Впровадження та моніторинг проектів підпроцесів - проектні процеси -

Завдання управління проектами в процесах реалізації проекту

Предметом підпроцесу "впровадження та моніторинг" є здійснення оперативного планування. До них належать:

Оновлення плану розгортання персоналу, а також планування матеріальних та фінансових ресурсів
Керівництво командою проекту
Введення в експлуатацію, відстеження та затвердження робочих пакетів
Моніторинг та контроль процесу проекту з урахуванням пріоритетів
Виявлення та обмеження ризиків
Провести забезпечення якості
Документуйте хід проекту

У підпроцесі "впровадження та моніторинг" керівництво проектом кидає виклик всім своїм технічним і, перш за все, соціальним ноу-хау. Зрештою, це свідчить про якість попереднього планування. Завдання керівництва проекту - керувати командою та належним чином реагувати на конфлікти та кваліфікаційні вимоги.

На практиці було показано, що подолання соціальних конфліктів, перспективне управління ризиками та - беручи до уваги часто обмежені ресурси та бюджети у повсякденному житті - планування адаптації, орієнтоване на рішення, є важливими ключами успішної реалізації проекту.

Коли робочі пакети обробляються і результати представляються, ці результати роботи перевіряються на повноту та якість керівництвом проекту та приймаються внутрішньо. Це готує завершення проекту. Процеси підпроцесу "Виконання" представлені та пояснено нижче. Процеси також показані на малюнку 23. Цю ілюстрацію та всі інші ілюстрації, пов’язані з цим розділом, ви знайдете у практичній частині цього розділу.

Проведення стартового удару

Після затвердження планування проекту початкова зустріч є офіційною прелюдією до реалізації проекту та важливою можливістю мотивувати працівників до цілей та процедур. Оскільки на ранній фазі проекту встановлюється багато курсів. Графік початку та можливе залучення вибраних працівників необхідно узгодити з відділом планування ресурсів (див. Малюнок 24 у практичній частині).

Провідний колектив

Керівництво командою - це процес, який супроводжує весь підпроцес «впровадження та моніторинг». Керівництво проектом виконує управлінські завдання, які безпосередньо стосуються реалізації проекту. Керівництво людьми є головним завданням управління проектами і має значний вплив на результати проекту (див. Малюнок 25 у практичній частині). Це ставить високі вимоги до відповідального за проект і, звичайно, не є результатом одноразових зусиль. На практиці, крім постійної саморефлексії власної поведінки керівника, вигідною є професійна підтримка з боку наставників та тренерів.

Передача робочих пакетів

У цьому підпроцесі передаються робочі замовлення для ініціювання виконання завдання. Особи, відповідальні за робочий пакет, знайомляться зі своїм робочим сегментом, з поясненнями завдання, обговореннями та координацією (див. Малюнок 26 у практичній частині).

Керівництво проекту має надати необхідну інформацію про внутрішні та зовнішні питання проекту.

Моніторинг робочих пакетів

У цьому підпроцесі виконання робочих замовлень та стан робочих пакетів контролюється керівництвом проекту (див. Рис. 27 у практичній частині). Ця діяльність тісно пов'язана з контролем, який забезпечує дані, необхідні для прийняття рішень, і робить відповідні порівняння цілей/фактичних показників. Крім того, регулярний особистий контакт з відповідальними за робочий пакет та іншими співробітниками проекту важливий для реалістичної оцінки прогресу роботи та контролю за дорученими завданнями.

Окрім перевірки результативності шляхом моніторингу виконання робочих пакетів, які були передані, мова також йде про постійний контакт із виконавчими працівниками, наприклад, щоб на ранній стадії усвідомити потенційні проблеми, можливості вдосконалення або поточні вимоги. З цією метою з причетними проводяться як особисті бесіди, так і регулярні зустрічі.

Проведення контролінгу

Терміни контролю та моніторингу робочих пакетів тісно переплітаються, вони часто використовуються як синоніми. Під контролінгом тут розуміють усі заходи щодо збору, збору та злиття даних, що стосуються проекту, та їх оцінки у вигляді цільових/фактичних порівнянь. Ці цільові/фактичні порівняння складають відправну точку для діяльності з моніторингу прогресу проекту (див. Малюнок 28 у практичній частині).

Контроль прогресу проекту є центральним завданням підпроцесу "впровадження та моніторинг" та важливою передумовою контролю проекту. Поточні записи статусу проекту з урахуванням зусиль, часу та результатів постійно робляться з метою визнання відхилень між плануванням та фактичним прогресом на ранній стадії та, за необхідності, ініціювання відповідних контрзаходів.

Іншим важливим аспектом є пересилання відповідних даних до внутрішнього виставлення рахунків. Наприклад, у зовнішніх проектах запис виступу часто використовується як метод запису виступу. На початку це часто доступно лише для відповідного працівника або керівника проекту. Усі документи, що стосуються послуг, що надаються клієнтом, повинні бути своєчасно надані на рахунок. Те саме стосується пасивів.

Для управління проектами ключові показники поточної проектної діяльності (стан проекту, записи про результати діяльності, використання ресурсів, пов'язані з проектом вимоги та зобов'язання) передаються інструментам контролю.

