4 офісні завдання, де програмне забезпечення sevDesk виконує за вас роботу
Як стартап у вас є два варіанти, коли справа стосується бухгалтерії: зробити це самостійно або домогтися цього. Хоча перший варіант займає дорогоцінний час, штатний бухгалтер коштує грошей. Обидва ресурси, як правило, обмежені для засновників. З іншого боку, а як щодо варіанту, який може заощадити ваш час і гроші?
Цифрове програмне забезпечення для бухгалтерії, таке як sevDesk, підтримує вас на всіх етапах запуску бізнесу і може назавжди позбавити вас від надокучливої роботи в офісі. Як це працює детально, пояснюється нижче виробниками sevDesk, використовуючи щоденні завдання бухгалтерії в офісі.
Шлях від класичного до цифрового бухгалтерського обліку ...
Перш ніж ми покажемо вам, як має виглядати бухгалтерський облік сьогодні, короткий огляд назад. Ви все ще пам’ятаєте, як велася бухгалтерія до кількох років тому? Паперові квитанції зберігались у горезвісній маятниковій папці. Цифрові рахунки-фактури роздруковувались і потрапляли в одну папку. Це мало бути доступним бухгалтеру найпізніше до кінця кварталу, який, у свою чергу, оцифрував документи та передав їх у власну ІТ-систему компанії. Лише тоді відбувся бізнес-аналіз даних, на основі якого можна було приймати ділові рішення.
Сьогодні ця картина змінилася. Оцифровка змінила облік. Не просто цифровий, але й автоматизований - це майбутнє, а подекуди вже і сьогодення. Програмне забезпечення для цифрової бухгалтерії від sevDesk - це ваш щоденний помічник в офісі, полегшує деякі надокучливі завдання та повністю позбавляє вас від інших витрат часу.
№1 підготовка котирувань та рахунків-фактур
Пропозиція, замовлення та, нарешті, рахунок-фактура - спрощеним та ідеалізованим способом спілкування між вами та вашими клієнтами має відбуватися на рівні бухгалтерії. Спочатку створюється пропозиція, яку замовник підтверджує замовленням. Потім замовник отримує товар або послугу та рахунок одночасно. За допомогою sevDesk ви отримуєте програмне забезпечення, що полегшує вашу роботу в цьому процесі. Минули часи, коли пропозиції та рахунки-фактури потрібно було створювати вручну за допомогою MS Excel або Adobe InDesign, а потім надсилати вручну.
Ось як працює інструмент котирування
За допомогою sevDesk створення та надсилання пропозицій займає лише кілька секунд з невеликою рутиною. Якщо відповідні текстові шаблони (текст заголовка з текстом привітання та нижній колонтитул із формулою закриття) були створені заздалегідь, вам залишається лише вибрати замовника та відповідні товари з інтегрованої бази даних. SevDesk подбає про все інше і автоматично створює пропозицію, яку ви можете надіслати поштою чи електронною поштою або просто роздрукувати та завантажити. Після отримання замовлення клієнта пропозиція може бути перетворена безпосередньо у рахунок-фактуру. За допомогою програми sevDesk (для Android та iOS) пропозиції та рахунки можна легко створювати та надсилати на ходу.
Потім створіть рахунок-фактуру
Модуль для рахунків-фактур незамінний у сучасному бухгалтерському програмному забезпеченні. За допомогою sevDesk виставлення рахунків є інтуїтивно зрозумілим та простим. Якщо рахунок-фактура так чи інакше не був перетворений із пропозиції, вам знадобиться тут лише кілька секунд. Рахунки-фактури створюються так само, як і пропозиції. Виберіть замовника та товар, готово. Залежно від місцезнаходження замовника існують також шаблони рахунків-фактур на 6 різних мовах. Ви можете завантажити власні макети та окремі канцелярські товари самостійно, або створити їх командою sevDesk. Після створення рахунку-фактури у вас є кілька варіантів. Рахунки-фактури можна надіслати замовнику електронною поштою або надіслати безпосередньо із системи поштою за 0,89 євро. Якщо цей процес для вас занадто автоматизований, ви можете завантажити створений рахунок-фактуру традиційним способом або роздрукувати його та переслати замовнику вручну.
Корисною додатковою функцією при створенні рахунку є додавання індивідуального QR-коду. У разі виставлення рахунків-фактур, що надсилаються поштою, ваші клієнти мають можливість сканувати код за допомогою свого смартфона та цифрово передати рахунок-фактуру на свій мобільний телефон. QR-коди можна створювати у всіх документах sevDesk (включаючи пропозиції чи нагадування) і завжди пересилати до відповідної цифрової версії.
№2 розпізнавання квитанцій та банківський інтерфейс
Досвідчені підприємці, безумовно, зможуть надто добре зрозуміти, наскільки втомливим може бути збір документів у папці. Але ця процедура пішла в минуле.
