Витрати на відрядження самозайнятих та фрілансерів; як правильно розпочати відрядження; Кухня засновника

Подорож, що фінансується податковою службою? Увага! Витрати на відрядження - одна з найпоширеніших причин неприємностей з податковою інспекцією. На відміну від службовців, скасування ділових поїздок для підприємців та фрілансерів часом буває досить складно і вимагає невеликого досвіду. Ми підсумували для вас, які основні моменти завжди важливі, і що ви обов’язково повинні знати про облік витрат на відрядження.

самозайнятих

Витрати на відрядження - це витрати на відрядження? Так бачить податкова інспекція

Працівник просто зберігає квитанції, а потім отримує від роботодавця повне відшкодування фактичних витрат на відрядження. На жаль, це не так просто для підприємців та фрілансерів. А реформа дорожніх витрат 2014 року зі своїми численними змінами теж не полегшила справи.

Перш за все, важливим є наступний момент: у випадку витрат на відрядження фактичні витрати на поїздку не завжди і всюди вираховуються як комерційні витрати, але в деяких випадках в якості комерційних витрат можуть вимагатись лише певні єдині ставки. В даний час розрізняють одноденні та багатоденні (ділові) поїздки (реформа дорожніх витрат 2014). Одноразові суми змінюються на початку кожного року.

В основному податкова інспекція розрізняє Дорожні витрати чотири різні типи витрат, кожен з яких повинен стверджуватися по-різному:

  • витрати на їзду
  • Витрати на харчування
  • Витрати на проживання
  • Витрати на відрядження

Переконайтесь, що є докази того, що поїздка справді була спричинена та необхідна для роботи. Тут податкова інспекція часто дуже критична, особливо під час поїздок за кордон.

Ще один важливий момент: Як керуючий директор GmbH, ви не оплачуєте витрати на відрядження як підприємець, а як працівник! Отже, речі, зазначені тут, не стосуються вас!

Таким чином, ви вираховуєте витрати на проїзд у податковій декларації

Усі витрати на проїзд відображаються як Бізнес витрати зазначені в EÜR або у звіті про прибутки та збитки в балансі.

Тож ви можете довести витрати на відрядження для податкової декларації

Перш за все, вам доведеться довести, що витрати на відрядження були пов’язані з роботою. Ділова поїздка - це, наприклад, семінар чи відвідування клієнта чи ярмарку. Докази можуть бути також надані шляхом запису пройденого маршруту, листування, що стосується поїздки, та додавання відповідних документів (наприклад, готельні рахунки або квитанції за пальне). Записи в бортовому журналі іноді можуть також допомогти довести, що поїздка була пов’язана з роботою.

Витрати на відрядження: Деталізовані типи витрат

Усі наведені нижче твердження передбачають, що саме відрядження („зовнішня діяльність”) фактично визнається податковою інспекцією: тобто з професійних причин ви знаходитесь на одному чи декількох днях поза „першим місцем роботи” (місцем, де ви працюєте принаймні третина тижня - тобто перебування два дні).

1. Витрати на відрядження - так вони обчислюються та вираховуються

Витрати на відрядження завжди можна вимагати, якщо ви не їдете на службовому автомобілі. Тож ви завжди можете вимагати витрати на відрядження, якщо ви

  • або користується громадським транспортом
  • або на приватному транспорті
  • або в дорозі орендований транспортний засіб.

Кожен кілометр вимагається для проїзду.

Подорожуючи громадським транспортом, це відносно просто - тут ви отримуєте квитанцію із сплаченою сумою (квиток). Відповідні квитанції також доступні для орендованого автомобіля.

Якщо у вас є власний автомобіль, ви можете або вести журнал реєстрації витрат на відрядження, або розрахувати витрати методом фіксованої ставки та вимагати ці витрати (заздалегідь встановлені податковою інспекцією).

Тоді тут застосовуються такі речення:

  • 30 центів за пройдений кілометр - тепер нічого не можна вирахувати для людей, взятих із собою за кермом транспортного засобу
  • Для інших видів транспорту (мотоциклів, скутерів, мопедів) - а нещодавно також для всіх електромобілів, яким дозволено їздити швидше 25 км/год - застосовується 20 центів за пройдений кілометр, але це навряд чи актуально на практиці.
  • Тим часом кількість кілометрів для поїздок на велосипедах також була ліквідована.

2. Витрати на їжу - так вони обчислюються та вираховуються

Тут не вимагаються фактичні витрати, а певні фіксовані ставки. Розмір єдиної ставки (а іноді і умови) завжди змінюється на початку року, тому тут завжди потрібно бути обережним.

Витрати на харчування

З точки зору податкового законодавства тут говориться про так звані «додаткові витрати на харчування». Фіксовані ставки ("єдині ставки") різні для Німеччини та за кордоном. Витрати на власне харчування можуть вимагатись лише з цих фіксованих страв.

