Принцип Парето в управлінні часом

Вже під час навчання та пізніше на роботі одне має значення понад усе: гарне управління часом. Ця компетентність також важлива для 45 відсотків HR-фахівців для випускників. Тут може допомогти принцип Парето. Ніколи не чули? Тут ви можете дізнатись, що означає принцип Парето, також відомий як правило 80/20, і як це один із способів впоратися з управлінням часом під час навчання та на роботі.

Про це говорить принцип Парето.

Принцип Парето сходить до його винахідника Вільфредо Парето. На початку 20 століття він дослідив розподіл земельної власності в Італії і зробив відкриття, що 20 відсотків італійських громадян мають 80 відсотків державного майна. Потім він дійшов висновку, що італійські банки, наприклад, забезпечують 80 відсотків своїх клієнтів п'ятою частиною часу, який вони проводять.

Отже, принцип Парето, також відомий як ефект Парето або правило 80/20, говорить:

80% результатів можна досягти за допомогою 20% загальних зусиль. Решта 20% результатів вимагають найбільшої роботи (80%).

Ще приклади принципу Парето.

Розподіл за принципом Парето також виявляється в інших сферах. Кілька прикладів:

У багатьох компаніях 80 відсотків продажів здійснюється за допомогою 20 відсотків продукції чи покупців.
На складах 20 відсотків продукції зазвичай займають 80 відсотків площі.
20 відсотків веб-сайтів в Інтернеті становлять 80 відсотків обсягу даних.
80 відсотків мешканців країни проживають у 20 відсотках міст.
80 відсотків руху відбувається на 20 відсотках доріг.
Діти грають лише 20 відсотків своїх іграшок 80 відсотків часу.
Ви здійснюєте 80 відсотків дзвінків за допомогою 20 відсотків збережених контактів.
80 відсотків часу ви носите лише 20 відсотків всього одягу в шафі.
При правильному розподілі пріоритетів 20 відсотків зусиль часто можуть виконати 80 відсотків усієї роботи.

Останній приклад має вирішальне значення, коли йдеться про зв’язок між принципом Парето та управлінням часом.

Принцип Парето і управління часом.

Правило 80/20 також можна використовувати для управління часом у приватному житті, під час навчання або на роботі. Відповідно, принцип Парето - це метод управління часом, при якому пріоритет надається важливим частинам проекту. Згідно з правилом Парето, 20 відсотків завдань (або 20 відсотків часу) досягають 80 відсотків результатів. Якщо у вас є кілька завдань, які потрібно виконати одночасно, важливо створити список пріоритетів.

Управління часом є надзвичайно важливою якістю, особливо для випускників та молодих спеціалістів. Очікується, що майже половина осіб, відповідальних за управління персоналом, мають ступінь бакалавра, які, крім того, що вони можуть самостійно працювати, мають також гарні навички управління часом, як показано на наступному графіку.

джерело: statista.de (2018): http://de.statista.com/statistik/daten/studie/203190/umfrage/meinung-zu-den-wichtsten-sozialkompetenzen-von-bachelorabsolventen/

Застосовуйте принцип Парето: гарне управління часом.

Управління часом під час навчання або у професійному житті означає, що ви можете дотримуватись термінів завдяки проектній роботі. Особливо для завдань, які виконуються паралельно, дуже важливо, щоб ви знали, які завдання є найважливішими і які слід виконувати спочатку. І ось тут вступає в дію принцип Парето: з’ясувавши, що насправді потрібно зробити, а що, у прямому сенсі цього слова, є «марною тратою часу», ви можете структурувати свою роботу. Тобто ви намагаєтесь виконати 80 відсотків роботи за 20 відсотків часу, адже це найважливіші завдання.

Конкретний приклад для повсякденного життя

Твої батьки телефонують тобі в неділю вранці і дивують тим, що вони заїжджають на обід. Для того, щоб підбити квартиру, вам знадобиться близько чотирьох годин, щоб навести порядок, прибрати, помити посуд, прибрати ванну тощо. Але до обіду у вас залишилася лише одна година. У цю годину ви зробите лише найголовніше за принципом Парето. Наприклад, ви застеляєте ліжко, набиваєте одяг та речі, які валяються в кошику для білизни або під ліжком, і кладете брудний посуд у посудомийну машину. Найгірше робиться за короткий час, і квартира на перший погляд виглядає охайною.

Конкретний приклад для вивчення

У вас є проект, і ви зустрінетесь знову зі своєю проектною групою через три дні. Протягом цього часу вам слід провести дослідження на певну тему та підготувати це дослідження. Перш ніж витрачати години на дослідження, подумайте, з якою інформацією вам знадобиться ваша команда для подальшої роботи на наступній зустрічі. Тепер ви просто досліджуєте цю важливу інформацію і розміщуєте свої результати просто у презентації. До презентації відноситься таке: Зміст та груба форма особливо важливі. Вони можуть бути виконані за 20 відсотків від загального часу. Форматування, оптичні деталі або фонова музика приємні для презентації, але не так важливі, якщо у вас мало часу.

Конкретний приклад професії

Вам слід навчити нового працівника вранці і одночасно закінчити партію рахунків до обіду.

Під час навчання працівника застосовується таке: Вам не потрібно показувати кожен маленький куточок офісу, а спочатку просто поясніть найважливіші зв’язки, щоб він міг розпочати свою роботу. Тут також пріоритет віддається основним видам діяльності. Потім ви сідаєте за рахунки і визначаєте пріоритети, які з них мають вирішальне значення, оскільки іншим відділам, можливо, доведеться продовжувати з ними працювати.

Принцип Парето допомагає розподілити час так, щоб ви зробили все важливе, але ви можете або витратити решту часу на деталі, або зробити щось інше.