Управління часом: поради щодо приватного життя та роботи
Для багатьох людей стрес, тиск та надмірна робота є частиною їх повсякденної роботи, і вони часто потрапляють у приватне життя. Зазвичай це можливо запобігти - за допомогою правильного управління часом.
- Управління часом: поради для.
- Порада 1: Усуньте злодіїв часу
- Порада 2: розгляньте часовий тиск
- Порада 3: самодисципліна
- Порада 4: короткі перерви
- Порада 5: покращуйте відчуття часу
- Порада 6: використовуйте вільний час
Незважаючи на те, що ви знаходитесь в офісі вранці перед початком роботи, ви не можете розібрати гору роботи? Натомість, чи більше на ваш стіл потрапляє? Незважаючи на те, що ви працюєте над цим, ви продовжуєте свій час? Тоді можуть допомогти поради щодо кращого управління часом.
Порада управління часом 1: усуньте злодіїв часу
Багато крадіїв часу ховаються у повсякденному житті, щоб відволікти нас від найнеобхіднішого. Вони не обов’язково повинні бути людьми. В основному це заняття, які забирають багато часу, але не надто корисні. Ви відповідаєте за деякий час злодіїв, наприклад, якщо ви дозволяєте відволікатися на заповітні звички під час роботи.
Злодії робочого часу включають, наприклад:
захаращений стіл із погано відсортованою картотекою
занадто довгі зустрічі або телефонні дзвінки
не можу сказати "ні"
Час очікування зустрічей
Щоб виграти більше часу, потрібно заздалегідь докласти певних зусиль. Послідовно запишіть кожну діяльність та її тривалість протягом тижня. Після цього тижня проаналізуйте свій графік. Якій діяльності ви приділяли особливо велику кількість часу, не отримуючи жодної користі? Це полиця? Тоді ви наводите порядок на своєму хаосі. Або симпатичний колега, який приходить до вашого офісу, щоб трохи поспілкуватися? Надалі відкладіть такі розмови на обідню перерву. Бо п’ятихвилинна розмова швидко перетворюється на півгодини.
До речі, "зустрічі на стенді", на яких учасники розмовляють стоячи, економить час і ефективніше традиційних зустрічей. Такі зустрічі не повинні тривати довше 30 хвилин і обмежуватися максимум десятьма учасниками.
Зосередьтеся на тому, щоб назавжди відключити трьох найгірших злодіїв зі свого списку. Будьте послідовні у цьому. Ви побачите, що у вас є значно більше часу для виконання своєї роботи.
Порада щодо управління часом 2: Правильно обробляйте тиск часу
Для того, щоб ефективно виконувати свою роботу і, головне, правильно, вам не потрібно просто розпізнавати, що забирає у вас час. Важливо розумно структурувати свій день. Справа не лише в тому, щоб записати, що потрібно робити. Важливо, щоб ви визначили пріоритети. Напишіть свій список справ від руки. Письмовий документ на комп’ютері швидко зникає за іншими вікнами або зводиться до мінімуму на панелі завдань - ви втратили з виду свої завдання в прямому розумінні цього слова. Запишіть свою діяльність, а також коли ви будете їх робити.
Буферні зони запобігають часовому тиску
Незалежно від того, чи це особиста розмова, телефонний дзвінок чи електронна пошта - сплануйте в буферних зонах всі завдання, які вам потрібно виконати. Це заважає вам заходити у воду, якщо розмова триває несподівано довше.
Зазвичай в якості буферної зони достатньо десяти - 15 хвилин. В окремих випадках навіть більше. Гарне управління часом означає не лише виконання того, що ви задумали, але також визнання та класифікацію важливості власних завдань.
Розстановка пріоритетів: вагові завдання
Встановіть пріоритети та оцінюйте завдання відповідно до їх важливості. Тут може допомогти так званий принцип Ейзенхауера або ABC. Відповідно до цього методу завдання поділяються на чотири категорії:
A = терміново і важливо (кризи, поточні проблеми, робота з обмеженим часом)
B = важливо, але не терміново (планування, підготовка, уточнення цінностей, робота у відносинах тощо)
C = терміново, але не важливо (переривання, певні зустрічі, телефонні дзвінки, електронні листи тощо)
Смітник = для всіх нетермінових та неважливих завдань
Рівень працездатності залежить від часу доби залежно від типу сну. Сови можуть найкраще зосередитись з 8:00 до 11:00 та після 16:00. Визначте свій період особистої діяльності та робіть тут речі, які особливо вимогливі до вас.
Порада управління часом 3: розвивайте самодисципліну
Чи маєте ви хороший графік і складне управління часом - і все одно не досягаєте того, що задумали? Тоді це може бути тому, що ти занадто часто відволікаєшся, відкладаєш справи, незважаючи на графік, і таким чином складається відчуття, що ти все ще не маєш достатньо часу.
У цьому випадку вам потрібно попрацювати над своєю дисципліною. Як перший крок до більшої самодисципліни, вам слід визнати власний внесок у ситуацію. Тільки тоді ви зможете спеціально працювати над підвищенням своєї дисципліни.
