Це те, як ви переконуєтеся в Outlook, щоб нічого важливого не потрапляло на ваші пальці
Навіть із водонепроникною системою планування, ви завжди можете щось не помітити: зустрічі, терміни або виконання завдання. Outlook пропонує цілий набір функцій, які допомагають вам не втрачати з виду важливих речей і вчасно думати про зустрічі або підготовку до них.
Використовуйте спогади
Щоб ви дійсно думали про зустріч або про виконання завдання і не забували про це в щоденній суєті, Outlook може нагадати вам про це. Outlook відображає вікно із приміткою про зустріч/завдання, а також видає звуковий сигнал.
Для цього виберіть для зустрічей у полі пам'яті бажаний аванс А.. У цьому прикладі сповіщення з’являється за три дні до призначення. Для завдань та подальших дій (див. Наступний розділ) поставте прапорець пам'яті і виберіть дату та час, коли повинно з'явитися повідомлення.
Outlook також пропонує можливість автоматичного ввімкнення нагадування для кожної зустрічі або завдання. Для цього використовуйте команду Файл - Параметри - Календар або. завдання. Тоді нагадування про завдання у встановлений термін з’являється у визначений час. Однак особисто я не вважаю, що це має сенс, оскільки для зустрічей встановлено фіксоване нагадування, що в більшості випадків мене не влаштовує.
Використовуйте подальшу функцію для повторної роботи
Якщо ви хочете подумати про телефонний дзвінок або відповідь на електронне повідомлення, ви можете створити для нього завдання (із нагадуванням або без нього). Або ви можете скористатися практичною функцією подальшого спостереження: тут ви вводите завдання в планувальник завдань і пов'язуєте його з контактними даними або електронною поштою, на яку потрібно відповісти. Найшвидший спосіб зробити це - вибрати контакт або електронну пошту, команду Початок - Для подальших дій дзвінок, На замовлення виберіть, введіть дату завершення і, за бажанням, встановіть нагадування B.. в меню Для відстеження є також заздалегідь визначені терміни, такі як Цього ранку тощо на вибір. Однак нагадування не відображається. Вам доведеться зробити це після відбору Початок - подальші дії - нагадування йти додати.
Використовуйте папки або папки пошуку
Папки - ще один елемент Outlook, який є чудовим способом уникнути втрати уваги до важливих завдань, таких як: B. папку "Завдання", до якої ви переміщуєте всі електронні листи, які все ще потребують дії. На відміну від подальшого спостереження, для них не встановлений термін. Тому вам слід пам’ятати, що потрібно заглянути в папку та відповісти на будь-які електронні листи, що очікують на розгляд. Це корисно, якщо ви вже зарезервували фіксований час для відповіді на електронні листи. Відповівши на електронне повідомлення, перемістіть його до папки, куди ви хочете його архівувати.
Папка пошуку, визначена в Outlook, також дуже практична Для відстеження, який ви знайдете в кінці списку папок. Коли ви відкриєте цю папку, Outlook швидко знайде та відобразить усі електронні листи, які ви позначили для подальших дій. Це дає вам негайний огляд, подібно до щойно описаної папки справ. Одна відмінність полягає в тому, що папка пошуку шукає електронні листи, позначені для відстеження, з усієї папки "Вхідні" та папок, які вона містить, тобто вона також відображає електронні листи, які ви вже зберігали у відповідній папці клієнта.