Управління проектами Kanban для творчих умів Contentman
Творчі працівники зазвичай воюють з управлінням проектами. І - частково - справедливо. Спритний метод "Канбан" настільки мінімалістичний, що я можу рекомендувати його авторам, графічним дизайнерам та фотографам.
Фішка тут полягає в тому, що Канбан не створює щільний корсет, який обмежує свободу пересування, а ділить існуючий процес на керовані елементи. Потім їх можна переглянути та покращити процес невеликими кроками. Таким чином ви залишаєтеся господарем своїх справ - і ризик для кожної окремої діяльності значно зводиться до мінімуму.
Чому «творчих людей» іноді неможливо закінчити
Я думаю, є певне непорозуміння щодо того, що насправді означає творча робота. Одна з них полягає в тому, що вся справа в реалізації власних ідей абсолютно самостійно. Швидше, на мій погляд, є чотири «фази» творчості, які я описав тут і з яких лише одна відповідає класичному образу художньої творчості. Однак ті, хто орієнтується виключно на це, рідко створюють справжній продукт. Бо, на жаль, сьогодні у нас немає ні часу, ні нервів кілька місяців працювати над віршем чи картиною.
Структура є фактором творчого успіху
Отже, непорозуміння полягає в тому, що межі (а це те, про що йдеться в управлінні проектами) є нетворчими. Навпаки, все навпаки, оскільки впорядкований процес, по-перше, створює необхідний простір для створення, в якому ідеї можуть вільно розгортатися: по-друге, лише наступна фаза виробництва забезпечує готовий продукт.
Отже, є як мінімум дві важливі фази у процесі творчості: фаза творчості та фаза, орієнтована на продукт. І лише ті, хто навчиться розмежовувати їх і поводитись відповідно, матимуть успіх.
Що відрізняє нашу роботу від роботи в Toyota - і що ні
Система Kanban була розроблена в Toyota вже в 1947 році. Причиною було те, що група була недостатньо продуктивною в порівнянні з іншими автовиробниками. Сьогодні Toyota - найбільша автомобільна компанія - але тоді це було не так. І хто знає, чи це завдяки Канбану. Безперечно, однак, є те, що побудова автомобілів, природно, працює інакше, ніж написання книг чи текстів продуктів. Або?
Ну, давайте подивимось, чого Toyota хотіла досягти за допомогою Kanban. Винахідник Тайічі Оно так описав цю ідею: «Має бути можливо організувати матеріальний потік у виробництві за принципом супермаркету. Це означає, що споживач бере з полиці товар певної специфікації та кількості; прогалина знову помічається і заповнюється ”. Отже, мова йде про потік матеріалів у швидкому виробничому процесі з обмеженими потужностями.
Зараз матеріальна «творчість» не настільки стандартизована і чітко визначена, як бампери та ковпаки. Але якщо ми дивимося на наш доступний час як на “матеріал”, то виникає схожість: оскільки термін зберігання автора чи художника-графіка також обмежений. Іноді він заповнений, а іноді досить порожній. І те, і інше призводить до дуже неприємних почуттів - і це, безумовно, не сприяє творчості.
Творчий робочий процес на прикладі "написання вмісту"
Коли я проходжу процес, необхідний для закінчення вмісту в Інтернеті з учасниками моїх курсів письма, є - приблизно - такі моменти:
1. Підготовка та планування
- Чому і для кого я пишу зараз?
- Яка форма, які канали, який кадр?
2. Зміст та дослідження
- Яке ключове повідомлення?
- На які питання слід відповісти?
- Який вміст має входити?
3. Створення
- Пишіть
- Редагування, коректура
- Виберіть носій інформації, доручіть за необхідності
- Структурні тексти (заголовок, вступ тощо)
4. Виробництво
- Впровадження в систему управління вмістом
- звільнення
- публікація
- Обмін в соціальних мережах
З вами це може виглядати трохи інакше. Час затвердження різниться, іноді не редактор, а продюсер впроваджує вміст у систему управління вмістом тощо. Процес відбувається - принаймні у професійних авторів - але завжди дуже схожий.
