слід розглянути можливість зменшення споживання паперу шляхом встановлення способів уникнути цього, не впливаючи на їх діяльність. Крім того, впровадження рішень щодо дематеріалізації для вимірювання впливу на навколишнє середовище цілком може бути частиною політики корпоративної соціальної відповідальності (КСВ) відповідної компанії.
Дійсно, багато компаній вживають заходів щодо зменшення споживання паперу, забезпечуючи екологічно відповідальне використання у своїй політиці щодо КСВ: перероблений папір, зменшення споживання паперу та впровадження вибіркового сортування. Ці заходи, крім дуже сприятливого впливу на навколишнє середовище, дозволяють компанії значно зменшити витрати, пов'язані з придбанням витратних матеріалів.
Таким чином, сьогодні і як ніколи раніше, компаніям пропонується орієнтуватися на свої потреби, щоб забезпечити цифрове рішення. Криза охорони здоров'я COVID-19 стала можливістю для компаній зацікавитись цифровою трансформацією, щоб підтримувати нормальне функціонування своєї діяльності.
Вибір ефективного рішення щодо дематеріалізації для компаній
По-перше, дематеріалізація повинна відповідати потребам компанії в прибутковості та конкурентоспроможності. Це частина глобального процесу цифрового переходу і дозволяє впорядкувати та децентралізувати трудомісткі адміністративні процеси з низькою доданою вартістю.
По-друге, вибір безпаперових рішень дозволяє компанії зробити прибутковим, але перш за все оптимізувати робочий простір. Отже, ця оптимізація дозволяє придбати або взяти в оренду менш значні ділові приміщення і, таким чином, дозволяє значно заощадити. Насправді, завдяки переходу на цифровий формат, більше немає документів, присвячених архівам !
Крім того, оптимізація управління паперовими документами дозволяє заощадити простір у приміщенні, а також отримати ясність, одночасно забезпечуючи доступ до своїх даних.
Дійсно, вибір цифрових інструментів архівування або створення дематеріалізованих ділових документів підвищує рівень безпеки та дозволяє централізувати інформацію, полегшуючи її доступність. !
Проте, згідно з дослідженням, проведеним у 2015 році ACOA та Mautan щодо впровадження рішень для електронних рахунків-фактур, все ще 45,83% середніх компаній, МСП та дуже малого бізнесу ще не мали інструментів для його реалізації. Небажання відбувається перш за все через недостатнє знання інструментів та страх втрати чи крадіжки даних. Цей аргумент сьогодні втрачає сенс, оскільки гарантії безпеки, пропоновані ІТ-інструментом, набагато важливіші.
Через п'ять років після цього дослідження страх компаній перед цифровими рішеннями вже не є систематичним, але залишається присутнім.
Однак дуже важливо, щоб усі компанії, незалежно від їх розміру або сфери діяльності, ініціювали цю цифрову трансформацію, щоб залишатися конкурентоспроможними у світі завтра. Крім того, законодавча влада заохочує цей перехід, дозволяючи все більшій кількості компаній вибирати цифрові операції.
Фахівці з оцифрування підтримують компанії у цьому цифровому переході
Протягом останніх десяти років або близько того, фахівці з цифрової трансформації допомагали компаніям у цьому переході рішеннями, що дозволяють дематеріалізуватись. Ця підтримка допомагає організувати та орієнтувати потреби компанії у цифровізації.
Що стосується рахунків-фактур, наприклад, стаття 56 фінансового рахунку на 2020 рік передбачає, що рахунки-фактури, складені між особами, що обкладаються ПДВ, будуть виставлятися в обов'язковому порядку в електронній формі з 1 січня 2023 року і не пізніше 1 січня 2023 року. Січень 2025 відповідно до розміру компаній та сектору діяльності, в якому вони працюють.
Немає сумнівів, що це зобов'язання поширюється найближчим часом на всі компанії та на всі типи рахунків-фактур.
Інші фахівці з питань дематеріалізації скористались останніми законодавчими актами (див. Вище), пропонуючи інструменти для дематеріалізації життя самої компанії. Ці два укази, відповідно, присвячують дематеріалізацію реєстрів руху цінних паперів шляхом реєстрації блокчейнів, а також регістри прийняття рішень компанії завдяки їх відмітці часу.
Стартапи підтримують компанії в дематеріалізованому управлінні їхніми зустрічами з прийняття рішень: від запрошення в електронному форматі рекомендованого листа до онлайн-голосування в Інтернеті та мобільному додатку та електронного підпису всіх документів, наприклад хвилин.
Враховуйте кількість паперу, необхідну на кожному з цих етапів: запрошення, лист, додатки, бюлетені для голосування, надсилання на підпис ... Ці заощадження на витратних матеріалах та, зокрема, папері, які будуть покладені на кінці та узагальнені для всіх компаній, матимуть вплив більш ніж позитивним для навколишнього середовища.
Залишається сподіватися, що план відновлення, оголошений урядом у вересні 2020 року, який передбачає виділення 7 мільярдів євро на цифрове вдосконалення, дозволить компаніям спокійно схвалити свою цифрову трансформацію.