Дізнайтеся, як правильно написати електронний лист, використовуючи 6 балів!
Останнє оновлення 20 жовтня 2020 року.
Винахід електронної пошти дозволив нам набагато швидше спілкуватися між собою, а спілкування також стає набагато безособовішим. Раптом зовсім незнайомі люди мають можливість зв’язатися з нами безпосередньо. Деякі люди, які дуже зайняті, отримують сотні листів на день. Як вам вдається пройти сюди та виділитися серед натовпу, щоб вони не лише прочитали вашу електронну пошту, але й відповіли на них?
Деякі дні я отримую стільки електронних листів, що не можу повірити. Наприклад, 20 січня 2015 року я отримав 174 електронні листи! Велика проблема полягає в тому, що у мене немає часу відповісти на всі, але я оцінюю їх як важливі. Часто є учасники онлайн-курсу Blog Camp, яким я хочу допомогти усім, або читачі Off The Path або TravelWorkLive, які просто мають запитання про допис або хочуть зі мною зустрітися.
В основному я читаю ВСІ електронні листи, що я отримую. У 2014 році мені навіть знадобилося 400 годин читання та відповіді на електронні листи, що, очевидно, дуже багато. Ось чому я зараз вирішив ввести для нього єдиний день, і тепер понеділок - мій день електронної пошти. Я все ще читаю кожен електронний лист щодня, але прямо на нього не відповідаю, натомість надсилаю його мені на найближчий понеділок. На все інше, що є важливим і має пріоритет, зазвичай все ще відповідають безпосередньо.
Щоб допомогти вам писати непотрібні електронні листи, на які ніхто не читає та на які не відповідає, і, можливо, заощадити трохи часу в майбутньому, я хочу поділитися кількома порадами в цій публікації про те, як правильно писати електронні листи, щоб охопити дуже зайнятих людей!
Напишіть справді дуже хороший предмет!
Що перше, що бачить і читає ваш одержувач електронної пошти? Тема електронного листа! А більшість людей, які так зайняті, навіть не відкривають електронний лист, якщо тема недостатньо приваблива. З цієї причини дуже важливо, щоб ви написали значущу тему, яка дозволяє одержувачу відкрити електронне повідомлення і фактично прочитати його - іншими словами, стати читачем від одержувача!
2. Нехай буде коротким!
Як я вже говорив, я отримую багато електронних листів щодня. На це є багато часу, і я справді читаю кожен електронний лист. Таким чином, ви повинні тримати кожен електронний лист коротким. Якщо вам вдається узагальнити електронний лист в одному абзаці, а ще краще - у двох-трьох реченнях, ви робите своєму читачеві приголомшливу послугу. Звичайно, не можна залишати найважливішу інформацію!
3. Відформатуйте свої електронні листи
Читати електронне повідомлення набагато легше, коли воно правильно відформатоване. Тому ви також можете використовувати електронні листи Жирні позначки, заголовки або списки бути використаним. Особливо, коли ви пишете не лише кілька речень, це надзвичайно корисно для читача. Тому важливо, щоб ви використовували абзаци, а не просто ляпали один текст!
4. Будьте позитивними та впевненими у собі
Пишіть позитивно та впевнено, і не погіршуйте себе, свою стурбованість чи навіть свою ідею, ніж негативними перефразами. Перш за все, ваша електронна пошта повинна бути доброзичливою та позитивною! Я часто отримую електронні листи, через які я перестаю читати повідомлення в першому реченні.
Ось невеликий приклад повідомлення електронної пошти з неправильним входом і відсутністю форматування, яке я нещодавно отримав:
Я насправді не хотів писати, тому що вам доведеться отримувати сотні електронних листів, але зараз я просто хотів сказати, наскільки чудовий ваш вміст і наскільки ви допомогли мені в Off The Path та у своєму новому блозі. Зараз я також розглядаю питання, чи варто мені відкривати власну справу, але я все ще не визначився, як і з чим. Ви вже дали мені кілька ідей. Я нещодавно був у Таїланді і зустрів там вашого двоюрідного брата, який збіг обставин, ми якось поговорили про вас. На жаль, не пам’ятаю, як саме. У будь-якому випадку, у мене була справді крута ідея в Таїланді, де я хочу побачити, чи можна все це якось реалізувати. Але це, мабуть, займе трохи часу, і до того часу мені доведеться платити за рахунками та вести нормальне життя. Чи знаєте ви, де я можу знайти хорошого розробника додатків? Я бачив, що у вас також була розроблена власна програма. Якось я навіть не знаходжусь!
Це було все. Дякую за все, і було б чудово, якби ви знайшли час відповісти на мою електронну пошту.
Початок електронного листа негативний і не дуже впевнений у собі, а текст дуже довгий і без структури. Оскільки я все обробляю, у мене виникла реальна проблема з цим електронним листом, щоб швидко з’ясувати, про що насправді йдеться. Якби відправник відформатував цей електронний лист, мені знадобилося б кілька секунд, щоб прочитати його та відповісти відповідно. І, звичайно, позитивний старт змушує мене читати далі. Ось приклад того, як можна переписати верхній лист:
Дякуємо за весь ваш внесок у ваші блоги. Нещодавно я зустрів твого двоюрідного брата в Таїланді. Світ маленький що?
