Правильна касова книга - ось як це працює!
Спеціалізований журнал для підприємців, самозайнятих та стартапів
З 2008 року я працюю почесним суддею у Кельнському фінансовому суді 13-го сенату. Цей Сенат відповідає, серед іншого, за податок на прибуток підприємств та юридичні дії корпорацій щодо податку на торгівлю, тобто компанії та самозайняті люди сперечаються з податковою інспекцією.
Для мене, як консультанта з управління, це завжди цікаво, і я дізнаюся багато нового про причини, що стоять за цим Податкові перевірки призвести до гніву або розбіжностей.
Загальноприйнятою суперечкою є неправильне управління Касові книги. Записи, що містяться або не містяться в них, потім не визнаються податковою інспекцією або з радістю оцінюються. Здебільшого не на користь компанії, звичайно ...
Як отримати належної касової книги Тому я поясню в цій статті.
У розмовній мові термін касова книга, касовий апарат, касовий апарат та належна касова книга часто означає одне і те ж. Однак існують відмінності у податковій інспекції. Хто це і хто повинен зберігати яку форму - ось короткий огляд:
Що таке касова книга?
В основному, всі касові операції (доходи та витрати) компанії реєструються в касовій книзі. Чи 58 карат. за куплену марку або 279 євро за пару проданих туфель, сюди належать усі рухи готівкою.
Залежно від компанії касова книга може вестись у різних формах. Ось тоді "належне Касова книга“З простої документації касових операцій.
Неодмінною передумовою належного ведення бухгалтерського обліку є наявність ділової каси. Бізнес-касовий апарат може не лише вестись у бухгалтерському обліку, інакше відсутній важливий інструмент контролю для перевірки правильності ведення бухгалтерії (BFH від 10.06.1954 р. - IV 68/53 U, BStBl. 1954 III с. 298, та BFH від 01.12.1968 р. - VI R 33/67, BStBl. 1968 II с. 341 та BFH від 21 січня 1990 р., BFH/NV 1990 р. 683). Тобто повинна бути принаймні одна каса, кишеня менеджера або гаманець абсолютно непридатні, оскільки тут фактично не може існувати поділ приватних та ділових активів;-)
Кому потрібно вести належну касову книгу?
Платники податків, які отримують ваш прибуток Бухгалтерський облік за законом зобов’язані вести касову книгу. При визначенні прибутку за Рахунок із надлишком доходу (EÜR) Однак, відповідно до розділу 4 (3) EStG, в основному не існує зобов’язань вести бухгалтерський облік готівки.
Однак це не означає, що бухгалтери EÜR не повинні вести облік своїх касових операцій, лише форма не настільки суворо регламентована, як у бухгалтерських компаніях. Тут достатньо хронологічної збірки документів, що документують окремі операції, та переліку цих записів.
Однак, якщо ви ведете бізнес із великою кількістю готівкових платежів (паб, кіоск), вам неодмінно слід вести належну касову книгу, навіть якщо ви робите лише рахунок із перевищенням доходу. У разі податкової перевірки належне ведення касової книги, безумовно, створить більшу впевненість у правильності весь облік як різні папки, повні квитанцій.
Структура касової книги
Касовий журнал документує таку інформацію для кожної господарської операції (послідовність не вказана):
- Дата господарської операції
- послідовний номер (номер документа)
- Текст бронювання
- Сума та валюта доходу або витрат
- основна ставка податку
- Податок з продажу або сума вхідного податку
- поточні готівкові гроші
Це виглядає так, наприклад:
Чи вирішуватимете ви це на власних бланках, чи просто купуєте готову касову книгу, залежить від вас. (Я не знайомий з касовими апаратами та іншими електронними касовими книгами, тому не буду вдаватися до них у цій статті.)
Вимоги до записів у касовій книзі
По суті, суть у тому, щоб вести касову книгу таким чином, щоб третя сторона-експерт могла отримати огляд господарських операцій протягом розумного часу.
Зберігання касових книг та квитанцій
Касові книги (що зберігаються вручну та в електронному вигляді) та документи, необхідні для їх розуміння, інші квитанції та остаточні касові чеки повинні зберігатися протягом 10 років.
Спрощення для бухгалтерського обліку
Щоденний звіт про касу
При веденні касової книги необхідно враховувати аспект розумності. Наприклад, напевно було б неможливо занести кожного Kölsch окремо до каси в пабі. У цих випадках (при продажу малоцінних товарів великій кількості покупців) a Щоденний звіт в якій доходи і витрати узгоджуються з початком і кінцем касового апарату. Тут також не уникнути підрахунку!
Щоденний звіт може виглядати так:
Якщо у вас продажі за різними ставками податку, ви, звичайно, повинні показувати їх окремо.
Короткий зміст доказів
Якщо начальник приїжджає з відрядження і має при собі тонни квитанцій, які він хотів би отримати, це можна підсумувати, наприклад, у звіті про витрати на поїздки (звичайно знову ж із зазначеним ПДВ) і передати в касову книгу одним рядком.
Те саме стосується виставлення рахунків підфондів, які використовувались, наприклад, на заходах на місці. Тут ви також можете взяти на себе детальний облік цих вторинних рахунків як елемент у головній касовій книзі.
ВАЖЛИВО: Квитанції слід зберігати в будь-якому випадку, краще записку на пивному килимку, ніж відсутність квитанції!
Журнал підрахунку касових апаратів
Тут ви перелічуєте всі грошові предмети, відсортовані за вартістю, а потім визначаєте відповідну кількість, що призводить до фактичного запасу каси.
І наостанок, приклад того, як може виглядати особиста квитанція:
Шаблони Excel для бухгалтерського обліку
І для того, щоб ви могли правильно керувати своїми реєстрами, звичайно, є файл Excel з різними Шаблони касової книги для завантаження ?
За допомогою цих шаблонів ви можете правильно управляти своїм касовим апаратом, створювати щоденний звіт касового апарату, перевіряти правильність вашого касового апарату за допомогою лічильника касових апаратів і (якщо квитанція відсутня) створювати власну квитанцію.
Крім того, мій невеликий контрольний список щодо зобов’язань з касової книги показує, чи потрібно взагалі вести “належну касову книгу”, чи просто потрібно належним чином документувати свої касові операції.
Завантажити шаблони для касової книги можна тут:
Більше інформації ...
У вас є ще запитання? Ви можете знайти відповідь тут: Поширені запитання щодо правильної касової книги
І якщо ви ведете дуже грошовий бізнес, вам може бути радимо проконсультуватися з адвокатом податкового законодавства, перш ніж робити помилки у веденні належної касової книги. Краще подбати про це заздалегідь, ніж якщо дитина вже впала в криницю і під час податкової перевірки виникають розбіжності з податковою інспекцією. Вони не розважаються, а це може коштувати дорого!