Якщо ви належите до тих людей, які легко відволікаються від того, що ви робите, вам потрібно потренувати свою здатність концентруватися. Виконуючи завдання, зосередьтесь виключно на цьому. Скажіть колегам, що ви не хочете, щоб вас турбували протягом обмеженого періоду часу. Не перевіряйте між собою електронні листи, не відповідайте на дзвінки та не їжте збоку.
Не дозволяйте собі засмучуватися
Удосконалення самодисципліни вимагає великого терпіння. Ви також зазнаєте невдач. Незважаючи на найбільшу концентрацію та позитивне ставлення (що також є важливою частиною самодисципліни), може статися, що щось не виходить, як ви планували. Звичайно, це засмучує і спокушає кинути. Не потрапляйте в цю пастку.
Натомість працюйте над своєю толерантністю до розчарувань. Запитайте себе, чому саме ви розчаровані. Тому що ваш проект не працював або тому, що ви вибрали неправильний шлях? Знання причин полегшить боротьбу з почуттям розчарування.
Тоді не відмічайте своє невдале завдання, а придумайте новий спосіб, як досягти своєї мети. Це єдиний спосіб покращити свою самодисципліну в довгостроковій перспективі. І якщо ви будете працювати дисципліновано, ви виявите, що у вас є достатньо часу, щоб теж щось зробити.
Добро часто досить добре
Не зупиняйтеся на перфекціонізмі та напрузі, яка з ним пов’язана. Мало хто визнає різницю між "хорошим" і "дуже хорошим". Але для того, щоб перетворити щось хороше в щось дуже хороше, зазвичай потрібно непропорційно багато часу. Краще дотримуватися італійського економіста та соціолога Вільфредо Парето, який встановив правило 20:80: За допомогою зусиль на 20 відсотків можна досягти 80 відсотків результату. Щоб досягти решти 20 відсотків, потрібно було б використати 80 відсотків енергії. Чи варто це?
Порада щодо управління часом 4: Короткі перерви ефективніші
Перерви слід робити, коли ви ще не втомилися. Якщо напруга занадто велика, а "батарея" порожня, її зарядка займає набагато більше часу. Передчасні перерви підтримують концентрацію уваги та запобігають напрузі. Більш ефективно робити багато коротких перерв у роботі, ніж кілька довгих. Оскільки короткі переривання працюють краще проти прогресуючої втоми.
Порада щодо управління часом 5: покращуйте своє відчуття часу
Якщо у вас зазвичай виникають проблеми з розумним управлінням своїм часом або якщо ви не можете оцінити, скільки часу вам знадобиться на певну роботу, то вам бракує відчуття часу. Ви не самотні в цьому. Багато людей не мають гарного відчуття часу. Як виняток, змусіть своїх друзів дочекатися наступної зустрічі, а потім попросіть усіх вгадати, на скільки хвилин ви спізнилися. Не дивлячись на годинник, звичайно. Ви, швидше за все, отримаєте різні відповіді. Кожен переживає час по-різному. Тим важливіше, що ви формуєте відчуття часу для фактичних періодів часу, щоб мати можливість оцінити тривалість своїх завдань і, таким чином, краще спланувати.
Прості вправи допомагають відчути час на стрибки
Візьміть приклад із дітей, які тренують своє відчуття часу, роблячи час видимим, наприклад, із пісочним годинником під час чищення зубів. Отримайте собі також пісочні годинники, але з різними інтервалами часу, наприклад, три, п’ять та десять хвилин. Нехай пісочний годинник працює разом із коротшими заходами. Тож ви зможете побачити, як час буквально пролітає, і навчитися оцінювати, скільки часу потрібно для різних видів діяльності. Якщо ви почуваєтесь більш впевнено, ви можете час від часу знімати годинник - із регулярною практикою ваше відчуття часу також покращиться. Однак у перші кілька днів вправи переконайтеся, що вас інформують про інші зустрічі. «Я треную своє почуття часу» - це не хороший привід для пропуску зустрічі.
Порада щодо управління часом 6: Уникайте стресу під час відпочинку
Як тільки вихідні тут, все знову закінчується. Час минув блискавично з усіма видами діяльності. Якщо ви поспішаєте від зустрічі до зустрічі поза роботою - навіть якщо зустрічі призначені - у підсумку ви відчуєте, що не мали часу на себе. Це явище називається стресом на дозвіллі.
Щоб цього не сталося з вами, має сенс вести календар зустрічей у своєму приватному житті. Запишіть, що ви запланували на вільний час, але також плануйте періоди відпочинку та місця для спонтанних занять. Фіксований термін створює тиск на його дотримання. Як би ти не з нетерпінням чекав на риболовлю з приятелем чи на покупки з найкращим другом - якщо зустріч приходить, і у вас більше немає ні сил, ні енергії, це витрачений вільний час.
Якщо ви добре розпоряджаєтесь своїм часом, ви зможете взяти один день тижня та годину відпочинку в інші дні. Оскільки ви можете досягти успіху у своєму професійному житті, лише якщо ви відновитесь і вчасно зарядите енергією. Більше порад щодо балансу роботи та особистого життя можна знайти тут.