4 розширені поради щодо PowerPoint та бонусна порада - Ваш асистент
Підручник, створений за допомогою PowerPoint 2019
Сьогодні я пропоную вам гостьову статтю Чарльза Екселлера з блогу Exceller avec la officeeautique. Чарльз протягом 10 років був експертом у спільних платформах Microsoft (SharePoint) у великій компанії і скористався можливістю розвивати свої навички в усьому наборі Office. Цікавий, вимогливий і пристрасний, він ділиться з нами деякими своїми висновками у поворотах доступних функцій. Сьогодні саме на PowerPoint він пропонує вам 4 вдосконалені поради та невеликий бонус наприкінці !
PowerPoint - один із продуктів пакету Office, який на перший погляд здається досить мізерним у функціональних можливостях. Наступні 4 поради можуть передумати: як видалити фон із зображень, оптимізувати розмір файлів PowerPoint, ефективно розмістити логотип на всіх слайдах, легко створити складну анімацію і, нарешті, як ефективно змінити мову в PowerPoint. Якщо ви хочете більше і/або вам сподобалась ця стаття, будь ласка, залиште свій коментар. Ви також можете поділитися ним із друзями через улюблену мережу за допомогою кнопок на цій сторінці.
Покращена порада 1: Видаліть фон із зображень
Навіщо видаляти фон із зображень ?
Щоб надати вашому зображенню будь-яку форму та помножити ефекти !
Так, файли зображень завжди прямокутні, це факт.
Коли пощастить, пропорції дозволяють отримати прозорий «колір». Тоді можна накласти два зображення і побачити одне через інше, без кутів. На жаль, ви не можете використовувати цю функцію з файлами jpg та gif.
Ще один спосіб зробити це: обрізка. Ви можете вирізати зображення ... але тільки прямокутним способом! Якщо ви хочете усунути центральні частини зображення, не залишається іншого вибору, ніж використовувати програмне забезпечення для обробки зображень.
Отже, як ви вирішите вирізати зображення відповідно до власних бажань? Використовуйте функцію Видалити фон у PowerPoint (і, до речі, решту пакета Office) !
Окрім видалення небажаних частин зображення, ви можете зберігати лише контури вмісту. Потім стає можливим використовувати ефекти (відображення, тінь тощо) для використання цієї нової форми. Доброзичливий !
Як видалити фон із зображень ?
Коли ви вибираєте зображення в PowerPoint, з’являється нова стрічка: Інструменти зображення.
Першим порядком цієї стрічки є Видаліть фон. Ця команда дозволяє вирізати зображення більш досконалим способом, ніж функція Урожай. Ви можете видалити поверхні вільної форми. Крім того, ця команда має автоматичне розпізнавання і намагається "вгадати" ваш намір.
Таким чином, з першого клацання зображення має заздалегідь вибрану область і ціла частина стає фіолетовою. Ця фіолетова область - це те, що буде видалено з зображення. Тепер вам залишається уточнити підрозділ за допомогою таких варіантів:
Маленький фокус, котрий я особисто пропустив, коли почав користуватися цією функцією: ви можете позначити області, які слід залишити, лінією (утримуйте ліву клавішу миші), а не просто крапками (один клік). Те саме стосується команди Позначте області, які потрібно видалити.
При необхідності ви можете або видалити одне з маркувань (зон, які потрібно зберегти або видалити), або почати все спочатку (Ігнорувати всі зміни).
Зрештою, коли ви задоволені результатом, ви можете підтвердити свій результат, натиснувши на Зберігайте зміни. Ви можете будь-коли повернутися до цих адаптацій, повторно відредагувавши фон.
Що можна зробити далі з цим зображенням ?
Одним з моїх улюблених особистих ефектів є ефект тіні. Ось приклад, коли за кілька кліків (і без знання програмного забезпечення для обробки зображень) можна зробити приємні ефекти у своїх презентаціях.
Я віддаю перевагу зображенням, які я «проколюю» (тому їхня тінь теж):
Моя порада: надмірне використання ефектів небезпечно для здоров’я аудиторії
Економно використовуйте ці можливості. Ви ризикуєте відволікти свою аудиторію від зображень чи ефектів замість вмісту. Вміст повинен залишатися важливим елементом вашої презентації !
Додаткова порада 2: Оптимізуйте розмір файлу PowerPoint
Навіщо оптимізувати розмір файлів PowerPoint ?
