Зменшити розмір файлів Excel - Indexmatch
Дізнайтеся, як оптимізувати вагу та збільшити швидкість ваших файлів Excel.
Вступ
Котрі, витративши довгі години на макет своєї книги Excel, так і не опинились із повільним файлом Excel, не потребуючи нескінченного часу на відкриття ?
Ніщо не викликає розчарувань, ніж відповідний, добре представлений файл, який ви не любите використовувати, оскільки знаєте, що витратите багато часу на його відкриття (і це, ймовірно, призведе до збою вашого комп’ютера). Так, розмір файлу впливає на його швидкість а отже і на простоті його використання.
Незалежно від того, маніпулювати ними, обмінювати їх чи просто зберігати, зменшення ваги важких файлів Excel може бути справжнім головним болем. На щастя, існує кілька хитрощів (далеко не чудових), які легко застосувати для значного зменшення розміру файлу.
Наші найкращі методи зменшення ваги важких файлів Excel
Умовні формати
Перевірте умовні формати: накопичення правил, іноді у двох примірниках, може бути причиною надмірного розміру вашого файлу.
Щоб видалити умовні формати, просто дотримуйтесь вказівок на support.office.com .
Щоб зберегти лише корисне форматування, видаліть усе умовне форматування, окрім однієї комірки. Зберігайте лише необхідне форматування для цієї комірки, а потім застосуйте форматування цієї самої комірки до всіх інших комірок того ж типу.
Формули
Якщо формули у вашому файлі використовувались лише для створення вашого файлу, і вони більше не є корисними, заморозьте свої значення копіюючи/вставляючи значення (ALT + E + G + V) усіх ваших аркушів: ваш файл Excel буде набагато менш важким. Однак інформацію у вашому файлі більше не можна оновлювати.
Оскільки інформація у вашому файлі більше не може бути оновлена, рекомендується зберегти оригінальну версію з усіма формулами та створити легшу версію для спільного використання.
Де остання клітина ?
Яка остання активна комірка на кожній вкладці? Дійсно, навіть якщо клітинка порожня, Excel може вважати її активною і, отже, збільшити розмір файлу.
На кожній вкладці, використовуючи Ctrl + End (Ctrl + Fn + стрілка вправо на Mac), знайдіть останню комірку на аркуші. Потім видаліть усі непотрібні рядки та стовпці.
Форматування
Видаліть усе форматування, яке не є важливим: форматування цілих стовпців або рядків непотрібне (межі, кольори, заповнення тощо), оскільки це не дозволяє краще читати інформацію, і формат застосовується до великої кількості порожніх комірок.
В Excel 2013 ви можете просто дотримуватися процедури на office.support.com
Зображення
Стиснути всі зображення: зверніться до служби підтримки. Дійсно, зображення важкі, особливо якщо вони мають хороші якості. Загалом, у таблицях Excel слід уникати зображень.
Імена
Використовуйте короткі назви комірок, аркушів та таблиць (наприклад, використовуючи скорочення). Чим довші імена, тим довшими будуть використовувані формули.
Кількість розрахунків
Створюючи файл, уникайте кількох комірок, використовуючи одну і ту ж функцію (наприклад, сьогоднішню дату або той самий розрахунок). Швидше, зареєструйте функцію в незалежній комірці, щоб усі комірки, яким потрібна ця функція, викликали цю комірку. Кількість обчислень, яку повинен буде виконати ваш комп’ютер, значно зменшиться.
Формат файлу
Нарешті, збережіть файл у двійковому форматі (.xlsb) або адаптуйте формат файлу відповідно до його змісту та використання. Цей останній формат можна використовувати майже для всіх файлів, оскільки він має дуже мало недоліків (деякі несумісності з попередніми версіями, файл не читається на планшеті чи смартфоні ...).
Прочитайте наступну статтю, щоб ознайомитись із нашими порадами щодо прибирання картотеки.