Правильний рахунок у готелі - що потрібно врахувати

Часто виникає питання про те, як повинен виглядати правильний рахунок-фактура готелю, щоб його можна було без проблем відшкодувати у звіті про витрати на проїзд. Багато хто також не знає, зобов’язаний роботодавець сплачувати готельний рахунок за відрядження чи ні.

Ця стаття дає вам зрозумілість щодо того, що потрібно враховувати при оплаті готельного рахунку, і які варіанти існують для працівників, яким потрібно компенсувати витрати.
Будучи роботодавцем, ви можете самостійно вирішити, чи компенсуватимете ви витрати на проживання. Як правило, компанія відшкодовує фактичні витрати на нічліг (рахунок у готелі). Якщо працівник проживав у родичів чи знайомих, може бути надана відповідна фіксована ставка на ніч.

Якщо ви, як компанія, вирішите відшкодувати витрати на проживання, працівник може вимагати готельний рахунок у податковій декларації. Однак інакше йде справа з єдиною ставкою за ніч: він не може вимагати цього через податкову декларацію.

Тому вам слід звернути увагу на два важливі моменти з рахунком у готелі:

1) Ім'я та адреса повинні бути правильними

Якщо компанія відшкодовує звіт про витрати на відрядження, рахунок-фактура повинна виписуватися на ім’я та адресу роботодавця.
Це необхідно як для того, щоб працівник відшкодував суму, так і для того, щоб ви як роботодавець відрахували вхідний податок.

Якщо готельний рахунок не компенсується вами як компанією і тому подається через податкову декларацію, рахунок повинен бути оформлений на ім'я та адресу працівника.

2) Проживання та сніданок повинні бути вказані окремо в Німеччині

З 1 січня 2010 р. Для готельних послуг в Німеччині діють різні ставки ПДВ: ставка ПДВ у розмірі 7% застосовується до чистих витрат на проживання, тоді як ставка 19% застосовується до всіх інших послуг - особливо для страв, таких як сніданок.

Тому послуги готелю в Німеччині повинні відображатися окремо. Ви повинні переконатися, що правильні ставки ПДВ включені у вартість проживання з сніданком. Сніданок також може бути включений у колективний предмет, так званий діловий пакет. Сюди входять такі послуги, як Wi-Fi, автостоянка або сніданок.

Складаючи звіт про витрати на подорож, не забудьте додати плату в розмірі 1,60 євро або знижку на 4,80 євро за сніданок. Зменшення обчислюється з 20% одноразової суми, що застосовується до місця проживання, на додаткові витрати на харчування для зовнішньої діяльності при відсутності щонайменше 24 годин.

Як компанія, ви самі можете вирішити, відняти вигоду в натуральній формі або зменшити її. Це стосується ночівлі в Німеччині, а також за кордоном.