Я хочу створити свій власний додаток, але не можу знайти хорошого розробника. Чи є у вас поради щодо того, з чого почати?
Другий електронний лист не тільки коротший, але й набагато більш структурований і все ще містить всю важливу інформацію з першого електронного листа. Тож розбивайте свої електронні листи на короткі абзаци кількома реченнями. Щоб щось винести на перший план, ви можете виділити слова курсивом або жирним шрифтом.
5. Скажіть саме те, що ви хочете від читача!
Знаєш, що зводить мене з розуму Електронний лист, в якому я не знаю, що насправді відправник хоче від мене. Відправник надсилає мені електронний лист із великою кількістю інформації, але абсолютно не знає, чого чекати від мене.
Ви хочете, щоб я дав вам підказку? Хочете, щоб я вас з кимсь познайомив Або дати відгук про щось? Ви завжди повинні чітко усвідомлювати, що ви насправді хочете від одержувача електронної пошти та чому ви пишете йому в першу чергу.
Ось невеликий приклад:
Я веду блог кілька місяців і публікую там інформацію про різні речі, які майже всі трапляються з нами у повсякденному житті, або пропозиції щодо вдосконалення, щоб я більше не відчував такого стресу.
В основному все обертається навколо життя та його оптимізації в психологічному, а не у фізичному сенсі.
Я хотів би якось перетворити це на бізнес, але для мене нічого не стоїть на першому місці.
Окрім письма, я ні про що не можу придумати, і, як би я не любив писати, я навіть не уявляю, як я можу залучити більше відвідувачів, щоб привести їх до книги чи книги.
Вебінари, семінари, це те. Ви можете робити медитаційні раунди тощо, але я абсолютно не маю плану як і взагалі. Це гарна ідея тощо.
І зараз? Що мені там робити саме? На додаток до того, що відправник, можливо, повинен пройти онлайн-курс Blog Camp і більше займатись брендингом, позиціонуванням і, перш за все, тематикою свого блогу, він також повинен мати чітко закликати до дії!
Якщо ви вже надсилаєте електронний лист із неймовірною кількістю інформації, то я б порадив вам закликати до дії зверху. Бажано відразу на початку. Наприклад:
Я надсилаю вам цей електронний лист, щоб перевірити, чи є у вас час на XXX для короткого інтерв’ю по Skype для блогу XXX. Ви можете знайти більше інформації в цьому електронному листі! "
6. Не надто великі сподівання!
Сьогодні ми можемо надсилати електронні листи за дуже короткий час і очікувати негайної, зазвичай також дуже корисної та вичерпної відповіді. Я часто отримую електронні листи, які засипають мене запитаннями, хочу отримати відгук про певні речі чи ідеї або навіть вимагаю від мене ідеї.
Завжди пам’ятайте, що одержувач вашої електронної пошти не є вашим постачальником послуг або навіть вашим радником! Зайняті люди тому, що насправді їм багато чого потрібно зробити. Ці люди не встигають дати вам конкретний відгук про ваші ідеї або навіть порадити. І для мене це теж так, наприклад, що поради та відгуки - це саме моя робота, і люди платять мені за це великі гроші. Навіть якщо я люблю допомагати іншим, і зазвичай це теж роблю, я навіть не можу взяти повну консультацію лише тому, що хтось мене приємно запитує.
Тож майте на увазі, що, по-перше, у більшості людей немає часу, а, по-друге, зазвичай потрібні гроші, щоб отримати вичерпну відповідь із порадою. Тож зменште свої очікування, а головне, не задавайте занадто багато питань одночасно!
Ось приклад електронного листа із занадто великою кількістю очікувань:
Я знаю, що ти мене не знаєш, але я знайшов у твоєму дописі близько 1000 доларів додаткового доходу. Отже, я працював над власним блогом протягом останніх кількох тижнів і зараз маю 5 публікацій в Інтернеті. Чи можете ви, будь ласка, прочитати це і сказати мені, що ви думаєте про це? До того ж, я ще не так розумів пошукові системи. Що мені там робити?
Я думаю, що в цьому електронному листі дуже чітко видно, що надто багато просять і що я навіть не можу зробити всіх цих речей. Тож пам’ятайте, що не слід пред’являти занадто великі претензії! А запитування занадто багато може швидко створити негативний образ для одержувача електронної пошти.
Висновок:
Як завжди і скрізь у житті, існує приказка, яка дуже добре підходить до етикету електронної пошти: "Що кружляє, те і крутить!" Якщо ви хочете, щоб я чи інша зайнята людина відповідала на ваші електронні листи, то спочатку потрібно щось з ними зробити. Просто напишіть такий електронний лист, це не допомагає і збільшує шанси, що електронне повідомлення потрапляє в сміття. Будьте доброзичливими, будьте відкритими і, головне, будьте професіоналами та не чекайте занадто багато. Тоді зайнята людина відповість і на ваш електронний лист!
Ви вже на YouTube? Який ваш досвід?