9 порад щодо оволодіння письмовим спілкуванням електронною поштою у відносинах із клієнтами
Скільки листів ви пишете на день ?
Може сотні щотижня? Ми використовуємо електронні листи для спілкування з нашою командою, колегами, кухарями, замовниками та постачальниками, але чи коли-небудь ви зупинялись і спостерігали, як ви їх пишете? Як ви керуєте своїми електронними листами? Чи електронні листи, які ви пишете, відкриті та зрозумілі? Чи відповідають люди на ваші повідомлення, або відсутні ключові дані?
Я думаю, що написання ефективного електронного листа сьогодні є життєво важливою навичкою, оскільки, як і все у світі відносин із клієнтами, a електронна пошта повинна дати результати. Ви повинні писати електронні листи, які люди хочуть відкрити, прочитати та відповісти на них, а якщо ви попросите когось щось зробити, скажіть "так" на ваш запит.
Дотримуючись цих простих правил, ви вдосконалите спосіб написання повідомлень електронної пошти., збільшити рівень відповіді а також більше оцінять ваші колеги, клієнти та ділові партнери.
1. Не зловживайте електронною поштою
Ми всі повинні прагнути досягти нуля вхідних. Для цього одним із перших запитань, які ви повинні задати собі, є: "Чи справді цей електронний лист необхідний?" Чи можете ви запросити ту саму інформацію по телефону, використовуючи Skype, чат або будь-який інший інструмент обміну повідомленнями? "
Перш ніж надсилати електронне повідомлення, дайте відповіді на ці запитання та дійте відповідно!
Наприклад, коли мені надсилали коротке повідомлення, я був одним із тих, хто любив надсилати пусті електронні листи, використовуючи "EOM" (Кінець повідомлення) у рядку теми, наприклад:
"Не могли б ви надіслати фінансовий звіт за вересень? Дякую! МСВ "
Не розуміючи, що особиста взаємодія або обмін миттєвими повідомленнями дозволяють швидше реагувати і зменшити навантаження електронної пошти - -.
Тож, особливо для внутрішнього спілкування, замініть електронну пошту, перейшовши розмовляти безпосередньо з людьми.
2. Зосередьтеся на темі електронного листа
Заголовок газети має дві функції: він привертає вашу увагу та узагальнює статтю, щоб ви могли вирішити, читати її чи ні.темою вашого електронного листа повинен робити те саме, надаючи найважливішу інформацію.
У темі слід стисло вказати ваші завдання: бути конкретним і стислим, із зазначенням дати, терміну або заклику до дії якщо ви хочете зробити його більш детальним та енергійним.
Згідно з деяким дослідженням, було встановлено, що тематичні рядки містять лише 3-4 слова (за винятком конвенцій електронної пошти, таких як Re: та Fwd 🙂, отримують найбільше відповідей.
3. Офіційний або неформальний тон у ваших електронних листах
Деякі електронні листи вимагають тонкого балансу особистості та професіоналізму. У цьому компромісі ви можете розслабитися, використовуючи відповідну ступінь офіційності. Я маю на увазі, що незалежно від того, чи ваша електронна пошта набуває офіційного або неформального відтінку, деякі варіанти є надто професійними для ділової електронної пошти. Наприклад, "Yo" навряд чи є гарним вступом до електронної пошти, замість цього використовуйте "Hello".
Я люблю починати надсилати електронні листи, уникаючи поширеніших "сподіваюся, що з тобою все в порядку", "сподіваюся, що ти в порядку", бо вони здаються порожніми, безглуздими та щирими. Я віддаю перевагу чомусь більш особистому, наприклад, "як пройшов ваш похід у вихідні?" Або “Як справи в Барселоні? Сподіваюся, вам буде холодно під час спеки. "Або" сподіваюся, що ваша зима добре розпочнеться. Ви вже щось запланували на Різдво? "Або" Гей, сьогодні п’ятниця! Сподіваюся, у вас є цікаві плани на вихідні.
Чим старше ти знайомий з одержувачем, тим краще це працює. І загалом кажучи, включення особистої записки може підігріти всю розмову і може бути оцінене, особливо якщо ви швидко перейдете до суті.
Якщо ви знаєте, що особа, якій ви пишете, не надто захоплюється спілкуванням у чаті, скористайтеся назвою "Я знаю, що ви перевантажені, тому я буду коротким." Криголам. І переходимо прямо до суті. Навчання для вдосконалення вашого письма дозволяє вам мати ці автоматизми.
4. Подумайте про те, що ви хочете донести
Ви зайняті, я зайнятий, усі зайняті, у нас сьогодні немає часу ні на що. Єдине, що, напевно, цікавить людини, до якої ти пишеш, - це вони самі та їхні проблеми, тож намагайся думати про них і думати про себе заради них. Зберігайте повідомлення в фокусі.
- Чому ти пишеш?
- Чи відповідаєте ви на запит?
- Ви просите вибачення за помилку з вашого боку?
- Попросіть одержувача вжити заходів за вас?
Будьте точні, доречні та чіткі!
Скажіть їм, що ви хочете. Будьте явними і включати чіткий заклик до дії.