Зауважте: Якщо ви в межах пунктів 1.-4. Зміна порядку, як правило, не є проблемою. Але якщо ви переходите між чотирма основними моментами, проект закінчується катастрофою. Тому що, якщо ви думаєте про цільову групу лише тоді, коли схвалюєте, ви витратили багато сил, часу та грошей.
Однак ви також дотримуєтесь (можливо, невідомого та віртуального) процесу написання. Якщо ви запишете це, ви впізнаєте щось на зразок виробничого ланцюжка в Toyota. Звичайно, "матеріалом" для редагування, наприклад, є ваш власний ресурс - так очевидно необмежений. АЛЕ: Ви, мабуть, вважаєте за краще писати і тому витрачаєте мало часу на виправлення текстів (або, якщо ви точно говорите, навпаки).
І ось чому: Якщо ви не сплануєте належним чином свій доступ та заповнення "часової полиці", продукт буде не таким гарним або настільки точним, як це було б можливо в іншому випадку.
Канбан як розумне управління проектами
На сьогоднішній день, коли справа доходить до планування, Канбан зазвичай бере участь: замість надто тривалого процесу управління проектами із специфікаціями, функціональними характеристиками, етапами та іншими страшними методами катування, навіть складний для нашої роботи процес досить чітко проходить на дошці Канбана:
Виглядає просто - але ще потрібно зробити багато роботи: ось моя дошка Kanban для книжкового проекту. І я б сказав, що це з часом сильно зміниться ...
Це канбанська дошка для написання книги. Тут є п’ять колонок (основна дошка Канбан має лише три), тому що я хотів включити процес написання для окремих глав і допоміжних проектів, що випливають із книги.
Процедура була простою: я думав про те, що все треба буде зробити, і вводив це у стовпець “Відкрити”. Коли я беруся за роботу, я переводжу її на "виконується", а коли вона закінчується, мова йде про "виконано". Це воно.
У цій цифровій дошці Kanban в інструменті “MeisterTask” я маю кілька інших функцій: я, наприклад, записую час або позначаю завдання тегами, щоб їх ідентифікувати. У цьому випадку вона позначила 4 режими і вставить різні рівні написання ("чернетка", "ревізія" тощо). Позначення тегами для мене є випробуванням, але саме це робить Канбана настільки плавним: ви можете спробувати все, тому що організація максимально економить час і простіша. Однак ви повинні дотримуватися наступних правил:
І ось правило бонусів: Якщо ви вже працюєте з іншим управлінням завданнями, журналом маркерів або з Getting Things Done, подумайте над цим і запитайте себе, що ви хочете зробити краще і що ви хочете зберегти.
Тому що для завдань "може бути лише одне"! Подвійне ведення бухгалтерії для організації життя - це просто витрата енергії. Я почав звільняти свій журнал-маркери від майбутніх завдань і тримати їх на дошці Канбан. Але ви також можете продовжувати свій щоденний бізнес через GTD - але окремі проекти з Kanban. Тож будь ласка: прийміть чітке рішення!
Як Канбан може працювати для творчих умів
Багато з того, що є в Канбані, особливо актуально для команд. Однак якщо ми - вся наша команда як фрілансера чи фотографа, це не обов’язково. Або? Ну можливо. А може, ні.
Так, я знаю: це виглядає нереально. Але оскільки я не можу сфотографувати дошку своїх клієнтів у Kanban і опублікувати їх тут, я просто зробив фотографію (завдяки Pixabay). І, ну, у цьому світі стокових фотографій все виглядає якось чисто і нереально ...
Якщо ми дійсно починаємо з фазової моделі творчості, ми - і не одночасно, а по черзі - знову і знову в різних ролях. І ви, звичайно, знаєте принаймні роль "створення" та роль "виробництва". Моя ідея полягає в тому, що це різні «режими», в яких ми перебуваємо. Наприклад, мені справді потрібен відпочинок і час для «створення» - «простору без страху». Коли я пишу щось подібне, я встановлюю таймер принаймні на годину - і за цей час мій цифровий зв’язок із зовнішнім світом переривається. Поки я досліджую тему або редагую текст, нічого страшного, якщо собаці доводиться спускатися між ними або важливий телефонний дзвінок доходить до мене. І, перш за все: я хотів би стільки часу, скільки мені потрібно для створення; жорсткий термін спонукає мене до виробництва. Це абсолютно різні вимоги до мого часу, тому на моїй часовій полиці також є різні “матеріали”.
