3 основні інструменти планування -
Лайн Браншо
Визначити всі кроки та дії, які потрібно вжити для того, щоб подія сталася, - це не мале завдання! Щоб допомогти вам спланувати все і нічого не забути, я пропоную вам у цій статті 3 інструменти, без яких я не міг обійтися: графік, перелік завдань та сценарій події.
1 - Графік
Графік - це інструмент, який визначає основні напрямки проекту та розміщує їх у часі. Це довідковий інструмент, завдяки якому всі зацікавлені сторони, що беруть участь у проекті, мають однакову довжину хвилі. Він включає ключові етапи (або критичні етапи) встановлення події, дати, на які ці етапи повинні бути проведені, та імена осіб, відповідальних за їх виконання.
Щоб побудувати часову шкалу, як правило, простіше почати з дати події (фіксованої та незмінної) та відпрацювати кроки назад у часі. Як правило, планування заходу повинно починатися від 3 місяців до 1 року до дати його проведення, залежно від його розміру та складності.
На щастя, основні кроки в організації події подібні, незалежно від характеру або складності події. Щоб скласти часову шкалу, ви можете розпочати з цих основних кроків і додати конкретні кроки вашого проекту:
- Перша виробнича зустріч з менеджерами для визначення основ проекту (мети, завдань та цільової аудиторії)
- Встановіть основні напрямки заходу та рекомендації
- Підготовка попереднього плану (вибір місця, дати, змісту)
- Реалізація графіка та попереднього бюджету
- Затвердження попереднього плану менеджерами
- Відвідування обраного сайту та підписання договору з менеджером
- Розробка детального змісту заходу (впровадження та виготовлення)
- Затвердження детального змісту заходу менеджерами
- Спонсорські переговори
- Переговори та підписання розважальних контрактів (ведучий, ді-джей, діяльність тощо)
- Початок просування заходу
- Створення та надсилання запрошень та форми бронювання
- Кінцевий термін отримання реєстрацій
- Вибір меню, узгодження контрактів з різними постачальниками (аудіовізуальна техніка, декор, обладнання тощо)
- Створіть план відпочинку, напишіть промови, налаштуйте візуальні презентації
- Виробництво елементів зв'язку та матеріалу
- Написання сценарію події
- Збірка, захід та демонтаж
- Складання аналізів та складання звіту про подію
Визначивши основні етапи, необхідно визначити дату завершення для кожного відповідно до вашого попереднього досвіду. Якщо ви сумніваєтесь, не соромтеся запитувати у свого постачальника приблизний час. Потім розподіліть свій графік між різними зацікавленими сторонами проекту, щоб вони могли перевірити та затвердити ваші прогнози. Графік повинен бути максимально реалістичним і, очевидно, може бути скоригований під час завершення мандату.
Розклад виставки та урочистий вечір
10 і 11 червня
Кроки Дата Відп.
Перша зустріч для визначення
цілі, завдання та цільова аудиторія Команда середини вересня
Встановіть контур і виберіть
теми вечора Початок листопада Команда
Запропонована дата + місце розташування та кімнати + вміст
Презентація бюджету та графіку Початок листопада Команда
Затвердження попереднього плану середини листопада ДП
2 - Перелік завдань
Різниця між розкладом і переліком завдань полягає в тому, що розклад є оглядом основних стратегічних етапів проекту і розміщує їх у часі, тоді як перелік завдань включає кожен із етапів досягнення, який потрібно детально виконати, і точні терміни для їх досягнення. Цей список набагато повніший і детальніший, ніж часовий план. Ось приклад, щоб краще зрозуміти різницю між цими двома інструментами:
Під час турніру з гольфу одним із кроків у розкладі буде: зарезервувати поле та вибрати дату. З іншого боку, для цього список завдань буде таким: вибрати дати та потенційні поля, подати ці пропозиції керівникам, поспілкуватися з відповідальною особою затверджених клубів, перевірити наявність поля, відвідати доступні місця для того, щоб зробити вибір тощо. Тому перелік завдань набагато детальніший, ніж розклад. Він також вказує дату, на яку завдання має бути розпочато, і дату, на яку воно має бути виконане. Ось приклад:
Список завдань - турнір з гольфу
Завдання Початковий термін Відповідальний
Виберіть вибір
дата і земля і
подати керівникам 1 квітня 7 квітня Керівники + LB
Перевірити наявність
дати + поля 8 квітня 10 квітня LB
Відвідайте майданчик
доступний 11 квітня 20 квітня LB
Виберіть землю і
дата та підписання контракту 22 квітня 25 квітня LB
Наполегливо рекомендую планувати свій графік так, ніби подія була на два дні раніше фактичної дати. Таким чином, усі ваші завдання будуть виконані за два дні до події, і ви зможете скористатися можливістю підготувати свої файли та матеріали, які потрібно принести. Я також пропоную вам додати ще кілька днів для кожного завдання, щоб впоратися з несподіваним. Добре оновити перелік завдань у міру завершення мандату, щоб він був максимально точним на наступний рік, якщо ваша подія повторюється.