Автоматичне розпізнавання квитанції
За допомогою sevDesk квитанції та вхідні рахунки-фактури можна збирати цифровим способом. Відповідні документи подаються в програму з комп'ютера за допомогою функції перетягування. Якщо у вашій програмі електронної пошти встановлений інтерфейс sevDesk, документи навіть пересилаються автоматично. Потрапляючи в програмне забезпечення, документи аналізуються за допомогою так званих алгоритмів машинного навчання (штучного інтелекту). Результат аналізу - класифікація в поєднанні з автоматичним бронюванням. Практична річ полягає в тому, що система навчається. Чим більше документів буде записано, тим надійніше sevDesk буде класифікувати майбутні дані документів.
А що відбувається з паперовими купюрами? SevDesk також має рішення тут. За допомогою програми sevDesk квитанції можна легко сфотографувати. Все це називається sevScan і гарантує, що рахунки-фактури оцифровуються і завдяки автоматичному розпізнаванню тексту правильно записуються та бронюються.
Паперові квитанції можна сфотографувати за допомогою sevScan і завантажити в бухгалтерське програмне забезпечення (джерело зображення: sevDesk).
Інтегрований Інтернет-банкінг
Пов’язання sevDesk з банківським рахунком полегшує процес обліку кількома способами. З одного боку, ця цифрова форма бухгалтерського обліку економить вам необхідність вручну передавати рахунки, що підлягають сплаті. Ви можете платити автоматично і, якщо потрібно, навіть вказати термін оплати. Таким чином, знижки або знижки можна вимагати від окремих постачальників або ділових партнерів. Але виплати не тільки автоматичні.
Звичайно, sevDesk також реєструє вхідні платежі. Використовуючи відповідний рахунок-фактуру або контрольний номер, програмне забезпечення змінює статус відповідного вихідного рахунку-фактури із належного до оплаченого. Одночасно розміщується відповідний номер замовника. Автоматизовані депозити та зняття коштів поклали кінець трудомісткому процесу перевірки банківських виписок. SevDesk з першого погляду показує, які вхідні рахунки все ще потрібно оплатити, а які вихідні рахунки були оплачені зворотно. В даний час банківський інтерфейс може бути встановлений для понад 3000 банків. Ваш банк, безумовно, є одним із них.
# 3 Щоденні оцінки та автоматичне попереднє сповіщення про ПДВ
Як засновник, вам доводиться приймати рішення щодня. В ідеалі це робиться не з кишок, а на основі внутрішньої статистики. sevDesk - це бухгалтерське програмне забезпечення, яке представляє вам відповідну інформацію на срібному блюді.
Оцінки з точністю до дня
На основі вхідних та вихідних рахунків-фактур створюються щоденні оцінки. Вони показують вам ваш прибуток або на основі EÜR (рахунок із надлишком доходу), або на основі звіту про прибутки та збитки (звіт про прибутки та збитки). На основі цього у вас є більший короткостроковий простір для дій та прийняття рішень. За допомогою sevDesk вам буде простіше дотримуватися свого підприємницького бачення.
На основі розрахунку надлишку доходу ви будете отримувати щоденні оцінки (Джерело зображення: sevDesk).
Кінець постійного продовження терміну
В якості запуску ви зіткнетеся з постійним продовженням терміну подання авансової декларації з ПДВ. Це теж закінчується sevDesk. Створюйте разові дані, що стосуються податку з продажів, у програмному забезпеченні, sevDesk подбає про все інше. Це простою мовою означає: Попередня декларація з ПДВ автоматично створюється з доходів і витрат і може бути надіслана безпосередньо до податкової інспекції натисканням кнопки.
Попередня декларація з ПДВ створюється автоматично за допомогою sevDesk (Джерело зображення: sevDesk).
# 4 Інтерфейс до податкового радника
Спілкування з податковими радниками також може призвести до неприємних витрат часу, особливо наприкінці бізнес-року. Неефективність доставки документів до податкового радника за папками або надання їх у власній компанії навряд чи потребує більш детального пояснення. sevDesk полегшує цей процес кількома способами. З одного боку, всі дані доступні в цифровому вигляді. З іншого боку, відповідного інтерфейсу до довіреного податкового радника достатньо, і можна визначити, які документи слід надсилати раднику.
Усі вхідні та вихідні рахунки-фактури перетворюються на сумісний експорт DATEV, який будь-яка податкова інспекція може імпортувати у свою систему. Завдяки спрощеному спілкуванню ви економите дорогоцінний час. А у вашого податкового радника менше роботи, оскільки дані підготовлені у правильному форматі. Крім того, ви навіть можете дозволити своєму податковому консультанту працювати безпосередньо в sevDesk. Просто запросіть їх електронною поштою та використовуйте авторизацію, щоб визначити, які дані можна переглядати та змінювати. Ніщо не заважає ефективному та простому співробітництву.
За допомогою sevDesk у вас є можливість, щоб ваш зовнішній податковий радник працював безпосередньо в бухгалтерському програмному забезпеченні (джерело зображення: sevDesk).
Висновок - програмне забезпечення sevDesk економить час та гроші
Бухгалтерія є необхідним злом для багатьох засновників. Це потрібно робити, але дуже мало людей цим насолоджуються. За допомогою sevDesk ви отримуєте програмне забезпечення, яке полегшує це нелюбове завдання. Це не тільки економить ваш час і гроші, але й дозволяє більше концентруватися на своєму основному бізнесі в майбутньому.