5. Будьте короткими та простими у своєму письмовому спілкуванні.
І використовувати короткі речення. У людей не так багато часу для читання електронних листів, більшу частину часу вони сканують тексти, оскільки ми всі переповнені інформацією. Увага всіх недовга. Якщо ви не хочете витрачати свій час і нічий час, нехай повідомлення буде коротким.
Наприклад, чи мали ви можливість відкрити електронний лист колеги довжиною понад 300 слів? В електронному листі так багато речей, що ви відразу думаєте собі: "У мене немає часу, я піду до цього електронного листа пізніше". Чи електронна пошта залишається у вашій папці вхідних дуже довго? А що з тими електронними листами, чиє пояснення таке довге і ніколи не доходить до того, що не зрозуміло про необхідну віддачу?
Я переживав це часто, і моя особиста порада уникати подібних ситуацій - це робити ділитися лише найважливішою інформацією щоб особа, яка отримує електронне повідомлення, могла легко прийняти рішення про те, як відповісти.
У цьому дослідженні було виявлено, що Найвищий коефіцієнт відповіді в електронних листах із 75–100 словами.
Щоб все було простіше, ви можете слідувати цьому сценарію:
- Хто: представитися, якщо потрібно.
- Що: що ви хочете виконати, як правило, це ваш запит.
- Чому: чому ця людина отримує користь від того, що відповідає на ваш запит і яку цінність ви приносите?
- Як би ви хотіли, щоб вони відреагували, або які подальші дії ви зробили б? Це створить своєрідний надзвичайний стан, включаючи встановлення терміну.
- Коли: Чи є кінцевий термін для того, щоб ця особа з вами зв’язалася? Це допоможе вам упорядкувати список справ та налаштувати папку "Вхідні".
Ідеальний електронний лист - стислий. Найголовніше - швидко досягти мети і вказати бажану відповідь.
6. Швидко відповідайте на електронні листи
Швидко реагуйте. Люди, які відповідають на електронні листи, швидко відмічаються відправником. Невідповіді часто надсилають негативні повідомлення редактору; затримка відповіді створює затори, оскільки рішення, можливо, вже прийнято або пропущений термін.
Моя мета - відповісти протягом 24 годин (якщо не набагато раніше), хоча я не маю жодного відгуку про тему, про яку я просив, одним рядком, який купує мій час. Це задовольняє іншу людину, на якій я перебуваю, і дає мені час стежити, коли це працює за моїм графіком. Щось на зразок "Про це, я зв’яжусь приблизно протягом [обмеження часу]"
7. Утримуйте свої емоції у своєму письмовому спілкуванні
Був там зробив те. Повірте, подумайте, перш ніж натиснути "Надіслати".
Якщо ви виявили, що пишете в гніві, збережіть чернетку та йдіть за кавою. Прочитайте свою електронну пошту ще раз, пам’ятайте, щоб ви були спокійні та ігнорували особисті нападки, просто поясніть свою позицію. Загальне правило, якого слід дотримуватися в цьому напрямку, таке:
якщо ви відчуваєте злість або неправильне розуміння, не пишіть електронного листа!
8 Чи слід використовувати Emojis у своїх електронних листах ?
Це твоє. У своєму стилі. В електронному спілкуванні не вистачає емоційних сигналів, на які ми покладаємось, коли очні або телефонні розмови, що призводить до багатьох непорозумінь, коли люди читають електронну пошту.
Повідомлення, які вважаються позитивними, часто трактуються як нейтральні, а нейтральні - як негативні.
Особисто я їх уникав, але деякий час персоналізував електронні листи із смайликами, особливо коли я перебуваю в тісному контакті з одержувачем, просто тому, що хочу, щоб мене розуміли краще.
9. Знати, як укласти письмове спілкування електронною поштою
Завершитиелектронною поштою, що дякує одержувачу і підписувати його своїм ім’ям, тому що я вважаю, що ексклюзивне використання офіційного підпису, який ви створили, є безособовим.
У цьому дослідженні дослідники підтвердили, що електронні листи, які були закінчуйте вдячністю отримати найвищий рівень відповіді. Такі фрази, як «Дякую», «Щиро», «Дякую», працюють дуже добре. Зокрема "Дякую заздалегідь", який отримав найвищий рівень відповіді.
З іншого боку, загальні підписи такі як "З повагою" та "З повагою", мають найнижчі бали, а найпростіший "З найкращими побажаннями" отримує найгірший коефіцієнт відповіді.
Що слід пам’ятати при письмовому спілкуванні електронною поштою
Остання порада перед висновком:
- прочитайте свою електронну пошту ще раз,
- переконайтеся, що ваше повідомлення правильне,
- дякую, коли це зручно для вас, і ви надсилаєте правильне повідомлення.
Зрештою, знати, як написати ефективний електронний лист є важливою навичкою, і дотримання цих кількох порад може сильно змінити спосіб сприйняття та відповіді на ваші повідомлення. У вас є ще одна пропозиція, якою можна поділитися покращити письмове спілкування електронною поштою ? Поділіться цим у полі для коментарів нижче.