3 - Сценарій
Нарешті, 3-м інструментом є сценарій події, який фактично є потоком дня події, від початку налаштування до кінця знищення. Це допоможе вам переконатися, що все на місці, і дасть оперативним командам знати, що і коли робити. Таким чином, ми можемо стежити за хвилиною за хвилиною та детально за ходом дня діяльності.
На сценарії напишіть кожен із етапів події та час, коли вони повинні відбутися. Запишіть всю роботу, яку потрібно виконати, і ім’я особи, яка повинна її виконати. Дуже важливо, щоб кожен, кому доручили завдання, заздалегідь отримав сценарій і зрозумів свою роль. Організуйте зустріч з усіма доповідачами, щоб прочитати процес і переконатися, що всі зрозуміли. Також вкажіть дії, які повинні виконувати керівники майданчика та різні постачальники (монтаж приміщень, встановлення закладів харчування, аудіовізуальні засоби тощо), а також заплановані поставки.
Щоб нічого не забути під час написання сценарію, поставтесь на місце учасника та пройдіть усі кроки, які він повинен пройти від свого прибуття на сайт до свого від’їзду після події та перегляньте всі дії, які потрібно виконати . Сценарій буде вашою "Біблією", яку слід дотримуватися в день події.
Ось приклад:
СЦЕНАРІЙ ДНЯ
Щорічні збори
Середа, 13 вересня, з 10:00 до 11:30
Готель ABC - кімната для тремблі
Гості Прибуття внутрішньої команди
1 стіл для комп'ютера та принтера, 2 стільці, розширення, 1
портативний комп’ютер, 1 принтер і штрихподача (Simon).
Покладіть на столи аркуші записок та олівці з логотипом
в кімнаті + "зарезервовані" ящики на столах для команди
стажист (Сільві)
Приносити:
кокарди, аркуші для записок, кишені, олівці, підсвітка, пенал
виживання, показ, список гостей, 1 мольберт (Ніколь)
Ці 3 інструменти планування допоможуть вам не тільки про все подумати і ні про що не забути, але також повідомити всім зацікавленим сторонам про весь хід події та про те, чого чекати від кожного з них.
Гарне планування !
3 думки про "3 основні інструменти планування"
Щоб спланувати та організувати професійний захід, я запрошую вас скористатися RowShare. Ви зможете організувати всю свою подію, починаючи від управління діями вашої організаційної команди до управління реєстраціями, включаючи друк значків, списків відвідуваності, сертифікатів відвідуваності тощо. Приходьте, подивіться, це дійсно може полегшити вам роботу !
Чесно кажучи, я працюю в компанії, яка створила цей інструмент, і я щойно написав статтю, яка дає вам уявлення про те, що RowShare може зробити для організації вашої події та як це зробити:
https://www.rowshare.com/blog/fr/2016/04/29/Organiser-son-evenement-professionnel-en-toute-simplicite
Це правда, що з часу ви задали це запитання, але якщо я знайшов цю сторінку, це, швидше за все, трапиться з іншими. Тож я випробовую удачу !
ці три інструменти дійсно чудові, вони значно полегшать завдання планування заходу