Виграно 73 хвилини; Блог Mediamoss
Чи продуктивні електронні листи, економлячи час та полегшуючи ваше життя? Так, якщо ваші співробітники дізнаються, як обробляти електронні повідомлення. Але реальність у багатьох компаніях інша. Серйозні дослідження показують, що працівники втрачають більше години на день, оскільки їм доводиться обробляти непотрібні повідомлення. Протоколи засідань, технічні процеси, списки адрес, пам’ятки клієнтів - не бракує ідей для страшних та переважно зайвих інформаційних подій. Не лише сумнівно, що такі новини крадуть наш час. Однак набагато важливішим є відношення до алібі, яке відправник любить пов’язувати з цим типом спілкування:
“Я передав вам інформацію. Ви взагалі не читаєте мої повідомлення? "
Той, кого постійно турбують електронні листи, потрапляє в ситуацію, порівнянну із ситуацією бігуна на витривалість, який постійно перебивається в своєму ритмі, оскільки його шнурок розхитується. Або як піаніст, який неодноразово відривається від свого твору.
Людина пристосовується до цих негараздів. Мозок вже пристосувався функціонувати переважно в короткостроковій перспективі. Найрозумніша істота на землі розробила комп’ютер для зберігання. І він повинен це виправити зараз.
Комп’ютерні компанії вже давно працюють над розробкою програм, які дозволяють користувачам електронної пошти знову працювати в мирі. Він зараз пише на клавіатурі? Він по телефону? Тож чи готовий він отримати електронне повідомлення? Звичайно, таку інформацію можна використовувати в електронному вигляді. Але яка машина хоче вирішити, чи є повідомлення актуальним для користувача чи ні?
Stiftung Produktive Schweiz застосовує зовсім інший підхід з Інтернет-калькулятором для продуктивної роботи з електронною поштою. Користувач повинен відповісти на сім запитань щодо особистого поводження з електронними повідомленнями. Потім він дуже швидко підраховує, скільки робочого часу він втрачає через неналежне використання електронної пошти.
Приклад: Працівник Бернхард Хубер витрачає 90 хвилин на день, писаючи електронні листи. Однак він пише повідомлення, які не завжди добре розуміються одержувачами. За його підрахунками, 60 відсотків електронних листів, які він отримує, стосуються бізнесу. Що стосується роботи з електронною поштою, він вважає себе професіоналом. Щодня він надсилає 20 повідомлень зовнішнім і внутрішнім людям. Він регулярно працює з 25 людьми.
Програма розраховує потенціал продуктивності 268 годин на рік для пана Хубера. Іншими словами, це означає, що він міг би економити 73 хвилини робочого часу щодня. Для цього йому доведеться вдосконалювати свої навички користувачів і, перш за все, використовувати "кращі методи управління електронною поштою", говорить фонд.