Як правильно вводити свої рахунки-фактури в бухгалтерію

Опубліковано в категорії Бухгалтерська робота

Коли компанія веде власні рахунки, вона повинна це робити введіть у своєму бухгалтерському програмному забезпеченні рахунки на придбання, які він отримує, та рахунки на продаж, які він видає. Це кодування, також називається бухгалтерський запис, повинні бути засвоєні оператором введення даних, щоб рахунки були правильними та легкими та швидкими для перегляду під час звіту на кінець року . Compta-Facile поглиблює Концепція бухгалтерського обліку і говорить вам як правильно ввести рахунок-фактуру на придбання постачальника або рахунок-фактуру на продаж клієнта.

Кодування рахунків-фактур на придбання та продаж: бухгалтерський запис

Ми вже обговорювали це в різних статтях, але про це слід ще раз згадати: будь-який потік, що впливає на активи або діяльність компанії повинні враховуватися в його бухгалтерському обліку і підлягати бухгалтерський облік, тобто генерує послідовністьзаписи бухгалтерських проводів (це полягає у здійсненні записів на рахунках). Це завдання називається " бухгалтерський запис "І зазвичай здійснюється як частина подвійне ведення бухгалтерії.

Коли він отримує або надсилає файл вексель (для отримання додаткової інформації про те, як це встановлено: як скласти рахунок-фактуру), компанія повинназапис на його рахунках. Спочатку він повинен розрізняти суму податку на додану вартість (ПДВ), ПДВ та суму "всі податки включені" (ТТС). Потім вона введе цей документ у свої рахунки.

Шаблон бухгалтерського запису для рахунку-фактури на придбання - постачальник:

Дебет із відповідного рахунку витрат (на суму без ПДВ);
Дебет з ПДВ-рахунку, що підлягає вирахуванню (на суму ПДВ);
Кредит рахунку постачальника (на суму, включаючи податок).

Примітка: коли компанія придбає актив, який вона бажає зберігати довгостроково (так званий актив у бухгалтерському обліку), вона використовуватиме рахунок основних засобів (замість рахунку витрат) та спеціальний рахунок ПДВ, що підлягає відрахуванню. Щоб отримати додаткову інформацію, ми запрошуємо вас переглянути нашу статтю: як відрізнити витрати від основних засобів ?

Шаблон бухгалтерського запису для рахунку-фактури - замовник:

Списання з рахунку клієнта (на суму, включаючи податок);
Кредит зібраного ПДВ-рахунку (на суму ПДВ);
Кредит відповідного товарного рахунку (на суму без податку).

На практиці більшість програм для бухгалтерського обліку пропонує такі основи:

Датується	Номер частини	Загальний рахунок	Побічний рахунок	Формулювання операції	Дебет	Кредит
X
X

датовані представляє дату виставлення рахунку-фактури (яка може відрізнятися від дати доставки або дати відвантаження товару).

номер частини відповідає номеру, який оператор введення даних присвоює бухгалтерському документу (він може вибрати власне кодування для своїх рахунків-фактур і створити спеціальне для своїх рахунків-фактур. Щоб дізнатись більше: як нумерувати продаж своїх рахунків-фактур? ).

Загальний номер рахунку відповідає рахунку з подіями (тому, що стосується транзакції). Це буде балансовий рахунок або управлінський рахунок. Номер допоміжного рахунку стосується лише третіх осіб (клієнтів, постачальників); це дає можливість індивідуалізувати кожну з них, щоб не групувати всі операції в одному загальному рахунку.

формулювання операції відповідає опису потоку.

Стовпці " дебет "І" кредит "Відзначає напрямок, в якому рухається рахунок (деякі рахунки при дебетуванні відображають зубожіння бізнесу, а інші - збагачення). Для отримання додаткової інформації: як працюють облікові записи.