Часто в кінці підготовки слайдів ми раптом усвідомлюємо, що наша презентація становить кілька десятків мегабайт (МБ). Іноді це відбувається, коли його надсилають електронною поштою, коли ваш поштовий сервер поверне приємне повідомлення про те, що максимально дозволений розмір вкладень перевищено.
Тоді слайди, які ви виробляєте, можуть бути моделями. Уявіть, як діє каскад на непотрібно створені обсяги файлів та незручності ...
Як оптимізувати розмір файлів PowerPoint ?
Збільшення розміру файлу систематично відбувається за рахунок додавання носіїв (зображень, відео, звуків). Мета полягає в тому, щоб оптимізувати їх ... ви все одно повинні знати, які з них заслуговують на вашу увагу в кілька кліків.
Крок перший: визначте великі файли. Підручник тут показує, як витягувати зображення з файлів PowerPoint. Ви несподівано виявите, що файли Office - це вже стислі файли !
Після того, як ви знайшли файли для видалення, існує два можливі методи оптимізації: один у правилах, а інший «за допомогою щипців».
У правилах ст
Коли ви вибираєте зображення в PowerPoint, стрічку Інструменти зображення з'являється.
Клацніть на кнопку Стискати зображення:
У меню, що відкриється, працюйте наступним чином:
- Зніміть прапорець Застосувати лише до вибраного зображення;
- Зберігайте галочку Видаліть обрізані ділянки із зображень;
- Виберіть Веб (150 dpi): особливо підходить для веб-сторінок та проекторів.
Зрештою, ви можете дійти аж до вибору цільового результату Друк (220 dpi). У моєму прикладі параметр вимкнено, оскільки зображення, яке я використовував, спочатку не досягло такої роздільної здатності:
"За допомогою щипців"
Ви стискаєте файли порушників поза PowerPoint і замінюєте їх безпосередньо за допомогою дії "перетягування" в стиснуту папку. Потім ви знову перейменуєте .zip у .pptx.
Моя порада: не соромтесь, ідіть на це !
Обов’язково робіть це, коли тільки можете. Коли ви отримуєте файл розміром більше 20 МБ, це не справляє великого враження (особливо, коли всередині є лише 5 слайдів).
Покращена порада 3: ефективно розмістіть логотип на всіх слайдах
Навіщо ефективно розміщувати логотип на всіх слайдах ?
Логотип на презентації PowerPoint, як правило, є нерухомим зображенням. Однак око негайно виявляє об’єкт, який змінив положення під час переходу (за умови, що ваша аудиторія уважно стежить за презентацією ...). Видно неправильно розміщений логотип із слайда на слайд !
Крім того, при правильному використанні ви будете менше керувати створенням варіантів презентації або навіть зміною логотипу під час нового брендування.
Нарешті, ви ефективно допоможете не збільшувати розмір файлу.
Як ефективно розмістити логотип на всіх слайдах ?
Слайди PowerPoint базуються на шаблонах макетів. Це називається майстер слайдів.
Таким чином, можна підготувати дуже конкретні моделі компонування:
- Слайд заголовка;
- Слайд розділів;
- Дякую або Слайд із запитаннями.
Менш відомо, що ці моделі компонування самі покладаються на загальну модель, Майстер слайд.
Перейшовши на головний слайд документа (Меню Дисплей, потім Слайд-майстер), всі зміни впливають на всі моделі макета. І тому на всіх нових слайдах, які будуть створені в презентації.
Для існуючих слайдів вам доведеться їх вибрати та виконати "скидання".
Точка уваги в будь-якому випадку, ця акція запланована, але її слід використовувати з великою пильністю! Якби ви змінили будь-який із заповнювачів слайдів під час форматування, дія скидання відновила б ці елементи до їх початкового стану. Що це за зарезервовані місця? Це блок заголовка, блок вмісту або будь-який інший об’єкт, вставлений у головний слайд :
Отже, якби ви змінили розмір шрифту, положення або розмір блоку, скидання скинуло б налаштування до їх стану в майстрі слайдів.
А якщо ви хочете видалити логотип або розмістити інший на слайді ?
Питання повинно бути чітко визначене, на одному слайді чи на масці одного слайда ?
На одному слайді, виключно
Якщо ви хочете видалити його один раз, виберіть відповідний слайд, а потім:
- Ви заходите в меню Створення;
- Натисніть на Відформатуйте фон;
- Ви встановите прапорець Сховати фонову графіку.
На одній із моделей масок, назавжди
Маніпуляція досить схожа, але виконується на моделі маски.