Ось чому я відповідно позначив завдання у своїх книжкових проектах і намагаюся оформити роботу відповідно до ситуації. Це означає, що я маю лише одне завдання на написання і максимум два завдання на дослідження чи редагування на тему "в процесі". Тільки коли один із них закінчений, я “дістаю” наступного. Тож моя книга чекає, поки я закінчу цю статтю. Це теж якось боляче, але це результат свідомого рішення, яке я прийняв на основі розумного управління проектами. І це рішення, про яке я ніколи не шкодував! Це робить мене швидшим, ефективнішим і ще більш задоволеним результатами.
Тим, чим ми повинні керувати творчо
Однак робота з творчими проектами - це лише частина правди. Тому що ми - принаймні деякі з нас - майже весь день проводимо з "творчістю". Я хотів би нагадати вам, що я також включаю управління креативними кампаніями, управління креативними проектами, а також запуск компаній. І така робота стає все більш цінною - тоді як із суто повторюваною або стандартизованою роботою, мабуть, буде легше впоратися штучний інтелект у майбутньому.
Що я маю на увазі під цим: не тільки проекти, але і повсякденне життя мають координуватися. І це, звичайно, вимагає більше зусиль, ніж деякі проекти.
Однак Канбан не зможе організувати деякі ваші завдання в режимі дня: Гарний день включає добре сплановану ранкову процедуру, вибір відповідного списку Spotify та дієту, сприятливу для тіла. Це неможливо зробити за допомогою управління проектами, але за допомогою жорсткого контролю процесів. Тому що, якщо ви стоїте перед дошкою Канбана відразу після вставання, щоб проштовхнути карту на "Медитацію", ви обов'язково зробите велику помилку. Оскільки відомо, що рішення є для нас дуже напруженими, не було б особливо розумно витрачати енергію, доступну їм у перші хвилини дня, на завжди однакові відповіді на завжди однакові запитання. Тож розробіть ранкову процедуру (включаючи чищення зубів і душ) і більше не думайте про це.
І не все інше також є проектом у нашому житті. Можливо, у вас схожа ситуація зі мною: з одного боку, мені дуже подобається писати для Contentman, з іншого боку, я працюю інтернет-маркетингом для клієнтів та керівників семінарів. І в той же час у мене є великі проекти, як книга на даний момент або Kreativreisen.de - проект мого серця на веб-сайті.
Цим усім потрібно керувати. А організація проекту відрізняється від організації повсякденного життя. Але - крім ранкової рутини та кількох інших щоденних завдань - це зазвичай можна організувати через Канбан. Отже, підемо!
Канбан для творчих проектів
Це - більш-менш - про управління чимось на зразок написання проекту (див. Книжкову дошку вище). Можливо, ви знайшли кілька ідей на моїй дошці Канбан. Але в основному це стосується:
- Зберіть, що потрібно зробити зараз і в ході проекту. Не будьте складним і занадто детальним, але сформулюйте все на малих і небагатьох (аналогових або цифрових) картках.
- Позначте їх як завгодно (або зовсім не сподобається) і перегляньте їх ще раз.
- Почніть з карти, яка вам здається важливою зараз - або з якої ви можете отримати особливо приємний старт проекту. Повісьте це під "в процесі" - і працюйте.
- Завтра вранці ви повернетесь до своєї дошки і подумаєте, чи потрібно щось змінювати, виходячи з вчорашньої роботи (додані картки, картки на "в процесі", карти на "готово").
- Час від часу перевіряйте, чи дійсно все ще має для вас сенс те, що ви маєте і робите на дошці Kanban. Оскільки справа не в управлінні проектами, а в управлінні проектами для досягнення результатів. Це іноді плутають.
Ось ще кілька стовпців на дошці, які я частково використовував або з я фліртував:
- Пишіть: Це є заміною конкретної творчої роботи. Думаю, це можна було б особливо оцінити.
- Зробити дослідження: Це схоже на "писати".
- Побічні проекти: У вас, безумовно, є кілька творчих ідей щодо того, як ви можете використати свій проект вдруге.
- Відставання: Це "розширення", які на даний момент не потрапляють у продукт, але все ще можуть бути впроваджені після завершення.