Керівництво проекту відповідає за підпроцес "Впровадження контролінгу".

Моніторинг забезпечення якості

Процес “Моніторинг забезпечення якості” (див. Малюнок 29 у практичній частині) проходить через весь підпроцес “Впровадження та моніторинг”. Забезпечення якості є дуже важливим, і тому воно повинно свідомо підтримуватися та контролюватися керівництвом проекту. Ваша підтримка у впровадженні заходів із забезпечення якості є надзвичайно важливою для успіху проекту.

Власна процедурна модель компанії та розроблений посібник з управління якістю беруться як дано. Підпроцес "Моніторинг забезпечення якості" стосується застосування існуючих загальних настанов до конкретних критеріїв, пов'язаних з проектом. Вони були отримані з факторів успіху та вимог до якості як частини управління ризиками та під час планування. Метою є розробка та реалізація плану випробувань. Керівництво проектом може делегувати реалізацію заходів іншому співробітнику проекту, наприклад асистенту проекту.

Документуйте процес

Завдання документації повинні виконуватися протягом усього підпроцесу "впровадження та моніторинг". Управління проектом у завданнях на документацію підтримує асистент проекту, до сфери відповідальності якого входить, зокрема, ведення файлу проекту. Відповідні зобов'язання щодо документації були узгоджені між ними на початку впровадження проекту. Документи служать джерелом інформації для презентації прогресу та підготовки підсумкового звіту. Остаточний звіт дає огляд ходу проекту та пояснює досягнуті результати (див. Малюнок 30 у практичній частині).

Документуючи хід проекту, завжди слід подбати про те, щоб було достатньо «файлів» для забезпечення юридичної безпеки.

Повідомте про курс

Метою підпроцесу “Інформування про курс” є надання рівня інформації, необхідної для виконання роботи, та розповсюдження її серед усіх залучених (див. Рисунок 31 у практичній частині). Крім того, "інформування про курс" служить для виконання маркетингових завдань проекту і таким чином створює прийняття як щодо перебігу проекту (з боку тих, хто контролює та реалізує), так і цілей (з боку тих, кого це стосується).

Оцініть необхідні коригувальні дії

Підпроцес "Оцінка необхідних коригувальних заходів" (див. Малюнок 32 у практичній частині) необхідний, коли виявляються відхилення від плану. Оцінка ступеня тяжкості вимагає, крім великого досвіду, на основі якого можна розглянути поточну ситуацію, систематичний погляд на причинно-наслідкові зв’язки. Можливі коригувальні заходи можуть сильно відрізнятися за обсягом та глибиною та безпосередньо залежати від контексту проекту. Часто потрібно перерахувати можливі коригувальні заходи і, виходячи з цього, оцінити зусилля, необхідні для їх здійснення, щоб мати можливість оцінити ступінь серйозності відхилень.

Важливо своєчасно визнати необхідність коригувальних заходів, щоб уникнути ще більших відхилень та витрат, а також серйозних конфліктів чи навіть кризових ситуацій. Загалом, слід сприяти прийняттю коригувальних заходів, оскільки небезпеки, спричинені відхиленнями та необхідними втручаннями, не можуть бути визнані залученими без достатньої інформації.

У цьому підпроцесі керівництво проектом потребує повного спектру своїх технічних, соціальних та організаційних навичок. Оскільки найвищим пріоритетом у ваших рішеннях та заходах є досягнення цілей проекту в рамках договірних рамок проекту.

Координація подальшого процесу з клієнтом

Якщо оцінка необхідних коригувальних заходів призводить до критичних відхилень, може знадобитися узгодити подальший хід проекту з клієнтом. Це призводить до подібної ієрархії ескалації, як у підпроцесах "Координація з клієнтом" та "Координація з начальством або радниками клієнтів" при плануванні підпроцесу. Етапи процесу для цього показані на малюнку 33 у практичній частині.

Коригування детального планування

Координація необхідних коригувальних заходів та будь-яка необхідна координація з усіма залученими сторонами вже відбувалась у попередніх підпроцесах. Цей крок процесу стосується розробки прийнятих заходів та оновлення даних у контрольних інструментах (див. Малюнок 34 у практичній частині).

Коригування фактичного детального планування є досить технічним підпроцесом. Усі фундаментальні міркування, такі як зважування альтернатив або врахування загальних умов, вже були враховані. Зараз завдання полягає у розробці конкретних деталей реалізації.

Важливим подальшим кроком у цьому підпроцесі є зробити причини та наслідки коригувальних заходів прозорими в колективі або серед тих, хто постраждав, та отримати необхідне визнання. Це є великим викликом на практиці, оскільки такі зміни, як коригувальні заходи, часто натрапляють на опір, але без конструктивної співпраці тих, хто бере участь, мало шансів на успіх.

Використовуйте наступні описи проектних процесів, щоб уточнити свої завдання та процедури на етапі проекту «впровадження та моніторинг». Використовуйте його для управління вашим проектом, обробки робочих пакетів та завдань, розгортання персоналу проекту та ресурсів, а також моніторингу прогресу проекту та результатів проекту (якість проекту). Ви можете адаптувати процеси до ваших конкретних умов.