За винятком цього разу, лише одним клацанням миші це зроблено. Цей параметр присутній безпосередньо на стрічці:
Моя порада: просто зробіть це !
Можливість налаштування Master Slide дозволяє:
- Гарантувати позиціонування логотипів ідеально там же;
- Видаліть логотип для певного макета (часто для шаблону заголовка), щоб розмістити більший логотип або розмістити його деінде;
- Зменшити розмір файлу моделі, а отже, і всіх отриманих презентацій;
- Спростіть будь-які модифікації логотипу, оскільки зміни, які зроблені в одному місці, відображатимуться на всіх моделях.
Розширена порада 4: Як легко створювати складні анімації
Навіщо робити складні анімації ?
PowerPoint - це презентаційне програмне забезпечення. Ця програма є середовищем спілкування, а не інструментом обробки текстів або аналізу даних. Анімація існує, щоб допомогти ведучому проілюструвати ситуації. Хіба ми не говоримо, що малюнок кращий за довгий виступ ?
Анімації слід використовувати саме для цієї мети: для ілюстрації ситуацій, будь то інвентар, яким слід ділитися, або ціль, яку потрібно побудувати.
Запам’ятайте мету своєї презентації (і аудиторії): вразити та завоювати їхню впевненість. Усі чемпіони пам’яті говорять це: фотографії запам’ятовувати набагато легше, ніж слова чи цифри. Тепер нам доведеться пройти трохи техніки, підемо !
Як виглядає складна анімація ?
Ось два приклади анімації з кількома об’єктами, руху та добре змащеного темпу:
При детальному розгляді ми можемо відзначити наявність близько тридцяти об’єктів і, принаймні, стільки ж анімаційних ефектів:
Ось як організувати себе, щоб досягти такого типу результату, не розриваючи волосся між предметами та їх анімацією.
Першим ключовим моментом є відображення області вибору. Він не відображається за замовчуванням, і меню, яке його відображає, трохи приховане.
Спочатку потрібно вибрати об’єкт, щоб з’явилася додаткова стрічка. Потім можна постійно відображати область вибору.
Він стане вашим головним союзником, щоб покласти вашу анімацію на музику. Ключова функція - мати можливість приховувати/відображати об’єкти під час руху. Якщо у вас ніколи не було більше 10 об’єктів на слайді, запевняю вас, ця функція життєво необхідна, і про неї знає дуже мало людей !
Другою ключовою функцією, не менш важливою, є можливість перейменовувати об’єкти. Усі вони мають типове ім’я за замовчуванням: Прямокутник 1, Зображення 1 тощо. Якщо зараз із панелі вибору ви дасте цій об’єкти імена, що говорять з вами, ви зможете дізнатись, який об’єкт сховати чи відобразити.
Моя порада: починайте з малого і вибирайте свої поєдинки !
Коли ви починаєте комфортно організовувати анімацію, першим спонуканням є: "Я покажу вам, з ким ви маєте справу!" ". Остерігайтеся цього почуття. Оскільки, незважаючи на вашу здатність монтувати ці анімації, вони все одно заберуть у вас багато часу. Зосередьтеся на ключових повідомленнях, які ви хочете проілюструвати і якими ви хочете вразити свою аудиторію.
Крім того, також непогано почати з посипання дедалі складніших анімацій, щоб отримати ваші руки та мати краще уявлення про час підготовки, необхідний для майбутніх.
Бонусна порада: Як ефективно змінити мову в PowerPoint
З різних причин вам може знадобитися мати шаблони PowerPoint іншою мовою, ніж та, на якій ви хочете писати. І зараз ви задаєтеся питанням, чому так важко змінити мову в PowerPoint. Є це меню в Файл > Варіанти > Мова, де можна змінити мову, але це не дає бажаних результатів ... Спробуйте, побачите ...
Однією з причин такої складності є сама структура PowerPoint. Дійсно, у кожному текстовому полі нам може знадобитися писати іншою мовою. Microsoft також планувала мати кілька наборів майстрів слайдів в одному файлі. У вашому бізнесі може бути різний слоган, базовий сценарій або слоган (маленька фраза, що відповідає бренду) на кожній мові.
Коротше, що зараз? Рекомендую прочитати, як безпечно та ефективно змінити мову в PowerPoint. Хоча я особисто застережений щодо використання макросів в Office, мушу визнати, що змінити мову в PowerPoint немає іншого шляху.