Що таке написи в блозі тренера-консультанта з питань бухгалтерського обліку
Швидко сказавши, буквене позначення складається з узгодження рахунків-фактур у рахунку замовника або постачальника з оплатою, яка їм відповідає. Таким чином, можна зосередити свою увагу або відібрати для друку лише непримирені (невідповідні) документи, які складають залишок, що належить (постачальнику) або залишається для стягнення (у випадку з рахунком клієнта).
Отже, мова йде про "відкриті позиції", а не про каліграфію. Але в будь-якому випадку хороші написи завжди є доказом ретельної роботи.
Буквене позначення сторонніх рахунків корисно для підведення підсумків та відновлення роботи "несплачених клієнтів" або для підготовки платежів до постачальників. Для рахунку відображення нерозподілених записів відповідає аналізу залишку цього рахунку.
Ми говоримо, що робимо "буквене позначення" на рахунках, оскільки, конкретно, зв'язок між рахунком-фактурою та готівковою операцією, який потім відповідає їй, матеріалізується комбінацією літер, розміщених як проти буквеного рахунку, так і відповідної касової операції (s) ) (банк або кес). Програмне забезпечення для бухгалтерського обліку також дозволяє запитувати рахунки третіх сторін за допомогою буквеного коду, що є дуже практичним у разі суперечки щодо розподілу платежу.
На малюнку нижче показано той самий обліковий запис клієнта, "літерну" версію, з усіма записами.
Вирішальне значення буквене позначення.
Я рекомендую проводити надписи вручну, тобто з ініціативи бухгалтера, відповідального за обґрунтування рахунків третіх осіб. Дійсно, хоча програмне забезпечення для бухгалтерського обліку дає змогу автоматично надсилати написи, у цьому випадку існує ризик того, що програмне забезпечення напише один рахунок-фактуру на інший, як тільки буде виставлено кілька рахунків-фактур на одну і ту ж номінальну вартість.
Буквене позначення вручну складатиметься з перегляду дебіторської та кредиторської заборгованості на екрані по черзі після завершення введення рахунків-фактур та операцій з готівкою за цей період. Таким чином, оператор перевіряє рахунок (фактури) та грошові потоки, що випливають із боргу (кредиторської заборгованості) або дебіторської заборгованості (дебіторської заборгованості), представленої листом (листами). Програмне забезпечення допомагає, оскільки воно відмовляється від будь-яких незбалансованих буквених позначень: необхідно, щоб рахунки-фактури та оплата були врегульовані.
А як щодо небуквених писань?
Перевага регулярного та систематичного надсилання листів полягає у виявленні як на рахунках клієнтів, так і на рахунках постачальників записів, які залишаються «відкритими» після звичайного періоду. Тоді існує або запізнення платежу, або презумпція помилки. Отже, написи є важливою операцією для внутрішнього контролю. У будь-якому випадку для вирішення цих випадків потрібне розслідування. Облікові записи, що не містять букв або мало букв, буде важко читати, і це буде свідчити про деяку недбалість у бухгалтерії.