Правильно ввести рахунок-фактуру на придбання або продаж: наша порада

Регулярно вводити рахунки постачальника - замовника

Регулярний запис бухгалтерських документів дозволяєшвидко виявити відсутні документи (що, отже, доведеться вимагати від зацікавлених третіх сторін). Приклад: наявність замовлення на придбання, а не рахунка-фактури (що дозволить швидко вимагати рахунок-фактуру у постачальника).

Це також дає можливість з якомога більшою точністю визначити розмір ПДВ, який можливо підлягає сплаті (залежно від частоти - щомісячної, квартальної чи річної - декларацій з ПДВ).

Використовуйте правильні бухгалтерські рахунки

Обліковий запис - це основа бухгалтерського обліку. бухгалтерський запис (переміщення рахунку в бухгалтерському обліку) є споконвічний тому що це суть бухгалтерського обліку. Він складається з призначити правильний рахунок до відповідної операції. Це завдання, яке не слід залишати без уваги або делегувати комусь. Це вимагає особливої уваги та мінімум знань.

Створіть кадри облікових записів

Створення фреймів дозволяєавтоматична інтеграція рахунків у бухгалтерському обліку. Оператору введення даних потрібно буде лише ввести номер документа, а також суми (дебет і кредит). На практиці в більшості програм бухгалтерського програмного забезпечення можливо створити скільки завгодно довідників.

Приклад: посібник для введення рахунку на оплату телекомунікацій, посібник по введенню рахунку за оренду, посібник по введенню рахунку на придбання товару, посібник по введенню рахунку на продаж тощо.

Такий підхід дозволяє економити час під час бухгалтерського обліку. У бухгалтерському обліку рахунків-фактур купівлі-продажу можна піти ще далі, вибравши, в широкому розумінні, автоматизацію бухгалтерського обліку.

Кодувати та правильно класифікувати введені бухгалтерські документи

Ведіть належний облік власного бізнесу передбачає знання швидко знайти підтверджуючі документи, введені з рахунків. Хороший обліковий запис включає:

D ’присвоїти номер кожному бухгалтерському запису

Кожен записаний рахунок-фактура повинен мати номер (це номер деталі, згаданий вище). Для рахунків-фактур продажів це може бути внутрішній номер, присвоєний компанією (який, пам’ятайте, повинен бути встановлений у послідовному та хронологічному порядку, без будь-яких порушень). Для рахунків-фактур на придбання це може бути номер, створений компанією (номер рахунку-фактури, призначений постачальником, також може додаватися). Наприклад: 2015-01/001/FAXXX (рік-місяць/внутрішній номер кодування/посилання на рахунок-фактуру у постачальника).

З правильно класифікувати бухгалтерські документи

Після введення рахунків-фактур вони повинні бути охайний в пронумеровані в'яжучі. Зазвичай практикується кілька методів, але найпростіший - це група за своєю природою (покупки з одного боку та продажі з іншого). Тоді вони можуть бути відсортовано за номером деталі у порядку зростання. Цей метод класифікації економить час при подальшому пошуку рахунка-фактури: потрібно буде відкрити бухгалтерське програмне забезпечення, проконсультуватися з рахунком відповідного замовника/постачальника та дотримати номер документа, призначений йому. Потім все, що вам потрібно зробити, це проконсультуватися з відповідним підшивкою та знайти деталь за номером.

Зберігайте рахунки клієнтів/постачальників у строки, передбачені законодавством

Коли фінансовий рік закритий, рахунки-фактури, звичайно, не повинні бути знищені. Ці підтверджуючі документи повинні бути предметом a збереження за дуже конкретних умов, як деякі інші документи (наприклад, замовлення на придбання), протягом певного періоду часу.

Висновок: введення рахунку-фактури постачальника або рахунку-споживача вимагає дотримання певного формалізму. Більше того, особлива увага повинна бути приділена бухгалтерському запису, оскільки він є основою бухгалтерського обліку. При правильному виконанні це допомагає правильно підготувати баланс на кінець року.