Дні відсутності та подорожей по Німеччині

Тривалість перебування є визначальною для можливого твердження. Це означає:

  • На дні прибуття та виїзду (для поїздок тривалістю кілька днів) застосовується фіксована ставка в розмірі 12 євро (2016)
  • Від 8 до 24 годин до першого місця роботи 12 євро
  • Якщо ви відсутні більше 24 годин, ви можете вимагати 24 євро

Дні відсутності та поїздки за кордон

Однак це стосується лише внутрішніх поїздок. За кордоном щороку встановлюються спеціальні тарифи для кожної країни, у багатьох випадках навіть для окремих міст. Тому для коректного обліку необхідні відповідні таблиці. Станом на 1 січня 2018 року відбулися зміни у понад 50 різних країнах.

Ви також повинні розрахуватися за харчуванням

Щоб зробити все це дещо складнішим: якщо подають страви, вони повинні вираховуватися з єдиної ставки. Отже, якщо включений сніданок, фіксована ставка зменшується на 20 відсотків. В обід і вечерю по 40 відсотків кожен. До речі, це стосується і закусок, які подаються в цей час - їх тоді також слід вирахувати з єдиної ставки відповідно.

3. Витрати на проживання - так вони обчислюються та вираховуються

З іншого боку, вимагати витрат на проживання дещо простіше. Ви можете претендувати на них як на повний бізнес, якщо вони зайняті. Витрати на проживання також підлягають оподаткуванню, але до витрат на проживання застосовується знижена ставка податку з продажу в розмірі 7%.

На жаль, лише для працівників: Для ночівлі за кордоном застосовуються відповідні одноразові суми, які також можна переглянути у відповідних таблицях. У 2017 році були збільшені єдині ставки для США, тоді як для Сербії, Греції, України та Угорщини були знижені.

У 2018 році фіксовані ставки для Нової Зеландії та Австралії та міст Канберри та Сіднея, а також Канади та багатьох міст Канади зміняться. Зміни також заплановані в Єгипті, багатьох країнах Південної Америки, Домініканській Республіці та Джибуті. Ставки також будуть скориговані для Гвінеї та Гаїті, для деяких африканських країн, а також для Ірану та Токіо у 2018 році.

У європейському просторі є змінені речення щодо:

  • Бельгія
  • Данія
  • Фінляндія
  • Норвегія та
  • Португалія

Увага: Підприємцям заборонено вимагати єдиних ставок за нічліг під час поїздок за кордон. Підприємець може вираховувати лише фактичні витрати на проживання у якості комерційних витрат!

Також зверніть увагу, що включена їжа на нічліг впливає на норму харчування за відповідний день. Якщо вказана сума, плата за фіксовану послугу повинна бути зменшена на фактичну вартість їжі; якщо витрати визначити неможливо, буде зроблено процентне зменшення.

Витрати на обслуговування та додаткові витрати на проїзд - саме так вони обчислюються та вираховуються

Витрати на обслуговування в готелі (наприклад, витрати на харчування, яке ви оплачуєте самостійно, транспорт багажу, витрати на зв’язок за телефоном, Wi-Fi, чищення одягу тощо) повинні бути вказані окремо;.

Ви також можете узагальнити ці витрати в колективній статті. Якщо у вас немає квитанцій, вам слід створити власну квитанцію (див. Вище), і найкраще додати прайс-лист на послуги як доказ.

Звичайно, на приватні послуги не можна вимагати (наприклад, приватні телефонні дзвінки). Якщо є обґрунтована підозра, податкова інспекція розглядає всі витрати як приватні та відмовляється визнати їх.

Квитанції - передумова для вирахування витрат на проїзд

Звичайно, ви повинні вміти доводити все, що хочете продати. Тож рахунки-фактури та квитанції необхідні для всього. Якщо це не спрацьовує в окремих випадках, ви можете повернутися до так званої особистої квитанції.

Напишіть власну квитанцію - ви повинні звернути на це увагу

  • можна створювати індивідуально
  • стосуються операційних витрат
  • бути надійним у податковій інспекції з точки зору суми

Це може статися, наприклад, якщо вам доводиться кидати монети в автомат, скопіювати копіювальну машину або давати чайові. Ви не завжди отримуєте квитанції про це, і для того, щоб мати можливість вимагати ці витрати, вам потрібно створити власну квитанцію.

Ви завжди повинні вказати наступне у власній квитанції

  • одержувач (повна адреса)
  • вид витрат
  • Дата
  • всі необхідні деталі витрат (ціна одиниці, ставка ПДВ)
  • причина, за якою створюється особиста квитанція
  • власний підпис

Слід додати докази реалістичного рівня ціни (наприклад, прейскурант).

Рада засновника володіти доказами

До речі, ваші власні квитанції не підлягають франшизі (це можливо лише за умови належного рахунку-фактури відповідно до § 14 UStG). Як і для всіх інших квитанцій про поїздки, обов'язок зберігати власні квитанції становить звичайні 10 років.