Можливо, ви можете подумати про стовпці, якими можете скористатися самі. Але, будь ласка, ніколи не забувайте головне правило: будьте прості!
Канбан для творчих буднів
Дошка Kanban, мабуть, повинна виглядати інакше, якщо вона повинна представляти повсякденне творче життя, а не проект. Ось деякі завдання, які я бачу в ньому:
- Пишіть публікації в соціальних мережах
- Пишіть повідомлення в блозі
- Завдання для проектів
- фінансові та організаційні речі
- Придбайте проекти
- вчитися і читати
Деякі з цих моментів безпосередньо пов'язані з нашими творчими фазами: Написання повідомлень у блозі, мабуть, здебільшого "створення", "навчання та читання" належить до фази навчання. Однак, оскільки ми рідко плануємо останнє явно або записуємо його в календарі, воно часто падає - і в якийсь момент ми застрягли під серпанком нашого старого досвіду.
Ідея вирішення таких повторюваних завдань, звичайно, полягає в тому, щоб зробити їх чітко видимими на дошці. Чому б не поставити картку "вивчити і прочитати" у стовпець "триває"? Або спеціальний “навчальний” колір для завдання “Читати книгу xy” - щоб ми могли швидко побачити, чи є цей творчий етап місцем у нашій повсякденній роботі. Це чудові поштовхи, щоб робити не тільки нагальні, але й важливі справи.
Залежно від складності вашої роботи та ваших проектів, звичайно, ви можете поєднати все в одній дошці. Тоді ваш книжковий проект отримує власний колір картки, а повторювані завдання - інший.
Якщо ви працюєте з цифровою дошкою, ви також можете керувати кількома дошками, щоб ви все ще мали огляд. І саме про це йдеться.
Правильний інструмент
Перше питання тут полягає в тому, як ви керуєте своєю дошкою Kanban - аналоговою чи цифровою. Дійсно, це дуже фундаментальне рішення, яке ніхто не може прийняти за вас. В основному, мова йде про ці питання:
Аналогові дошки Kanban
Таким же чином ви можете в основному працювати з трьома різними "розмірами":
- a Канбан дошка на стіні з великими пост-ітами.
- a досить великий папір (наприклад, фліпчарт DIN-A0) з пост-його.
- a Зошит з надзвичайно маленькими клейкими смужками
Цифрові дошки Kanban
Тепер я мав би змогу скласти довгий список програмного забезпечення. Але мушу визнати, що я так багато не балувався. Ось два я знаю:
- MeisterTask: Це творці програми відображення розуму MindMeister, на яку я підписався вже давно. Тому це був лише невеликий крок до управління завданнями баварської компанії MeisterTask. У мене є все необхідне - навіть прямий зв’язок із моїми розумовими картами, які я зазвичай створюю, починаючи проекти.
- Трелло: Природно! Trello - це список завдань від Atlassian, який також побудував Confluence та Jira. І це щось на зразок WordPress серед цифрових плат Kanban.
Обидва інструменти є універсально застосовними, безкоштовними на першому рівні, а також є додатки для iOS та Android. Тож немає причин не тестувати хоча б одне з них відразу.
Остання, важлива порада
Найприємніша якість Kanban - це дуже гнучкий метод, який з часом пристосовується до ваших потреб. Однак для цього вам потрібен досвід - тож ви повинні десь починати.
І це теж моя головна порада: вперед!
Якось: намалюйте плакат, увійдіть у MeisterTask або приклейте його в офіс: 3 колонки, кілька справ, які потрібно зробити, а потім продовжуйте працювати.
Але не хвилюйтесь: ТАМУ що Канбан такий мінімалістичний, що ви можете змінити все в будь-який час. Оскільки зусилля з переходу з аналогового на цифровий, наприклад, через кілька тижнів, порівняно низькі.
"Contentman" - це мій щоденник, журнал, мій майданчик і моя можливість висловити свої думки. Я багато років працюю журналістом - тож, можливо, у мене трохи чорнила в крові. Я також працюю інтернет-маркетингом у CONTENTmanufaktur GmbH і - бажано - тренером і терапевтом, я доглядаю за клієнтами з їхніми цілями та проблемами.